用 AI 寫 Google Apps Script 做自動化：不會程式也能自動寄信、通知、整理試算表

你手邊是不是有幾件小事，每天都得手動做一遍：把表單回覆複製到通知群組、月底把試算表整理成報表、Gmail 收件匣塞滿了得一封封歸檔？這些事單看都不難，但加起來就是每天被吃掉的半小時，而且做久了必出錯。

過去要把這些事交給機器，得會寫程式，或是花錢買自動化平台。現在不用了。Google 官方的 Apps Script 本來就免費內建在你的 Google 帳號裡，缺的只是「會寫那段程式的人」——而這個角色，AI 補得上。你負責講清楚要什麼，AI 負責產出能貼進編輯器的完整程式，你再照著設定觸發器、授權、實測。這篇就是帶你把這條路走完一遍。

一分鐘重點

• Google Apps Script 是免費內建在你 Google 帳號裡的自動化工具，能操作試算表、Gmail、表單、Calendar，不用另外裝東西、不用付錢。
• 不會寫程式沒關係：把需求（做什麼、資料在哪、什麼時候跑）講清楚給 AI，它能產出可直接貼進編輯器的完整指令碼加設定步驟。
• 三個關卡要自己過：貼上程式後的授權要看懂範圍再同意、觸發器決定程式何時自動執行、除錯時把錯誤訊息整段回貼給 AI 就能修。
• 五個最實用的場景：自動寄信、表單收件即時通知、試算表定時整理、Gmail 自動歸檔、Calendar 提醒。
• 界線要守住：AI 產的程式一定要先用假資料實測、授權範圍別亂給、觸發頻率別太密免得撞配額、機密資料別整份貼給公用 AI。

先搞懂 Apps Script 是什麼，別被「寫程式」嚇到

講白話，Apps Script 就是一段「幫你操作 Google 服務的小機器人」。你在 Google 試算表裡能手動做的事——讀某一欄、加總、寄封信、貼一列資料——它都能用程式碼替你做，而且可以設定到點自動跑。它用的是類似 JavaScript 的語法，但你完全不需要懂語法，因為那部分交給 AI。

它免費、綁在你的 Google 帳號、在雲端執行（你電腦關機它照樣跑），這三點讓它對台灣中小企業特別划算。跟 Zapier 這類自動化平台比，Apps Script 免月費、彈性更大，代價是要貼一段程式；但既然程式交給 AI 產，這個代價就低到幾乎沒有了。

你只需要記住三個名詞，後面全部用得到：

• 指令碼（Script）：就是那段程式本身，貼進編輯器的東西。
• 授權（Authorization）：第一次執行時，Google 問你「這段程式可以動你的哪些資料？」，你同意它才能跑。
• 觸發器（Trigger）：設定「什麼時候自動執行這段程式」的條件，例如每天早上八點、或表單一被填就跑。

一個台灣公司的真實情境

行政佳蓉在一家二十人的貿易公司做總務。公司用 Google 表單收同事的請款申請，每天她要做的事很固定：早上打開試算表，把昨天新進的請款一筆筆看過，整理成一封摘要信寄給會計主管，附上筆數和總金額。這件事不難，但雷打不動每天二十分鐘，遇到請款多的月底還更久，偶爾漏看一筆還會被唸。

她不會寫程式，但聽同事說可以用 AI 產 Apps Script。她做的事其實只有三步：把「每天早上八點，把昨天表單新增的請款整理成一封信寄給主管」這句話交給 AI、把 AI 產的程式貼進試算表的 Apps Script、設一個每天早上八點的觸發器。從那天起，主管每天八點準時收到摘要信，佳蓉那二十分鐘拿回來了。後面每一步，我們都拆給你看。

關鍵一步：把需求交給 AI，拿回可貼上的程式

自動化能不能成，八成取決於你給 AI 的需求講得夠不夠清楚。訣竅是把三件事講明白：做什麼、資料在哪、什麼時候跑。下面這個 Prompt 你可以直接複製，把方括號裡的內容換成你自己的狀況——它會逼你把該講的都講到，AI 也才產得出能用的程式。

