用AI寫跟進信：報價後、面談後不失禮又能推進

這篇教你用一套可以直接複製貼上的提示詞、加上一張跟進時機對照表，把「報價後、面談後不知道該不該催、又怕顯得沒禮貌」這件事，變成一套固定流程：AI 幫你在對的時間點、用對的語氣，寫出一封讓對方「有理由回覆」的跟進信。

為什麼多數跟進信寄出去就石沉大海

先講一個殘酷的事實：多數人寫跟進信，寫出來的東西其實是「催促信」，只是包了一層客氣的糖衣。內容通常長這樣——「您好，想跟進一下之前的報價，請問考慮得如何了呢？」這句話對收件人來說，唯一的資訊是「他在等我回覆」，沒有新東西、沒有理由、沒有緊迫性，對方看完直接歸類到「之後再說」的信件夾，然後就沒有然後了。

問題不在於「要不要跟進」，跟進本身是對的、也是業務推進的必要動作。問題出在三件事：時機抓不準（太早像催促、太晚對方已經找別人）、內容沒重點（把整份報價書再貼一次，對方沒空重看）、以及沒有給對方一個「現在回覆比較划算」的理由。AI 剛好能同時解決這三件事——它不會累、不會怕尷尬、也不會因為「已經寄過一次不好意思再寄」就放棄，只要你把節奏和邏輯設對，AI 可以幫你把每一次跟進都寫得剛剛好。

跟進時機表：報價後、面談後分別在第幾天寄

跟進最容易出錯的地方其實是「時間點」，太急會讓人覺得在施壓，太晚又錯過對方剛好在比較方案的黃金期。下面是一份實務上常用的節奏對照表，可以直接套用在報價、面談、提案這三種最常見的商務情境。

這張表的核心邏輯是：每一個時間點都對應一個「新的內容理由」，而不是單純「時間到了所以我要問一下」。這也是為什麼下一段要教你怎麼讓 AI 每次都寫出「有新東西」的跟進信，而不是把同一句話換句話說三次。

用 AI 寫跟進信的四步驟流程

實際操作上，建議把流程拆成四個步驟，而不是丟一句「幫我寫一封跟進信」就結束——那樣寫出來的東西會很空洞，因為 AI 沒有背景資訊可以參考。

第一步，把背景資訊整理成幾行重點，不用寫得多完整，重點是讓 AI 知道「上一次談了什麼」。第二步，用結構化的提示詞產出草稿，讓 AI 同時輸出信件內容跟一句話理由說明。第三步，從語氣版本裡挑一個最貼近你跟這個客戶關係的版本。第四步，人工檢查一次專有名詞、金額、人名有沒有錯，這一步不能省，AI 常常會把公司名稱或報價金額寫錯或寫得太籠統。

下面這段提示詞可以直接複製使用，把大括號裡的內容換成你自己的資訊即可：

你是一位懂商務溝通但不油腔滑調的助理，請幫我寫一封跟進信。

背景資訊：
- 物件：{對方姓名／職稱}
- 情境：{報價後／面談後／提案後}，已經過了 {天數} 天
- 上次談的重點：{上次會議或報價的關鍵內容，條列即可}
- 這次跟進想達成的目的：{例如：確認是否需要補充資料、提醒方案有效期限、想約下一次討論}
- 我跟對方的關係：{第一次接觸／已合作過／熟識}

寫作要求：
1. 開頭不要用「想跟進一下」這種空泛的句子，直接切入一個具體的新資訊或問題。
2. 全文控制在 100～150 字內，對方用手機也能 10 秒讀完。
3. 結尾給對方一個「輕量的回覆理由」，例如一個是非題或選擇題，而不是開放式的「請問考慮得如何」。
4. 語氣要專業但不生硬，避免制式商業信件的官腔用詞。
5. 最後另外附上一句話，說明這封信為什麼會讓對方想回覆。

這段提示詞的關鍵在第 3 點跟第 5 點。第 3 點是把「開放式問題」改成「輕量決策」，例如把「請問考慮得如何」換成「這週三前若方案沒問題，我這邊就先幫您保留人力排程」，對方回覆的成本從「要想很多」降到「回是或否」。第 5 點是讓 AI 自己檢查自己寫的信有沒有給理由，這一步能幫你抓出很多寫完才發現「其實只是在催」的版本。

三種語氣版本，一次生成不用來回修改

不同客戶、不同關係階段適合的語氣不一樣，與其寫完再回頭改語氣，不如一開始就請 AI 一次生成三個版本，直接挑選或混合。

請針對上面同一份背景資訊，一次生成三個版本的跟進信：

版本一（專業版）：適合初次接觸、對方是決策層級較高的視窗，語氣正式但不生硬。
版本二（親切版）：適合已經有幾次互動、關係比較熟的物件，可以帶一點輕鬆口吻。
版本三（簡短直球版）：適合對方很忙、或已經跟進超過一次，全文不超過 50 字，直接給一個明確的下一步。

每個版本都要保留「給對方一個回覆理由」的結尾，三個版本用小標題分開列出。

實務上這三版最常被用到的是「簡短直球版」，因為很多人誤以為跟進信一定要寫得完整、有禮貌到有點囉嗦，結果反而讓對方沒耐心看完。簡短直球版通常長這樣：「{姓名}您好，想確認一下方案這週還有效，如果暫時不需要也沒關係，跟我說一聲就好，謝謝。」這種寫法看似隨性，其實效果常常最好，因為它同時做到了「給理由（方案時限）」跟「給台階（不需要也沒關係）」，對方的心理負擔最低。

