到府設缸預約排程流

🎯 這條流程解決什麼

到府設缸這門生意，最賺錢的環節是現場造景與技術，最賠錢的環節卻全在「設缸之前」。師傅的班表喬不攏，客人想週末、師傅那天已排滿；材料漏帶一兩樣，現場才發現少了一支進水管或一包特定底砂，得當場折返或改約；客人不知道要先把缸子預定的牆面空出來、不知道養水期間不能馬上養魚，事後因為認知落差被嫌東嫌西。一場本來可以一趟搞定的設缸，因為前置沒做好變成跑兩趟，來回車程、工時、油錢一加，這單利潤就被吃光了。

更麻煩的是這些雜事高度仰賴老師傅的經驗與記性。哪種缸要配哪些設備、底砂要幾公斤、燈具瓦數怎麼抓、報價怎麼算，全在師傅腦袋裡。一旦案子多起來，光是「確認方案、排日期、列清單、寫報價、通知客人」這套前置作業，每單就要花上 40 分鐘到一小時的零碎時間，而且只要漏一項就可能變成現場災難。

這條流程要解決的，就是把「設缸前的所有雜事」標準化、自動化，讓師傅把時間留給真正需要專業的現場工作。

導入後的改變

導入前：客人確認方案後，店員手動查師傅班表、打電話喬時間、憑記憶列材料、用計算機算報價、再個別發訊息提醒。整套流程要 40 至 60 分鐘，且材料漏列、報價算錯、客人沒收到行前須知是家常便飯。漏帶材料導致的二次跑單，每月若發生三到四次，等於白白損失三四趟的人力與車資。

導入後：方案一確認，系統自動排入行事曆、依缸型套出材料清單與報價草稿、寄出行前須知、出發前一天提醒師傅。前置作業時間從近一小時壓到「師傅核對五分鐘」。因材料漏帶造成的折返大幅減少，客人因為事前清楚知道要準備什麼、養水期多久，現場滿意度與好評率明顯提升。粗估每單省下 40 分鐘前置工時、二次跑單從每月三四次降到接近零，旺季一個月就能多消化好幾單。

流程怎麼運作

對照 frontmatter 的五個節點：

1. 觸發：方案確認——客人在預約表單確認設缸方案、或完成下訂（付訂金）時，流程啟動。表單會收集缸型、尺寸、海水/淡水、預算、希望時段與安裝地址。

2. 排定到府——系統讀取師傅的 Google Calendar 班表，比對客人希望的時段，找出可行日期並寫入行事曆，同時把客人地址、聯絡方式一併帶入事件備註。若時段衝突，會列出替代日請店員與客人協調。

3. 產材料清單——AI 文件節點依缸型與尺寸，從預設的設備對照表自動列出該帶的設備、底砂、燈具、過濾系統與耗材，並套用報價公式生成報價草稿。這份清單同時是師傅的「裝車檢查表」與客人的「費用明細」。

4. 寄行前須知——經師傅核對後，系統以 Gmail 或 LINE 寄給客人：到府須知（請預留的空間、用電位置、是否需先清空原缸）、養水期說明（為什麼設好不能馬上放魚）、以及費用明細。

5. 出發前提醒——師傅出發前一日，Slack 自動推播當日行程，包含客人地址、聯絡電話、缸型與材料清單，讓師傅出門前再核對一次裝車。

需要的工具與串接重點

• n8n / Make：流程主幹，負責觸發、條件判斷與串接各服務。
• 預約表單：可用 Google 表單、Tally 或官網表單，重點是欄位要能讓系統判斷缸型、尺寸與時段。
• Google Calendar：師傅班表與到府排程的核心，建議每位師傅一個獨立行事曆方便比對空檔。
• AI 文件節點：負責依缸型套出材料清單與報價，背後要先建好「缸型對應設備與底砂用量」的對照表，AI 只是幫你查表與套公式。
• Gmail / LINE：寄送行前須知與費用明細給客人。
• Slack：師傅端的提醒通知。

串接注意點：材料對照表是這條流程的靈魂，要由資深師傅先把各缸型的標準配置與用量建好，系統的清單才會準。報價公式建議拆成「基礎設缸費＋材料費＋造景費」分項，方便現場追加時調整。更多串接做法見 /automation。

常見錯誤與注意事項

• 報價金額務必人工核對：自動產生的報價是草稿，現場若有特殊地形、加高缸、客製造景等變數，務必由師傅人工調整確認後再寄給客人，不可讓系統自動把報價當成定案訂單。
• 材料規格不可全靠系統：對照表是通則，遇到非標準缸型或客人指定品牌，需師傅人工增刪。
• 現場追加要當面確認：到府後若需追加設備或變更方案，應與客人當面確認金額與項目，不可由系統自動成立追加訂單。
• 養水期與生物安全：行前須知務必把養水期講清楚，避免客人急著放魚造成生物折損，這是專業判斷，AI 只負責把標準說明寄出，不取代師傅的現場判斷。

台灣中小企業情境案例

新北一間以水草造景為主的水族工作室，過去由老闆一人接單、排程、跑現場，旺季時常因為材料漏帶來回奔波。導入這條流程後，客人線上確認方案就自動排進老闆的行事曆並生成材料清單，老闆每單只要花五分鐘核對配置與報價。一個月下來，材料折返從原本的三四次降到零，行前須知讓客人提早清空牆面、預留插座，現場安裝更順。老闆說最大的改變是「終於敢接更多單」，因為前置不再是瓶頸，旺季多接了將近三成的案子，而且因為客人事前清楚流程，五星好評明顯變多。

延伸應用

這條流程可往前接 魚缸諮詢智慧分流流，讓諮詢確認方案後無縫進入排程；往後可接 定期養護排程，設缸完成後自動把客人納入養護名單，創造後續服務收入。材料清單的耗用也能回饋給 缺貨補貨智慧示警流，讓進貨更貼近實際出工需求。報價與規格說明可搭配 產品介紹文撰寫 加速，更多自動化玩法見 /automation。

流程圖

用到的工具

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