提案後的跟進信

🍽 這道菜在做什麼

做業務、接案或經營小公司的人，幾乎都經歷過同一種折磨：提案、報價辛辛苦苦準備好寄出去，對方回一句「我們內部討論看看」，然後就沒有然後了。你心裡知道再不追就會不了了之，但一坐下來要寫跟進信，手就停在鍵盤上——追得太緊，像在催債、像很缺這筆錢；寫得太客氣，一句「不好意思打擾，想問一下有沒有結果」丟出去，對方一樣已讀不回。更麻煩的是，這種信往往不只一封，手上同時有好幾個卡住的案子，每一封都要重新斟酌語氣，光是想開頭第一句就能耗掉十幾分鐘。

這道配方要解決的，就是「怎麼把一封跟進信寫得不卑不亢、又能真的把案子往前推一步」。你只要把四件事告訴 AI——客戶是誰、提案要解決什麼問題、距離上次聯絡多久、想要什麼語氣——它就會幫你寫出一封可以直接複製寄出的跟進信：主旨具體到對方一看就知道是哪個案子，開頭給一個不尷尬的切入點，中段用一兩句重述你的提案能幫對方解決什麼，最後提出一個低門檻、好回覆的下一步，整封信讀起來專業、自信，但不會讓對方有壓力。

最需要這道菜的，是那些產品或服務很扎實、但一遇到「催客戶」就渾身不對勁的人，尤其是不擅長業務溝通的接案者、技術背景的創業者。原本一封跟進信要改半小時、改完還不確定該不該寄，現在五分鐘就能產出一封語氣穩、進可攻退可守的信。省下的不只是時間，更是那種「會不會追得太煩、讓對方反感」的心理負擔。

為什麼這樣設計

這道配方有效的關鍵，在於它把「高手業務怎麼跟進」的潛規則，拆成 AI 能照著執行的明確步驟，而不是只丟一句「幫我寫封信問客戶考慮得怎樣」。

第一個關鍵是開頭不准劈頭就問結果。配方要求 AI 先給對方一個不尷尬的切入點——承接上次會議的某個討論、提供一則新資訊、或關心對方的決策時程。這背後的邏輯是：客戶沒回覆，多半不是討厭你，而是案子被別的急事壓著、或內部還沒喬好。如果你一開口就是「請問考慮得如何」，等於把球丟回給對方，逼他在還沒準備好時給答案，反而更不想回。給一個切入點，是讓他「有理由回你」。

第二個關鍵是聚焦對方的利益，而不是你的需求。配方明確要求中段重述的是「提案能幫對方解決的問題與價值」，並禁止出現「我很需要這筆生意」的氣味。客戶決定要不要往下談，看的永遠是這件事對他有沒有好處，而不是你缺不缺單。把焦點放回對方身上，信的說服力才站得住。

第三個關鍵是只要一個低門檻的下一步。配方刻意限制 AI 提出「約 15 分鐘通話、回一個是非題、或告知決策時程」這類好回覆的請求，而不是要求對方馬上做大決定。決策被卡住時，給對方一個小到幾乎不用思考就能答應的動作，遠比逼他立刻拍板有效。最後要求語氣保持彈性、尊重對方步調，則是守住業務關係的底線——這次不成，下次還能再聊。這些設計單獨看都很細，組合起來就是一封「對方讀了不會有壓力、卻很容易回」的跟進信。

怎麼用

實際操作只有三步，照著做五分鐘內就能寄出。

第一步，複製這道配方的提示詞，貼到任何一個 AI 對話工具的輸入框，Claude、ChatGPT 或 Gemini 都可以，手機版 App 也行，讓你在通勤或空檔就能處理掉一封。

第二步，填入你的四個欄位。在提示詞最下方把「客戶背景與提案資訊」補上：客戶與產業（例：一間連鎖餐飲，要做點餐系統）、提案要解決的問題（例：尖峰時段人工點餐出錯率高，我提的方案能降低錯單）、距離上次聯絡多久與對方反應（例：兩週前寄報價，當時說要跟股東討論）、想要的語氣（專業沉穩／親切熱絡／鄭重正式）。填完按 Enter。

第三步，確認事實再寄。AI 會回你一封含主旨的完整信件。照著前面的 steps 做最後把關：核對客戶公司名稱、報價金額、交期、提到的會議日期有沒有錯，覺得語氣剛好就複製寄出。如果覺得太長或太正式，直接回它「再短一點、口語一點」就好。

調整技巧

同一道配方，靠「用講的」就能微調出很不一樣的版本，呼應變化版的兩種玩法。

如果你已經追過一次、對方還是沒回，別再寄第二封落落長的信。直接接著輸入「這是第二次跟進了，寫一封更短、只問一個是非題的提醒信」，它會給你一封二次跟進版——可能只有三四行，結尾就是「請問這個案子目前還在規劃中嗎？方便的話回我一個字也行」，把回覆門檻壓到最低。

如果案子真的拖太久、再追也只是徒增尷尬，可以說「幫我寫一封禮貌的收尾信，先把這案暫時擱置，但留住關係」，它會幫你寫成結案告知版——大方表示理解對方目前可能有其他優先順序、隨時歡迎再聊，既不死纏爛打，又把這個客戶留在未來的名單裡。

其他常用的微調指令還有：「這位客戶是老闆本人，語氣再正式一點」、「對方上次很在意預算，幫我在信裡帶到彈性付款的可能」、「加一句近期我們剛完成的類似案例當佐證」。每改一次都不必重填背景，一句話跟它說就好。

