才藝畫室排課提醒自動化流

🎯 這條流程解決什麼

才藝畫室的課多半是固定週期班：週二的兒童水彩、週四的素描、週六上午的親子陶土，一週下來十幾個班、上百位學員，課表彼此交錯。課務每天最例行也最瑣碎的工作，就是盯著行事曆，逐一用 LINE 私訊家長「明天記得帶孩子來上課」。一個一個複製貼上、改班別、改時段、改課程主題，光是發隔日提醒，一天就要花掉四十分鐘到一小時。

更麻煩的是「例外」。遇到颱風停課、老師臨時調課、把缺的進度排補課，課務得在群組之間切換、確認哪些學員受影響，再手動群發。訊息一多，就容易發漏一個班、把週四的提醒發給週二的家長，或者補課時段同一個老師被重複預約而撞堂。家長抱怨「都沒收到通知」、孩子缺課、補課又喬不攏，最後變成課務在電話這頭一個一個道歉、一個一個重排。

純人工做這件事，一間中型畫室每天大約消耗一名課務一到一個半小時，一個月就是二十多個工時，等於一個人有將近半週的時間都花在「發提醒」這種不該占用人力的重複勞動上。

導入後的改變

導入前：課務每天手動逐班發提醒，平均一天 50 分鐘；遇到停課調課再加 30 到 60 分鐘；每週總有一兩個班因為漏發或發錯而產生客訴；補課因為人工排程撞堂，平均每月要重排五到八次。

導入後：系統每天自動發送隔日提醒，課務只需處理真正的例外狀況（特殊請假、家長個別詢問）。粗估可省下課務約八成的提醒工時，從一天 50 分鐘降到 10 分鐘以內；漏發、發錯班的客訴幾乎歸零；因為系統會比對老師的行事曆，補課撞堂的情況也大幅減少。把省下來的時間換算，等於一間畫室每月多出將近 20 個課務工時，可以投入到招生、親師溝通、作品策展這些真正創造價值的事情上。

流程怎麼運作

這條流程對應 frontmatter 裡的五個節點，逐步說明如下：

1. 讀取課表（📋）：每日固定時間（例如晚上八點）觸發，系統掃描各班的 Google Calendar 行事曆與 Google Sheets 上的學員名冊，比對出「明天要上課」的所有班別與其報名學員，組成隔日提醒名單。

2. 個別提醒（💬）：依每位學員的班別、上課時段與當日課程主題，套用客製化訊息範本，透過 LINE Notify 或 Gmail 個別發送。家長收到的不是制式群發，而是「小明，明天（週四）下午 4:00 兒童素描班，主題是靜物寫生，記得帶素描本喔」這種帶有具體資訊的提醒。

3. 異動通知（🔁）：當課表在 Google Calendar 上被異動（停課、調課、新增補課），系統偵測到變更，自動找出受影響的學員，推播異動訊息，不必課務手動圈人群發。

4. 請假回收（📥）：家長回覆請假後，系統登記到名冊，並依該學員班別自動比對未來有空位的同主題時段，回提「可補課時段」供家長選擇，把請假與補課接成一條線。

5. 出席彙整（📊）：課後彙整當日出席與請假名單，更新每位學員的上課紀錄與剩餘堂數，這份紀錄會成為續報關懷與作品展示的資料來源。

需要的工具與串接重點

• 平台（n8n / Make）：建議用每日定時觸發器跑提醒主流程，另設一個監聽行事曆變更的觸發器跑異動通知。兩條流程共用同一份學員名冊。
• Google Calendar：各班開成獨立行事曆或用一致的事件命名規則（如「素描班-週四-1600」），方便系統解析班別與時段。
• Google Sheets：當作學員名冊與出席資料庫，欄位至少包含學員姓名、家長聯絡方式、班別、剩餘堂數、出席紀錄。
• LINE Notify / Gmail：負責實際發送。串接重點是把訊息範本參數化，讓班別、時段、主題能動態帶入，避免硬寫死。
• 串接注意：行事曆與名冊的「班別」欄位命名要完全一致，否則系統比對不到人；發送節點要加上失敗重試與發送紀錄，方便事後查核。

常見錯誤與注意事項

• 請假與補課的權益判斷需人工確認：若請假補課涉及課時扣抵、退費或合約權益，自動化僅負責「通知與登記」，最終扣堂、退費仍應依畫室規定由課務人工確認後處理，AI 不取代課務的權益判斷。
• 個資保護：學員聯絡資料屬個人資料，群發時務必採「個別發送」而非把所有家長拉進同一群組或副本，避免互相揭露其他家長的資訊。
• 訊息範本要定期檢查：課程主題、老師異動若沒同步到範本，會發出錯誤資訊，建議每月校對一次。
• 避免過度提醒：同一天不要重複推播，並提供家長關閉提醒的選項，維持訊息品質。

台灣中小企業情境案例

台中一間以兒童美術為主的畫室「彩繪森林」，有六個固定班、約 90 位學員，原本由一位課務老師每天晚上手動發提醒，平均花 50 分鐘，遇到調補課還要再加班。導入這條流程後，隔日提醒全自動發送，課務每天只需花不到 10 分鐘檢查例外。一個學期下來，因「沒收到通知」產生的家長抱怨從每月五六件降到趨近於零，補課撞堂幾乎不再發生。課務老師把省下的時間拿去經營體驗課招生與親師聯繫，當學期的續報率比前一學期提升了約一成。

延伸應用

這條流程的出席與剩餘堂數資料，可以直接接續到續報關懷流程，當某位學員連續缺課或剩餘堂數見底時自動觸發關懷。也能擴充成「作品上傳提醒」，課後請老師上傳學員當日作品，自動整理成個人成長相簿給家長。進一步可串接到 /automation 的排程與通知設定，把暑期密集班、檔期活動的提醒一起納入管理。想把出席資料接續到續報關懷或作品展示，可串接本站 /workflows 的其他畫室流程，或到 /recipes 找通知訊息與課程公告的生成食譜。

⚠️ 提醒：請假與補課若涉及課時扣抵、退費或合約權益，仍應依畫室規定由人工確認後處理，自動化僅負責通知與登記，不取代課務的權益判斷。學員聯絡資料屬個人資料，群發時應避免互相揭露其他家長資訊。

流程圖

用到的工具

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