逐字稿變正式會議記錄與待辦

🍽 這道菜在做什麼

開完會，最沒人想接的工作就是寫會議記錄。尤其現在很多會議會錄音、用語音轉文字產出逐字稿，看起來省事，實際打開一看才知道是惡夢：整整三千字的一大坨文字，沒有分段、滿是「然後」「就是說」「對對對」這類口語贅字，話題還跳來跳去——前面講行銷預算，中間突然插進倉庫漏水，後面又繞回預算。要從這團毛線裡抽出「到底決定了什麼、誰該做什麼」，往往得花一個小時重看重打，比直接邊聽邊記還累。

這道配方解決的，就是「把雜亂逐字稿變成一份能直接發送、能存檔的正式會議記錄」這件事。你把整段逐字稿貼給 AI，它會幫你產出六個區塊：會議資訊、三句話摘要、依議題分段的討論重點、明確編號的決議事項、一張「誰要做什麼、何時完成」的待辦表，還有一區「有提到但還沒結論」的未決事項。等於把一位資深行政祕書整理會議的功夫，濃縮成五分鐘的一次對話。

最需要它的，是中小企業裡身兼數職、又常被指派寫會議記錄的行政人員、主管和專案負責人。大公司有專人記錄，小公司常常是會議主持人自己會後再補。這道配方把「重聽重打」變成「貼上、補空格、校對、發送」，省下的是實打實的一小時，也讓會議記錄不再是拖到隔天才補、補了也沒人看的形式文件。

為什麼這樣設計

把逐字稿整理成會議記錄的關鍵，不是「照抄重點」，而是「換一種結構重新組織」，並且嚴守「不無中生有」。這道配方的設計就環繞這兩件事。

第一，給角色、定結構。提示詞先把 AI 設成「資深行政祕書」，再用六個固定區塊框住輸出：會議資訊、摘要、討論重點、決議事項、待辦清單、未決事項。逐字稿是線性的口語流，會議記錄是分類的書面結構，這六塊正是把線性對話重新歸位的格子。有了固定結構，每次產出的格式都一致，方便公司建立可重複使用的會議記錄範本。

第二，把「決議」和「待辦」分開。很多人寫會議記錄會把結論和行動混在一起，結果決定了卻沒人follow。這道配方刻意拆兩塊：決議事項回答「我們拍板了什麼」，待辦清單回答「接下來誰要動」。待辦特別用表格 | 待辦 | 負責人 | 期限 | 備註 |，把散在對話各處的指派抽成一張可追蹤的清單，會後直接拿去派工。

第三，強制誠實，沒講的不准編。語音轉文字最大的風險是 AI 為了「補完整」而臆測。提示詞明訂三條防線：逐字稿沒指派負責人或期限的填「待確認」、沒提到的會議資訊標「待補」、人名數字金額日期一律照原文不確定就標註。會議記錄是有對外效力的文件，寧可留空讓人補，也不能讓 AI 猜一個錯的負責人進去。最後還加了一區「未決事項」，把會中懸而未決的議題留下來，避免它們在整理過程中被悄悄漏掉。

怎麼用

第一步，先備好逐字稿。如果你有錄音，用任何語音轉文字工具（會議軟體內建字幕、轉錄 App 皆可）轉成文字；如果是視訊會議，多數平台能直接匯出字幕檔。整段複製起來。

第二步，複製提示詞貼進 AI 對話工具（Claude、ChatGPT、Gemini 都行），把逐字稿接在最後那行 {在這裡貼上完整逐字稿} 的位置，按 Enter。逐字稿很長沒關係，現在主流模型都吃得下，直接整段貼即可。

第三步，對照 frontmatter 的步驟，你會拿到六個區塊一次到位的結構化記錄：會議資訊、三句話摘要、分段討論重點、編號決議、待辦表、未決事項。

第四步，補空格、校對、發送。把待辦表裡標「待確認」的負責人和期限補上——這一步只有你知道答案，AI 不該替你決定。再把會議資訊裡「待補」的日期、出席者填好。然後做最重要的校對：對著原音或你的現場筆記，檢查人名、金額、日期有沒有被語音轉文字聽錯。確認無誤後存檔，貼進 email 或公司群組發給所有與會者，順手把待辦表丟進專案工具追蹤。整個流程下來，原本要一小時的事，五到十分鐘搞定。

調整技巧

如果你常開同一類會議，最值得做的微調是「把它變成公司範本」。整理完追一句「請把這個格式存成固定範本，以後我貼逐字稿你就照這個結構輸出」，之後每場會議產出格式都一致，久了就成了公司的會議記錄標準格式，誰來寫都一個樣。

如果是對客戶或廠商的會議，加一句「另外幫我寫一封給客戶的會後確認 email，把我們達成的決議和雙方各自的下一步，禮貌地再跟對方確認一次」。這封信能把口頭共識落成白紙黑字，避免事後各說各話，對中小企業跑業務特別實用。

其他好用的微調：「待辦表請輸出成可以直接貼進 Google 試算表的格式，並加一欄『狀態』」「這是董事會，決議事項請加上提案人與表決結果欄位」「逐字稿裡 A 和 B 兩位常被轉錯名字，請統一用我給的正確姓名」。如果你的逐字稿沒標講者、分不清誰說的，也可以先請 AI「依語氣和內容推測可能的發言者並標註，但不確定的標問號」，再由你校正。用講的就能讓記錄貼合你這場會的需要。

