定期養護排程提醒流

🎯 這條流程解決什麼

定期養護是水族店最穩定、利潤也最漂亮的回頭客生意。一缸海水缸或水草缸養起來，客人多半沒時間也沒專業自己維護，固定請師傅到府換水、洗濾材、修剪、驗水質，就成了月月入帳的服務合約。但這門生意有個天生的管理痛點：每一缸的養護週期都不一樣，海水缸、淡水缸、草缸、魚多魚少、設備等級不同，有的兩週要到一次、有的一個月一次，全靠師傅或老闆用腦袋記，客戶一多就一定記不住。

記不住的代價很實際。這缸忘了排，水質惡化、魚生病甚至全缸翻缸，客人一通氣噗噗的電話打來，這個合約大概就保不住了；那缸排太密，師傅白跑、成本浪費。更麻煩的是養護沒有連續紀錄，每次到府都像第一次，師傅不知道上次硝酸鹽多少、上次換了哪顆設備、這缸的趨勢是變好還是變壞，只能現場憑感覺處理。靠人腦排程、靠記憶服務，規模一大就撐不住，續約率也跟著掉。這條流程要解決的，就是把「該排哪一缸、帶著什麼歷史去、何時通知客人」全部系統化。

導入後的改變

導入前：師傅靠記憶記每缸週期，客戶一多就漏排或排太密；養護沒有連續紀錄，每次到府都從零判斷；客人常常是水質出問題、魚生病了才想到「好像很久沒保養」，抱怨一來續約就掉。

導入後：系統每天掃描每缸的養護週期，自動找出即將到期的缸、依客人偏好時段與師傅班表排定到府日，並生成帶著上次水質與設備狀態的工單，師傅一看就知道這缸的歷史與本次重點。客人提前收到 LINE 通知，感受到被主動照顧。完成後回填水質參數、自動更新下次週期。漏排幾乎歸零，師傅出勤更有效率，每一缸都有連續趨勢可追蹤，續約率與口碑同步提升，店家也能預測每月養護營收。新客戶的首次設缸可串接 到府設缸排程，缺料時接 缺貨補貨示警，整體排程可納入店家 自動化 例行作業。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點：

1. 觸發：週期到期（⏰）— 每日定時掃描 Google Sheet / CRM 裡每位客戶每缸的「上次養護日＋週期」，算出哪些缸即將到期（例如三天內），把它們撈出來進入排程。用每日掃描確保不會漏掉任何一缸。

2. 排下次到府（📅）— 依客人偏好時段（平日晚上、週末上午等）與師傅的 Google Calendar 班表，排出合理的到府日，避免撞班或同一天跑太散。排好就寫進行事曆。

3. 生成工單（📝）— 自動帶入這缸上次的水質數據（pH、硝酸鹽、鹽度等）與設備狀態，由 AI 摘要節點整理出本次該重點檢查的項目（例如上次硝酸鹽偏高就提醒重點驗水、上次某設備老化就提醒查看），讓師傅帶著脈絡上工而非每次從零開始。

4. 通知客人（📲）— 提前透過 LINE / Gmail 通知客人到府日、預估時段、本次保養重點與費用，讓客人有心理準備、也能臨時改期。主動通知本身就是服務感的一部分。

5. 回填紀錄（📊）— 養護完成後，師傅把本次水質參數與處置記回系統，自動更新下次養護週期，形成每一缸連續可追蹤的健康紀錄。下一輪掃描就以這次為基準。

需要的工具與串接重點

• Google Sheet / CRM：當每缸的主檔，欄位至少要有客戶、缸型、養護週期、上次養護日、歷次水質紀錄。這是整條流程的資料核心，維護好它，後面才準。
• Google Calendar：管師傅班表與排程，避免撞班，讓到府路線更順。
• AI 摘要節點：把歷史水質與設備狀態整理成本次工單的檢查重點提示，但只做「提醒」，不做養護決策。
• LINE / Gmail：客人通知通道，台灣客群以 LINE 為主，到達率高。
• Slack：給店內師傅團隊的內部排班與工單通知。

串接注意點：客戶聯絡資料與到府地址屬個資，CRM 權限要控管；水質歷史紀錄要結構化存放，方便日後畫趨勢圖判斷缸況走向。

常見錯誤與注意事項

• 養護決策務必由師傅現場判斷：水質判讀、用藥劑量、生物健康與設備處置屬專業範疇，工單上的檢查項目僅是提醒，實際處置一定要由師傅依現場生物狀況決定，異常數值絕不可由系統自動下藥或自動調整設備。AI 不取代專業養護判斷。
• 食安與生物安全：若服務涉及可食用魚種或水產，相關處置另有規範，系統不替代專業與法規判斷。
• 週期是參考不是鐵律：天氣轉換、放假、缸況變化都可能需要臨時調整週期，排程要保留人工微調的彈性。
• 個資與到府安全：客戶住址與作息資訊要嚴格保密，通知訊息避免洩漏不必要的個人資訊。

台灣中小企業情境案例

台南一家專做海水缸的水族店，老闆一個人加兩名師傅服務六十多缸定期養護客戶，過去全靠老闆用 LINE 記事本排程，常常忙起來就漏排。曾有一缸高單價的珊瑚缸拖了快兩個月沒到府，客人發現珊瑚白化、整缸狀況急轉直下，氣得直接解約，損失一年的養護合約。導入這條流程後，每缸週期由系統每天盯著，到期自動排程、提前 LINE 通知客人、師傅帶著上次水質紀錄上工。半年下來漏排幾乎不再發生，師傅出勤路線更集中、一天能多跑一兩缸，客人也常稱讚「都不用我提醒就主動約時間」，續約率明顯回升，老闆終於能預估每月的養護收入。

延伸應用

這條流程可以再擴充：累積足夠水質紀錄後，自動畫出每缸的趨勢圖，硝酸鹽連續上升就提早預警、建議縮短週期；耗材（活性碳、濾材、添加劑）依使用週期自動提醒補貨，串接 缺貨補貨示警；新客戶首次設缸接 到府設缸排程，養護一段時間的優質客戶可自動推播升級服務或新品資訊，搭配 內容改寫 產出貼心的關懷與推薦文案。把整套排程、通知、紀錄納入店家 自動化 後，更多可組合的設計可參考 工作流總覽。

流程圖

用到的工具

更多「寵物服務」工作流

瀏覽全部工作流藍圖 → 自動化工作流中心 → AI Skills 食譜庫 →