注意事項

AI 幫你處理的是「語氣與結構」，信裡的事實只有你自己清楚。報價金額、付款條件、交付時程、客戶公司全名、上次會議的具體承諾，這些 AI 完全不知道真假，它只會照你給的重點往下寫，所以寄出前務必逐項核對，尤其同時跟進好幾個案子時，最怕把 A 客戶的報價或方案細節寫進給 B 客戶的信裡，這種錯誤一旦寄出去，專業形象很難挽回。

跟進的頻率與分寸，最終要靠你對這個客戶的了解來判斷。有些產業決策週期就是長，催太密反而扣分；有些客戶則需要你主動推一把。AI 不知道對方的內部狀況、不知道你們關係的深淺，它給的只是一個得體的範本，要不要寄、什麼時候寄、追到第幾次該收手，都需要你自己拿捏。另外，信中若牽涉合約條款、保固、折扣等承諾，務必對照實際報價單與公司規定，避免白紙黑字寫下兜不攏的條件。

台灣情境案例

新北一位做網頁設計的接案者阿哲，技術很強但最怕跟客戶談錢、催進度。他幫一間在地小餐館報了形象官網的價，對方在 LINE 上回「好喔我跟我先生討論一下」之後就消失了三週。阿哲原本想算了，後來把「客戶是夫妻經營的小餐館、提案是幫他們做能線上看菜單和訂位的官網、解決客人常打電話問營業時間的困擾、三週前報價後沒下文、想要親切但專業的語氣」丟給 AI。AI 回的信沒有半句催促，而是從「最近看到不少餐廳開始把菜單放上網、客人不用打電話問」切入，順勢重述官網能幫他們省下接電話的時間，結尾只問「想確認一下這個規劃目前還在考慮中嗎？如果有任何想調整的地方，我可以先免費幫你們改一版報價」。三天後老闆娘就回了，案子順利成交。阿哲說，最受用的是那種「不像在討單、像在幫對方解決問題」的口吻，是他自己怎麼寫都寫不出來的。

桃園一間做工業零件的小貿易商業務小張，手上長期卡著五六個報完價沒回的客戶。他用這道配方搭配二次跟進版，把每個客戶用一句話帶過，五分鐘就生出五封語氣各異的短信，當天回收了兩個願意重啟討論的客戶，其中一個還因此補了訂單。

延伸用法

這道配方不只能寫一封信，還能變成你整套客戶跟進的節奏工具。把它跟報價單、提案簡報搭配使用：寄出提案的當下，就先請 AI 預先寫好第一封跟進信草稿存著，到了該追的時機直接微調寄出，不必臨時想破頭。成交之後，同一套邏輯也能拿來寫「定期關心信」「續約提醒信」，把一次性的買賣經營成長期關係。

想更有系統的話，可以到 /recipes 逛逛其他中小企業類的配方，把「報價信」「跟進信」「結案信」「續約信」這幾種業務常用信件一次備齊；如果你想把整個跟進流程排成固定節奏（提案後第 3 天、第 10 天、第 21 天各追一次），可以參考 /workflows 裡的內容排程做法，把這道配方排進你的業務待辦。需要一次大量產出不同客戶的跟進信時，/generator 裡的產生器能幫你套用同一套架構快速做出多個版本，挑最順的寄出去。把這幾樣組起來，原本最讓人拖延的「追客戶」，就能變成穩定、專業又不費神的固定動作。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 客戶背景、提案重點與上次聯絡的狀況

步驟

1. 寫背景：把客戶是誰、提案解決什麼問題、上次聊到哪、隔多久了寫給它。
2. 拿跟進信：得到一封含主旨、開頭切入點、價值重述與明確下一步的完整信件。
3. 確認再寄：核對客戶名稱、金額、時程等事實，調整語氣後再送出。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是擅長 B2B 業務溝通的資深顧問，懂得在不施壓、不卑微的前提下，用一封信把停滯的提案重新推進到下一步。

# 任務
我會給你「客戶背景、提案重點與目前狀況」，請你幫我寫成一封可以直接寄出的跟進信（email）：
1. 主旨簡短具體，讓對方一看就知道是哪個案子的後續，避免「跟進一下」這種空洞字眼。
2. 開頭先給對方一個不尷尬的切入點，例如承接上次會議、提供新資訊或關心對方的時程，而不是劈頭就問「考慮得如何」。
3. 中段用一兩句重述提案能幫對方解決的具體問題與價值，喚起記憶，但不重貼整份提案。
4. 提出一個明確、低門檻的下一步（例如約 15 分鐘通話、回覆一個是非題、或告知決策時程），給對方好回覆的台階。
5. 結尾保持禮貌與彈性，表達尊重對方步調，不施壓、不情緒勒索。
6. 全文簡潔，控制在好讀的長度，分段清楚。

寫作原則：
- 語氣專業、自信但不強勢，對事不對人。
- 聚焦對方的利益與問題，而非「我很需要這筆生意」。
- 不誇大、不假裝熟稔、不用「在嗎」「方便講話嗎」這種討拍語氣。

客戶背景與提案資訊：
- 客戶與產業：{填}
- 我提案的內容／要解決的問題：{填}
- 距離上次聯絡多久、對方上次的反應：{填，例：兩週前寄報價、當時說要內部討論}
- 想要的語氣：{填，例：專業沉穩／親切熱絡／鄭重正式}

繁體中文、台灣商務用語。

試吃報告

變化版

• 二次跟進版：第一封沒回時，請它寫一封更短、只問一個是非題的輕量提醒信。
• 結案告知版：對方遲遲不回，請它寫一封禮貌的「先暫時擱置、隨時歡迎再聊」收尾信，留住關係。

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