活動邀請函撰寫助手

🍽 這道菜在做什麼

公司要辦活動了——可能是新品發表會、門市開幕、招商說明會，或是給老客戶的年度答謝餐會。場地訂了、講者排了，臨到要發邀請的那一刻卻卡住：邀請函該怎麼開頭才不失禮？正文要寫得多正式？資訊要列哪些才不會讓人來了現場才發現「原來要停車費」「原來要先報名」？更現實的是，同一場活動，寄給重要客戶的信要鄭重、群發給會員的 LINE 要精簡、Email 主旨還得搶眼到讓人願意點開——一場活動光是「怎麼邀」就得想三套說法。

這道配方在做的，就是把「一場活動的基本資訊」一次轉成「收件人覺得被重視、看了想出席」的整套邀請素材。它最適合中小企業裡身兼行銷與業務窗口的人——那種沒有專職公關、活動卻一檔接一檔的角色。你只要把主辦單位、活動名稱與目的、邀請對象、時間地點、議程亮點、費用與報名方式填進去，AI 就會給你一封口吻得體、資訊齊全、附明確 RSVP 的正式邀請函，外加 2～3 個 Email 主旨建議，和一段適合簡訊或 LINE 群發的短版。原本對著空白頁想半小時、再為不同通路改三遍的工作，現在三分鐘就有一整套能直接寄出的素材，省下的時間正好拿去盯場地和確認出席名單。

為什麼這樣設計

這道配方有效的核心，在於它把邀請函拆成「稱呼開場 — 邀請正文 — 資訊條列 — 回覆方式 — 結語署名」這個正式商務信件的標準結構。邀請函和一般公告最大的不同，是它要傳遞一種「我特別希望你來」的尊重感。所以提示詞特別要求正文寫出「為什麼希望這位收件人出席」，讓信件讀起來像專屬邀約而非冷冰冰的群發——這一句的有無，往往就決定了對方是隨手略過還是認真考慮出席。

第二個設計重點是「依對象拿捏正式程度」。邀請重要客戶、潛在合作夥伴、媒體記者、一般會員，該用的敬語、該強調的亮點都不一樣。提示詞把「邀請對象」獨立成一欄並要求據此調整口吻，AI 就能在同一份活動資訊上，自動切換出合適的莊重或親切。第三個重點是把日期、地點、議程、費用、報名截止日「清楚條列」並強制要求「明確的 RSVP」。活動最怕的就是賓客資訊看漏、報名人數抓不準，把關鍵資訊條列化、把回覆方式講明白，是讓出席率與場控都好做的基本功。最後那行合規提醒，則是提醒你涉及贈品、抽獎或蒐集個資時要先確認規範——這些細節寄出去就是承諾，不能含糊。

怎麼用

第一步，把上方提示詞整段複製，貼進你慣用的 AI 對話工具（Claude、ChatGPT 或 Gemini）。第二步，把活動資訊那六個欄位的大括號換成你的真實內容：主辦單位與署名、活動名稱與目的、邀請對象、日期時間地點、議程或亮點、費用與報名方式。這幾欄填得越具體，邀請函就越到位——尤其「邀請對象」要寫清楚是客戶、夥伴還是媒體，AI 才知道該用多正式的口吻；地點記得補上交通或停車資訊，線上活動則放會議連結。

第三步，按 Enter，幾秒後你會拿到一封完整邀請函、幾個 Email 主旨建議和一段簡訊短版。把正式版貼進 Email 或印成紙本邀請卡、主旨挑一個順眼的填進信件標題、短版貼到 LINE 官方帳號或簡訊群發。寄出前務必逐項核對日期、地點、費用和報名截止日有沒有對到實際安排。覺得語氣太生硬就回「再親切一點、像在邀老朋友」，覺得不夠正式就說「對象是上市公司高層，請再莊重些」。想把這封邀請函和後續的提醒、報到、謝函串成一條完整的活動聯繫流程，可以參考 /workflows。

調整技巧

最常用的微調是「換正式程度」。同一場活動，寄給董事長的信要鄭重端莊、寄給熟客的可以溫暖一點、發給年輕會員的 LINE 則要輕鬆口語，直接在後面補一句「對象改成熟客，口吻再親切活潑些」，整封信就會跟著換調。想要主旨更有吸引力，就打「主旨再給我五個更能提高開信率的版本」，從中挑最想點開的那個。

針對通路也能再校準。Email 希望加上預覽文字（preheader），說「順便給我一句 50 字內的信件預覽文案」；紙本邀請卡希望更精簡典雅，說「再給一個適合印在邀請卡上的精簡版，只留核心邀約與時間地點」。如果你要一次生成一整季好幾場活動的邀請函、或想搭配統一風格的視覺文案，/generator 的文案產生器能批次處理，省去一封封重打的工夫。frontmatter 裡的「催回覆版」和「謝函接力版」是兩個現成分支：報名截止前想溫和提醒尚未回覆的人、或活動後想寄出席感謝並帶出下一步時，直接套用即可。更多商務溝通與行銷的配方都收在 /recipes。

注意事項（敏感環節人工把關）

這道配方產出的是「邀請函草稿」，不是已核對的正式文件。所有對外資訊——活動日期、開始與結束時間、地點與交通、費用是否免費、報名方式與截止日——都必須由你逐項與實際安排核對一致再寄出。邀請函一旦發送就難以回收，日期寫錯、地點標錯或漏寫費用，輕則造成賓客撲空與信任受損，重則影響整場活動的出席與商譽，這部分的把關責任在你，AI 無法代你確認。

