庶務清單與分工表

🍽 這道菜在做什麼

辦公室庶務最麻煩的地方，是它「零散又無限」。訂飲用水、補印表機碳粉、報修卡紙的影印機、繳網路費、收發掛號、季度消防檢查……每一件單看都不難，難的是它們散落在不同的時間點，全靠你一顆腦袋記。記得住的時候沒人會誇你，可是只要哪天水沒訂、繳費逾期、消防檢查漏掉被開單，責任就全落在你身上。

這道配方做的，就是把你腦袋裡那團「待辦雲」攤平成一張看得見的清單。你把負責的庶務、相關負責人、有固定週期的項目丟給 AI，它幫你依「每日、每週、每月、不定期」分類，每一項都配上負責人、執行時機和一個可以打勾的檢查欄，還會把繳費、合約到期、消防檢查這種「忘了會出事」的項目特別標出來提醒，最後附一段交接重點。

最需要它的，是一個人扛全辦公室雜務的行政、總務、庶務承辦。你最大的風險不是不會做，而是「忘記做」。把所有事變成一張照著打勾的清單，等於把記憶外包出去，省下的是那種「總覺得有件事忘了卻想不起來」的焦慮，也省下逾期、漏檢被追究的代價。

為什麼這樣設計

這份提示詞的核心是「依頻率分類」，而不是把雜事亂列一排。原因很實際：庶務的本質是「節奏」，每天要做的、每週巡一次的、每月繳一次的，混在一起列你根本無從照表操課。拆成每日／每週／每月／不定期四格，這張清單才能變成你真正會天天看、照著打勾的工作節拍器，而不是貼上去就再也沒人看的裝飾。

「每項都要有檢查欄」看似小事，卻是清單能不能用的關鍵。沒有打勾欄的清單只是一份「事項列表」，有了打勾欄它才變成「進度追蹤工具」——你一眼就看得出今天哪些做了、哪些還沒，請假回來也能接著往下做。

特別標出繳費、合約到期、消防檢查這類項目，是因為它們有共同特徵：頻率低、容易忘、但漏了代價高。低頻率正是健忘的溫床——每天做的事不會忘，半年一次的消防檢查才會。把這些高風險項目挑出來重點提醒，等於幫你把注意力放在最該放的地方。最後的「交接重點」則解決了庶務的另一個痛點：這些事往往只有你知道細節，你一請假就斷鏈，一段寫清楚廠商窗口的交接重點，能讓代理人立刻接手。

怎麼用

第一步，複製這道配方的提示詞，貼進你慣用的 AI 對話工具輸入框。

第二步，填三個欄位。「我負責的庶務」把你能想到的雜事一口氣全列出來，愈完整愈好，例如「訂飲用水、補文具、影印機報修、每月 5 號繳網路費、收發郵件、季度消防檢查」；「團隊人數與相關負責人」寫清楚哪些事其實是別人負責或要會簽，方便填負責人欄；「有期限或固定週期的事項」把所有有日期的特別點出來，例如「每月 5 號繳網路費、每年 3 月合約續約」，這樣 AI 才知道哪些要重點標示。

第三步，按 Enter 拿到分類清單。照 steps 的做法，把它列印貼在茶水間或事務機旁邊的牆上，或放進共用雲端硬碟，每完成一項就打個勾。你請假時，代理人照著清單和交接重點就能接手，不會出現「那個誰請假，水就沒人訂」的窘況。

調整技巧

清單拿到手後，可以用講的繼續調整成最順手的形態。想要提醒主動跳出來，就說「把有固定日期的項目整理成可以貼進 Google 日曆的提醒清單」，這就是 variations 的月曆提醒版，繳費日一到手機自己響，不用再靠你記。文具耗材常常補不及，就說「另外幫我做一張文具與耗材的庫存與補貨點對照表」，標明「剩幾盒就要補」，這是採購補貨版。

格式也能換：想要表格就說「改成可以貼進 Excel 的表格」；想要更精簡就說「合併成一頁、字大一點方便貼牆」。如果某些事其實是輪值的，可以說「每週庶務改成排班表，三個同事輪流」，它會幫你排出輪值欄。一句話就能把通用清單改成貼合你辦公室實際運作的版本。