注意事項（敏感環節人工把關）

這道配方有兩個必須人工把關的環節，會議記錄是有效力的文件，這兩關不能讓 AI 全權代勞。

第一關，校對人名、數字、日期。 語音轉文字的錯誤率在專有名詞、金額、日期上特別高——「林經理」聽成「劉經理」、「八十萬」聽成「十八萬」、「下週三」聽成「下週」都很常見。AI 是照著錯的逐字稿整理，它不會知道原音是什麼。所以發送前，你一定要對著錄音或現場筆記，把記錄裡的人名、金額、日期逐一核對。一份把負責人或金額寫錯的會議記錄，比沒有記錄更糟。

第二關，指派負責人與期限。 提示詞要求 AI 把逐字稿沒明講的負責人、期限標「待確認」，這是刻意的——這些欄位牽涉責任歸屬，必須由你（會議主持人或主管）親自填，不能讓 AI 猜。看到「待確認」就停下來想清楚這件事到底該誰負責、哪天要完成，補上去再發。

此外，會議內容常含敏感資訊：薪資、客戶報價、人事異動、未公開決策。貼逐字稿進 AI 前，先評估這場會的機密等級，必要時把最敏感的段落遮去或先在內部處理。AI 是會議記錄的整理加速器，幫你把一小時壓成五分鐘，但「記錄正不正確、該不該發、發給誰」的判斷，始終在你手上。

台灣情境案例

台中一家二十人規模的系統櫥櫃工廠，每週一早上開生產協調會，行政小芸負責記錄。以前她邊開會邊打字，常顧此失彼，會後還要花四十分鐘補完才能發。後來她改成全程錄音，會後用手機 App 轉成逐字稿——可是逐字稿兩千多字、滿是師傅們你一言我一語的口語，看了更頭痛。

有一週她試著把逐字稿整段貼進 AI。幾秒鐘後，一份完整記錄就出來了：三句話摘要點出「本週優先趕台北建案的三組櫃體、漆房排程往後挪一天」；討論重點依「訂單進度／物料／人力調度」分了三段；決議事項編了五條；待辦表列出「採購補進口五金（負責人：待確認、期限：本週三）」等六項，其中兩項負責人標了「待確認」。小芸把這兩個負責人補成阿明師傅和倉管阿成，對著錄音核對了一個被轉錯的客戶名和一筆金額，五分鐘搞定，會議一結束就把記錄發進公司 LINE 群組。從會後四十分鐘變五分鐘，現在全廠的人開完會當天就看得到清楚的待辦，誰該做什麼一目了然，再也沒有「那天到底是說誰要去叫料」的爭執。

延伸用法

會議記錄不是終點，而是「決策 → 執行 → 追蹤」這條鏈的起點，串起來才有威力。

往後接，這次的待辦表就是下次開會的追蹤底稿。下週開會前，把上週待辦貼回 AI，請它幫你整理成「逐項追進度」的檢查表，會議一開始先過一遍，沒人能再裝忘記。如果你想把「錄音 → 轉逐字稿 → 自動產記錄 → 寄給與會者」做成不用每次手動的固定流程，到 /workflows 找會議自動化相關的工作流組起來，連寄信都能自動。

要批次產出制式文件——例如把待辦表套成固定的專案追蹤表、或把決議事項排成存檔用的會議記錄版型——/generator 裡的產生器能幫你省下套版的功夫。想挖更多行政、主管與中小企業適用的 AI 配方，從會前的議程準備到會後的各種文件，整個 /recipes 食譜庫都歡迎你逛。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 會議逐字稿（語音轉文字、會議軟體字幕匯出或手打皆可）
• 會議主題與日期（逐字稿沒提到時自己補上）

步驟

1. 備好逐字稿：把錄音用語音轉文字、或從會議軟體匯出字幕，整段複製起來。
2. 貼配方＋逐字稿：複製提示詞貼進對話框，把逐字稿接在最後面那行，按 Enter。
3. 拿到結構化記錄：得到會議資訊、摘要、討論重點、決議、待辦表與未決事項一次到位。
4. 補空格再發送：把「待確認」「待補」的負責人、期限補上，校對人名數字後存檔並發給與會者。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是中小企業的資深行政祕書，最擅長把雜亂的會議逐字稿整理成一份對外可發、對內可存檔的正式會議記錄，並把行動項目落實成「誰、做什麼、何時完成」。

# 任務
我會在最後貼上一段會議逐字稿（可能是語音轉文字、有口語贅字與跳題）。請你幫我整理成下列結構，繁體中文、台灣商務用語、語氣正式但好讀：

1. **會議資訊**：依逐字稿可得資訊填會議主題、日期、出席者；逐字稿沒提到的標「待補」。
2. **三句話摘要**：讓沒參加的人 30 秒看懂這場會的結論。
3. **討論重點**：依議題分段條列，去掉口語贅字與重複，保留有資訊量的內容。
4. **決議事項**：明確「拍板的結論」，每條一句話，編號列出。
5. **待辦清單**：表格 | 待辦事項 | 負責人 | 期限 | 備註 |。逐字稿沒指派負責人或期限的，填「待確認」，不要自己臆測。
6. **待釐清/未決事項**：會中有提到但沒結論、需要後續追蹤的，另列一區。

規則：只根據逐字稿內容整理，不補充逐字稿沒有的事實；人名、數字、金額、日期務必照原文，不確定就標註。

會議逐字稿：
{在這裡貼上完整逐字稿}

試吃報告

變化版

• 客戶會議版：多產一段「給客戶的會後確認 email」，把決議與下一步禮貌地再跟對方確認一次。
• 董事會/股東會版：要求語氣更正式、決議事項加上提案與表決結果欄位，方便存檔備查。
• 追蹤版：把待辦表轉成可貼進 Excel／Google 試算表的格式，加上「狀態」欄，下次開會直接逐項追進度。

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