你是一位熟悉 Google Apps Script 的資深工程師，專門幫不會寫程式的同事把重複工作自動化。

我要自動化的流程是：〔你想自動化的流程，例如：每天把昨天的表單請款回覆整理成一封摘要信〕

資料在這裡：〔資料在哪，例如：一份 Google 試算表，分頁叫「表單回應 1」，A 欄是時間戳記、B 欄是姓名、C 欄是項目、D 欄是金額〕

我希望它在這個時候自動執行：〔觸發時機，例如：每天早上 8 點〕

請你：
1. 產出一份完整、可以直接複製貼進 Apps Script 編輯器的程式，開頭用註解說明這段程式在做什麼。
2. 程式裡凡是我需要自己改的地方（收件人、分頁名稱、欄位），都用明顯的中文註解標出來。
3. 程式後面，用編號步驟教我：怎麼打開 Apps Script 編輯器、貼上後第一次怎麼執行與授權、怎麼新增觸發器讓它按上面的時機自動跑。
4. 最後列出這段程式會用到哪些授權範圍，用白話解釋每個範圍是要動我的什麼資料。

我完全不會寫程式，請一步一步說，不要跳步驟。

這個 Prompt 的重點在最後兩段：要求 AI 把「要自己改的地方」標出來，以及把「授權範圍」翻成白話。這兩件事正是新手最容易卡住、也最容易踩雷的地方。想更深入調教 AI 產程式的技巧，可以參考我們的 用 AI 寫程式提示技巧。

五個最實用的自動化場景

下面五個是台灣辦公室最常見的需求。你不用自己寫程式，把場景對應的需求填進上面的 Prompt 即可，這裡幫你點出每個場景的關鍵、以及要提醒 AI 注意什麼。

1. 自動寄信

最基本也最實用。Apps Script 用內建的 MailApp.sendEmail 就能以你的身分寄信。適合做「條件達成就通知」——例如試算表某筆金額超過門檻、庫存低於安全量就自動寄信提醒。給 AI 需求時，記得講清楚「什麼條件下寄、寄給誰、信裡要放哪些欄位的內容」。要注意免費帳號一天寄信約 100 封的上限，通知用途通常綽綽有餘。

2. Google 表單收件即時通知

表單一被填，就自動寄信或發訊息通知相關人。這是佳蓉那個案例的即時版。關鍵在觸發器要選「表單提交時」（on form submit），程式才會在每次有人填單時被叫起來。給 AI 需求時要講明「表單新增一筆時，把哪幾個欄位組成通知、發給誰」。

3. 試算表定時整理

每天／每週定時把雜亂的資料排序、去重、搬到彙整分頁、算出小計。適合月報、業績彙總這類固定格式的整理。這類程式配的是「時間驅動」觸發器，選好每天幾點或每週幾。這一塊其實跟公式也高度相關，如果你的整理主要是計算，先看 用 AI 自動化 Google 試算表 會更省事，很多情況根本不用寫程式。

4. Gmail 自動歸檔

收件匣爆炸的救星。用程式定時搜尋符合條件的信（例如寄件人是某供應商、主旨含某關鍵字），自動貼標籤、封存、或轉寄。給 AI 需求時把「搜尋條件」講清楚，這是最關鍵的部分——Gmail 的搜尋語法（from:、subject:、is:unread）可以請 AI 一併幫你組好。這個場景會要求存取你的 Gmail，授權時特別要看清楚範圍。

5. Calendar 提醒

從試算表的日期欄位自動建立 Google Calendar 事件與提醒，例如合約到期日、繳費日、客戶回訪日。程式讀取日期欄，在對應日期建立提醒事件。適合把散在試算表裡的「重要日子」自動變成行事曆會跳通知的提醒。

三個一定要自己過的關卡

程式交給 AI，但下面這三關 AI 幫不了你，得自己動手，也正是新手最常卡住的地方。

關卡一：授權——看懂範圍再同意

貼上程式、第一次按執行時，Google 會跳出授權畫面，列出這段程式想存取的範圍。你可能會看到「查看及管理你所有 Google 試算表的檔案」「以你的身分傳送電子郵件」這類敘述。這一步別無腦一路按下去。

判斷原則很簡單：範圍要跟程式該做的事相符。一個只負責整理試算表的程式，要求「以你的身分寄信」是合理的（它要寄通知）；但如果它要求存取你的 Google 雲端硬碟所有檔案、或所有 Gmail，就跟它的任務不成比例，該停下來問 AI「為什麼需要這個範圍」。授權是以你本人身分執行，等於把那把鑰匙交出去，這是整個流程裡最該慎重的一步。