注意事項

這張清單幫你「記得做」，但「做對」還是你的責任。三件事必須自己把關：第一，期限日期——繳費截止日、合約到期日、檢查週期，AI 是照你填的整理，它不知道你公司真正的日期，務必自己對照帳單和合約核實，繳費逾期的滯納金和合約斷檔的麻煩可不小。第二，法定義務項目——消防安全檢查、勞檢相關、特定設備保養這類有法規要求的，實際的法定週期與標準請以主管機關或合約規定為準，AI 的提醒只是幫你別忘記，不是法規依據。第三，金流相關——凡是涉及繳費、請款的項目，金額和帳號請逐筆核對，這種事錯一次就是真金白銀，AI 不該也不能替你按下付款。

台灣情境案例

桃園一家三十人的機械零件廠，廠內行政小姐一個人包辦所有後勤雜務。最讓她崩潰的不是事多，而是「散」——飲水機、碳粉、繳費、報修、消防、郵件全在腦袋裡轉，常常忙到下午才驚覺今天的水還沒訂，或是月底才發現網路費已經逾期被加收滯納金。最嚴重的一次是季度消防檢查漏排，差點被稽核開單。

她把負責的雜務全列進這道配方，AI 整理出一張清單：每日「收發郵件、巡飲水機」，每週「清點文具庫存」，每月「5 號繳網路費」並標紅提醒，不定期「影印機報修、季度消防檢查」也各自獨立列出並標示。最後一段交接重點寫明了飲用水廠商電話、影印機維修窗口、消防公司聯絡人。她把清單印出來貼在事務機旁的牆上，每做一項就打勾。

用了兩個月，她說最大的改變是「終於不用一直用腦袋記了」。繳費再也沒逾期過，消防檢查提前一個月就排好。後來她安排休年假一週，把清單和交接重點交給同事，整週辦公室後勤照常運作，回來時桌上沒有一堆爛攤子等她——這在以前是不敢想的。

延伸用法

庶務清單是辦公室後勤的底盤，很適合往外串。有固定日期的繳費和檢查，可以接到 /generator 把它們一次轉成行事曆提醒或 to-do 範本，讓系統替你盯日期。臨時要辦活動、尾牙、年終大掃除這種一次性的大事，則可以到 /recipes 找活動籌備配方，用同樣「分頻率、配負責人、加檢查欄」的邏輯，把一次性任務也拆成不會漏的分工表。

如果你想把整個後勤工作系統化，值得到 /workflows 把「列庶務 → 生清單 → 設提醒 → 定期盤點補貨」串成一條固定流程，每季回頭檢視一次清單有沒有要增減的項目。把這道配方當成你後勤管理的主表，搭配採購補貨表、行事曆提醒和交接文件一起用，就算是一個人扛全公司雜務，也能扛得井井有條。

🧂 材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 你負責的庶務項目、相關負責人、有週期或期限的事項

👩‍🍳 步驟

1. 列雜事：把你負責的庶務、相關負責人與有固定週期的項目全貼進去。
2. 拿清單：得到依每日／每週／每月分類、含檢查欄與交接重點的清單。
3. 貼上牆：列印貼牆或放共用雲端，每完成一項就打勾，請假時好交接。

📋 配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是有條理的總務管家，擅長把零散的辦公室雜務整理成一目了然、不會漏掉的庶務清單。

# 任務
請幫我把以下庶務整理成一份「辦公室庶務清單」，要求：
1. 依執行頻率分類：每日、每週、每月、不定期。
2. 每項列出：事項、負責人、執行時機／期限、檢查欄（□）。
3. 把容易忘記但很重要的項目（例：消防檢查、合約到期、繳費）特別標示提醒。
4. 最後附一段「交接重點」，方便請假代理人接手。
以表格或清楚的條列呈現，可直接列印貼牆或放共用文件。

庶務資訊：
- 我負責的庶務有：{填，例：訂飲用水、補文具、影印機報修、繳水電費、收發郵件}
- 團隊人數與相關負責人：{填}
- 有期限或固定週期的事項：{填，例：每月 5 號繳網路費}

繁體中文、台灣辦公室用語。

🥢 試吃報告

🔀 變化版

• 月曆提醒版：請它把有固定日期的項目整理成可貼進 Google 日曆的提醒清單。
• 採購補貨版：請它另列一張文具與耗材的庫存與補貨點對照表。

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