更多提示詞寫法與變化，可以參考 /prompt 裡整理的其他商務溝通範例，或是在 /recipes 找同型別的任務食譜延伸應用。

給對方一個「值得回覆」的理由，而不是單純催促

這是整篇文章最重要的觀念，值得單獨拉出來講。跟進信會失敗，多半是因為信裡只有「你的需求」（我想知道結果），沒有「對方的誘因」（他為什麼要花時間回你）。AI 很容易被你不小心帶偏，寫出「禮貌包裝的催促」，你需要在提示詞裡明確要求它加入以下任一種理由型別：

時效理由，例如方案價格或名額有截止時間；資訊理由，例如你這邊有新的案例、素材、或補充資料可以提供；決策理由，例如幫對方省下一個步驟，像是「我先幫您把合約條款簡化成一頁重點」；社交理由，例如提到共同認識的人或最近的產業訊息當開場，讓信件不是孤立出現。

如果你只跟 AI 說「幫我寫跟進信」，它預設會寫出第一種最安全但最沒說服力的版本；但如果你在提示詞裡明確填入「這次跟進想達成的目的」欄位，並且具體到「我想用哪個理由當鉤子」，產出的品質會差很多。這也是為什麼前面的提示詞範本特別把「目的」欄位獨立出來，而不是讓 AI 自己猜。

實戰案例：台灣接案工作室老闆用 AI 跟進報價信

分享一個貼近台灣中小企業／個人接案者常見情境的做法。一位經營品牌視覺設計工作室的接案者，過去習慣報價寄出後就被動等待，客戶沒回覆就自己心裡糾結「要不要問」，通常拖到快兩週才鼓起勇氣寄一封制式的「想跟進一下」，而這類信件過去幾乎沒有得到過任何回覆，多數就這樣不了了之。

後來他改用上面這套流程：報價寄出第 3 天，先用 AI 生成一封「補充資訊型」跟進信，內容不是問「考慮得如何」，而是附上一個類似專案的完稿範例連結，並且用「輕量決策」收尾——「如果這個風格方向您喜歡，我可以直接照這個調性出草稿」。他反映，這樣的信件明顯比過去的制式跟進更常收到回覆，對方通常會針對附的範例給出具體意見，讓對話重新開起來，而不是停在已讀不回。面談後的跟進他則改用「親切版」，在隔天寄出時附上一句重申雙方對到的共識，客戶回饋覺得「這個人有在聽」，這種細節上的差異，是靠 AI 能快速產出多個版本、讓他不用每次都從零開始想措辭。

這裡要誠實說明：這是流程本身帶來的體感改善，並非嚴謹統計出的轉換率數字，實際效果會因產業、客單價、對方決策流程長短而有很大差異，不建議把任何單一案例的結果當成保證會發生在你身上的數字。更完整的業務流程自動化做法，可以參考 /workflows 或 /automation 裡跟客戶跟進相關的操作流程。

AI 能力邊界與常見錯誤，誠實提醒

AI 寫跟進信很好用，但有幾個地方一定要人工把關，不能全部交給它。第一，AI 不知道你跟對方之間真實的互動細節與情緒溫度，它只能根據你提供的背景資訊推測語氣是否合適，如果你給的背景太模糊，它寫出來的「重申共識」很可能是錯的，甚至捏造出對方根本沒說過的內容，這種細節錯誤在商務信件裡比空洞的內容更傷關係，務必逐字核對對方姓名、職稱、金額與日期。

第二，AI 對「分寸感」的判斷是基於一般商務情境的統計傾向，遇到比較特殊的產業文化（例如公部門標案、傳產長輩客戶）可能會寫得太西式或太隨性，這時候需要你自己調整用詞，而不是照單全收。第三，AI 很容易把「輕量決策」寫成「隱性施壓」，例如過度使用「僅剩今天」、「名額有限」這類話術，用在不熟的客戶身上容易顯得不真誠，建議只在確實屬實的情況下使用時效理由，切勿為了製造急迫感而編造限時內容，這不只是溝通技巧問題，也涉及誠信。第四，同一位物件不要用 AI 連續產出好幾封語氣接近的跟進信，人是會有記憶的，收到第三封長得很像的信，就算內容有微調，觀感也會變差，建議跟進超過兩次後就要換成前面提到的「收尾信」，給對方一個好下台階，而不是無限期地用 AI 產出新版本繼續追問。

開始把跟進信變成一套流程，而不是一次次的臨場反應

把跟進信這件事系統化之後，你會發現最大的改變不是信件本身寫得多漂亮，而是你不再需要每次都糾結「現在寄會不會很奇怪」，因為時機表跟提示詞已經幫你做好判斷，你只要填入當下的背景資訊，就能穩定產出一封有理由、有分寸、又不失禮的跟進信。想延伸應用到整個業務跟進流程，例如搭配行事曆自動提醒該跟進的客戶名單，可以再參考 /ai-agent 或 /automation 裡跟業務流程自動化相關的做法。

常見問題 FAQ

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