過程中可能會看到「Google 尚未驗證這個應用程式」的警告，因為這是你自己的私人程式、沒送 Google 審核，屬正常現象。點「進階」→「前往（不安全）」即可，但前提是——這段程式是你自己請 AI 產、看得懂它要做什麼的，不是從不明來源複製來的。

關卡二：觸發器——決定程式何時自動跑

程式貼好、授權過了，它還不會自己動，你得設觸發器。在 Apps Script 編輯器左側點時鐘圖示（觸發器），按右下角「新增觸發器」，選三件事：要跑哪個函式、哪種事件來源（時間驅動／表單提交／試算表編輯）、多久一次。

• 時間驅動：定時整理、每日摘要選這個，可設每天特定時段、每週某天、每小時等。
• 提交表單時：表單收件通知選這個。
• 編輯試算表時：某格被改就反應的場景選這個。

一個提醒：頻率別設太密。「每分鐘」聽起來即時，但會快速吃掉每天的執行配額，也沒必要——多數通知場景「每 5 分鐘」或「每天一次」就夠了。

關卡三：除錯——把錯誤訊息整段回貼給 AI

第一次跑十之八九會有紅字錯誤，這很正常，別慌。Apps Script 執行後會在下方或「執行紀錄」顯示錯誤訊息，通常是英文，例如 TypeError: Cannot read properties of null 或 Exception: 找不到工作表。你不用看懂它，把那整段紅字連同你原本的程式一起回貼給 AI，跟它說「執行出現這個錯誤，請幫我修正並說明原因」，它多半一次就能改好。

最常見的錯誤來源是「AI 猜的名稱跟你實際的不一樣」——分頁明明叫「表單回應 1」，程式裡寫成「工作表1」；欄位順序跟程式假設的不同。這種只要把你實際的分頁名稱、欄位配置告訴 AI，它就能對上。除錯來回個兩三輪是常態，不是你做錯什麼。

常見錯誤：老手看一眼就知道要踩的雷

• 拿正式資料直接開跑：AI 產的程式沒實測就套到正式試算表，萬一邏輯錯了會改壞資料或亂寄信。永遠先複製一份假資料試，或先把寄信對象改成自己的信箱跑幾輪。
• 授權範圍亂給：一路按同意，沒看程式到底拿了什麼權限。花十秒讀一下授權畫面，範圍跟任務不符就別給。
• 觸發器設太密：貪即時設成每分鐘跑，很快撞到每天執行時間配額，程式反而停擺。夠用就好。
• 分頁／欄位改名沒同步：程式上線後，有人把試算表分頁改了名、插了一欄，程式就開始報錯。改結構前記得想到有支程式在讀它。
• 把整份機密資料貼給 AI 產程式：產程式只需要給結構（分頁叫什麼、有哪些欄位），不需要把真實客戶名單、營收整份貼上去。
• 以為設好就一勞永逸：自動化不是設完不用管。上線後頭幾天每天確認它有正常跑、結果對不對，養成偶爾看一眼執行紀錄的習慣。

AI 幫不上的地方：先認清界線

AI 能把程式產出來，但有幾件事它替不了你，得心裡有數：

• 它產的程式要你自己實測：AI 看不到你的試算表長什麼樣、分頁怎麼命名，它是「合理猜測」。跑不跑得起來，只有你貼進去實測才知道。把 AI 當成產出草稿的助手，不是保證正確的權威。
• 授權的判斷它替不了你：要不要把存取 Gmail 的權限交出去，是你對自己資料的決定，AI 不該也不能幫你按下同意。
• 配額和頻率的取捨要你拿捏：多密算太密、一天寄幾封夠用，牽涉你的實際業務量，這是你比 AI 更清楚的事。
• 機密資料的邊界得你守：哪些能貼進公用 AI、哪些只能留在自己帳號裡處理，這條線 AI 不會幫你畫。給結構、不給機密內容，是產程式時的基本原則。

一句話總結：AI 是很強的程式產出者與除錯夥伴，但你才是那個為結果負責、握著授權鑰匙的人。分工清楚了，這套工具就會很好用。

從一件小事開始就好

不用一次自動化所有流程。挑一件你每天都在手動做、最煩的小事——比方佳蓉那封每日摘要信——用上面的 Prompt 交給 AI，走完貼上、授權、設觸發器、實測這一輪。跑順了、拿回那二十分鐘，你自然會想到下一件可以交出去的事。

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常見問題 FAQ

延伸閱讀

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