設計費分期請款進度自動對帳

🎯 這條流程解決什麼

建築與室內設計事務所的設計費，幾乎都是分期收取——簽約一期、規劃設計一期、施工圖一期、監造再分幾期，一個案子拆成五六筆款項是常態。單看一個案子還算單純，但一間事務所同時在跑十幾、二十個案子時，「哪個案到了該請款的階段、哪一期已經寄了、哪一期業主還沒付」就會變成一團亂麻。

最典型也最痛的狀況有兩種。一是「漏請款」：案子都做到施工圖了，才赫然想起規劃階段那一期當初忙昏頭忘了開單，幾十萬就這樣晾在那裡，事後再去跟業主補請款既尷尬又難收。二是「呆帳沒人追」：請款單寄出去了，業主一拖再拖，但事務所沒有一個固定的人在盯應收帳款，等到發現時已經逾期三個月。整個現金流全靠負責人憑印象與記憶在管，案子一多就破功，負責人每個月為了「錢到底收齊了沒」焦慮到睡不著。

請款這件事本身又繁瑣：要對照合約抓對的分期比例與金額、生成請款單、開立發票、寄付款資訊給業主、之後還要回頭比對銀行入帳確認收到了沒。純人工做，會計每個月光是整理各案請款進度與對帳就要花掉好幾天，還是免不了出錯。這條流程要解決的，就是把「從階段到收款」這條鏈半自動化，讓負責人從「憑記憶追錢」變成「看一張表掌握全局」。

導入後的改變

導入前：請款進度散在合約檔、會計的 Excel 和負責人的腦袋裡，沒有單一可信的全貌。漏請款、晚請款、業主拖款沒人追是常態。會計每月花三到五天整理各案進度與對帳，月底才發現某期沒收到、再回頭追查。現金流的能見度幾乎是零，負責人只能憑感覺判斷「這個月夠不夠週轉」。

導入後：系統依合約分期條件主動偵測可請款期、生成請款單與發票草稿、核可後寄出，並自動比對銀行入帳勾稽，逾期則提醒會計並整理應收週報。漏請款幾乎消失，逾期款項在第一時間就被標記追蹤。會計的對帳工時可從每月三到五天壓縮到一天內，負責人隨時打開一張對帳表就能看到「每個案、每一期、收了沒、還差多少」，現金流第一次變得透明可預測，週轉規劃也能提前做。

流程怎麼運作

對照 frontmatter 的五個節點：

1. 階段偵測——系統依各合約的分期條件（簽約、規劃、設計、施工圖、監造等）與專案目前進度，判斷哪些案子到了可請款的階段。可由專案經理在系統標記「某階段完成」觸發，或以排程定期掃描比對。

2. 請款生成——套用該合約的總金額與該期比例，自動算出本期請款金額，生成請款單與電子發票草稿。所有產出都先進待確認區，絕不自動送出。

3. 通知寄送——負責人與會計核對金額、比例、發票無誤並核可後，系統才透過 Gmail 寄出請款通知與付款資訊（匯款帳號、付款期限）給業主，並留存寄送紀錄。

4. 入帳對帳——匯入或讀取銀行對帳檔後，系統比對入帳明細，自動勾稽「哪一筆入帳對應哪一案的哪一期」，標記已收、部分收、未收，省去人工逐筆核對。

5. 逾期催收——超過付款期限仍未入帳的款項，系統自動提醒會計，並彙整應收帳款週報（各案逾期天數、金額、聯絡窗口），讓催收有依據、不漏追。

需要的工具與串接重點

• n8n / Make：流程主幹，負責階段判斷、條件觸發與串接各服務。
• Google Sheets：合約分期條件、各案請款進度、應收帳款的核心資料庫，建議一案一列、分期一欄，結構清楚才好對帳。
• Gmail：寄送請款通知與付款資訊給業主。
• 電子發票 API：串接發票開立，但僅生成草稿，開立動作須人工確認後執行。
• 銀行對帳檔：入帳明細來源，多數銀行可下載對帳檔（CSV），用備註或金額＋日期做勾稽依據。
• Slack：會計端的逾期提醒與週報通知。

串接注意點：對帳的準確度仰賴「入帳能對應到案」，建議請業主匯款時備註案號或請款單號，否則金額相同的案子容易勾錯，仍需人工複核。合約分期條件要先逐案建好，這是整條流程的基礎。更多串接做法見 /automation。

常見錯誤與注意事項

• 金流與合約必須人工確認：請款金額、分期比例、發票開立、付款條件必須對照合約由會計與負責人人工確認後才可寄出，系統生成的一律是草稿，不可自動對外送出或自動開立發票。
• 財務個資要嚴格保護：銀行對帳明細、業主付款資訊屬敏感財務資料，相關表單務必加密並設定分權限，避免無關人員存取。
• 對帳勾稽要複核：金額相同的款項可能勾錯期別，自動勾稽結果需會計抽核，尤其是部分收款的案子。
• 催收用語須人工審閱：逾期提醒涉及客戶關係，自動催收的措辭應經人工審閱、拿捏分寸，避免傷害長期合作。
• 本流程不取代專業財務與法務判斷，AI 只負責把進度與草稿整理好，決策仍由人把關。

台灣中小企業情境案例

台北一間十餘人的建築師事務所，同時在跑十八個案子，過去請款進度全靠資深會計的一份手工 Excel，負責人常半夜想起「某案監造那期好像還沒請」。導入這條流程後，系統依各合約分期條件主動跳出「可請款」提醒，負責人核對後一鍵核可寄出；銀行對帳檔匯入後自動勾稽，月底再也不用逐筆對。第二個月就抓出兩筆原本被遺忘、合計近五十萬的未請款項，及時補開。會計的對帳工時從每月四天降到半天，負責人說最大的改變是「現金流終於看得見了」，不再靠印象提心吊膽，週轉與發薪都能提前安排。

延伸應用

這條流程可往前接專案進度管理，讓「階段完成」自動觸發請款判斷，減少人工標記；往後可延伸出更完整的財務儀表板，把應收、應付、各案利潤一併視覺化。逾期催收的措辭與請款通知文案，可搭配 /recipes 裡的商務信件配方做出更得體的版本。更多事務所適用的自動化流程可參考 /workflows，或到 /automation 看完整串接思路。

流程圖

用到的工具

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