若活動涉及蒐集出席者的姓名、電話、Email 等個人資料，或包含抽獎、贈品、餐券等優惠，請確認蒐集與告知方式符合個資與相關廣告規範，必要時在信末加上隱私聲明或諮詢專業意見。此外，寄給重要客戶或合作對象的信件，建議由負責窗口親自再讀一遍語氣與稱謂是否得體、頭銜有無寫錯——AI 能把架構與用字寫得漂亮，但「這位貴賓該怎麼稱呼、這個邀約分寸對不對」這類關乎關係的判斷，仍需要懂這層關係的人最後把關。

台灣情境案例

台中一家做進口家居用品的中小企業，準備辦一場春季新品搶先看的招商說明會，邀請全台約四十家既有經銷商與十多家有興趣的潛在通路出席。負責這檔活動的是行銷部一位年輕專員，平常做社群很拿手，但要寫一封既正式又能讓老闆級經銷商願意撥空北上的邀請函，著實沒把握。她把主辦單位「○○家居」、活動「2026 春季新品招商說明會」、對象「既有經銷商與潛在通路代表」、時間「4/18（六）14:00–17:00」、地點「台北南港展覽館，附捷運與停車資訊」、亮點「新品搶先體驗、限定首批進貨優惠、現場下單禮」、費用「免費，附下午茶，需於 4/10 前回覆」填了進去。

AI 給的版本開場稱呼是「親愛的合作夥伴」，正文點出「感謝這一年並肩」並強調「想讓最支持我們的您第一個看到春季新品」，接著把活動名稱、時間、地點交通、三項議程亮點、免費與下午茶、報名截止日全部條列清楚，結尾附上回覆專線與承辦人。同時給了三個 Email 主旨，她挑了「春季新品搶先看｜誠摯邀請您出席招商說明會」，又把附帶的 LINE 短版貼進經銷商群組。她花不到十分鐘核對日期地點與優惠細節、把承辦人換成自己，當天就分兩通路發出。截止日前回覆出席的經銷商比上一檔多了近三成，現場下單禮也因為信裡寫清楚「出席即贈」，到場率明顯提升。

延伸用法

這道配方不只寫招商說明會。產品發表會、門市開幕、年度客戶答謝餐會、教育訓練講座、線上 Webinar、社區活動、甚至公司尾牙與股東會通知——任何需要「正式邀請特定對象出席」的場合都能用，只要把活動資訊換成對應內容即可。連比較講究禮數的場合，例如邀請媒體出席記者會，也能靠它先寫出得體的初稿再微調。

要讓它發揮更大價值，可以和其他配方接力使用：發出邀請函後，用「催回覆版」在截止前溫和提醒尚未回覆的人；活動前一天，用 /recipes 裡的提醒訊息配方發一封「明天見」的行前通知，附上交通與報到資訊；活動結束後，用「謝函接力版」寄出出席感謝並順勢帶出下一步合作或回購。把這幾步排進 /workflows 的活動聯繫流程，一場活動就能從邀約、提醒到後續追蹤一條龍跑完。若同時要辦多場活動、需要大量風格一致的邀請素材，再交給 /generator 批次生成，行銷人力再精簡也撐得住。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 活動名稱與目的、邀請對象、時間地點、議程亮點、費用與報名方式

步驟

1. 填活動：貼上主辦單位、活動名稱與目的、邀請對象、時間地點、議程亮點與報名方式。
2. 拿邀請函：得到一封正式邀請函，外加 Email 主旨建議與簡訊／LINE 短版。
3. 核細節：逐項確認日期、地點、費用、報名截止日正確無誤，再寄送或群發。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是中小企業的活動公關窗口，擅長把活動寫成讓收件人覺得「被重視、想出席」的正式邀請函，口吻得體、資訊齊全、行動明確。

# 任務
請依下列活動資訊，幫我撰寫一封正式的活動邀請函，要包含：
1. 一句有溫度的稱呼與開場（依對象調整正式程度）。
2. 一段邀請正文 3～4 句：說明活動緣由、亮點與「為什麼希望這位收件人出席」，讓對方感覺被重視而非群發。
3. 清楚條列：活動名稱、日期與時間、地點（含交通／停車或線上連結）、議程或流程重點、出席對象與費用（免費請註明）。
4. 明確的回覆方式與報名截止日（RSVP），以及一句誠摯的邀約結語與署名落款。
請另外給：
- 一個適合 Email 主旨列的「主旨建議」（2～3 個版本）。
- 一個適合簡訊／LINE 群發的「短版邀請」（150 字內、含報名連結佔位）。
口吻請依下列「對象」拿捏正式程度，繁體中文、台灣商務用語，誠懇不浮誇。

活動資訊：
- 主辦單位／署名：{填}
- 活動名稱與目的（講座／開幕／招商說明會／答謝會…）：{填}
- 邀請對象（既有客戶／潛在合作夥伴／媒體／會員…）：{填}
- 日期、時間、地點（或線上連結）：{填}
- 議程或亮點重點：{填}
- 費用（免費／酌收）、報名方式與截止日：{填}

⚠️ 提醒：日期、地點、費用與報名截止日請務必與實際安排核對一致；若涉及贈品、抽獎或個資蒐集，請確認符合相關規範後再寄送。

試吃報告

變化版

• 催回覆版：請它寫一封報名截止前 2 天的溫和提醒信，附上尚未回覆者的客氣催促。
• 謝函接力版：請它把同一活動寫成活動後的出席感謝信，順帶帶出下一步合作或回購。

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