酒吧酒水庫存盤點預警與叫貨建議單生成流程

🎯 這條流程解決什麼

酒吧的庫存管理，是一場兩頭都會踩雷的平衡遊戲。一頭是缺貨：招牌調酒的基酒臨時見底，客人興沖沖點了卻被告知「不好意思這款今天沒了」，當下流失的不只一杯的營收，更是這位客人對店的信任；另一頭是囤貨：冷門酒款進太多，葡萄酒、開瓶後的利口酒、香艾酒放久風味跑掉甚至過期，等於把現金鎖死在貨架上，還佔倉儲。

問題的根源在於——多數餐酒館的庫存盤點還停在「人工＋憑感覺」。吧檯主管打烊後拿著手機對著酒櫃一支支數，數完抄進試算表，再憑印象判斷哪支該叫貨；忙的時候乾脆跳過，等到客人點不到了才驚覺斷貨。一支基酒從發現見底到供應商送到，往往要 3 到 7 天交期，這幾天的招牌調酒就只能停賣。

而每天人工盤點全店數十支酒款，認真做要 30 到 45 分鐘，做了還未必準（free pour 的手抖、試酒、損耗都沒記）。這條流程的價值，就是讓系統在每天打烊後依「賣出去的調酒」自動反推「用掉的酒」，更新即時庫存、預估見底日、提前預警、再依交期生成叫貨建議單。該補的提早補、不該囤的不盲叫，把人從每晚數酒櫃的苦差事裡解放出來。

導入後的改變

導入前，庫存是「黑箱」——主管腦中大概知道哪些快沒了，但沒有準確數字，叫貨靠經驗值，多叫少叫全憑手感。結果就是熱門基酒三不五時斷貨、停賣招牌調酒；冷門酒款卻積壓半年，過期報損時才心痛。每晚還要花半小時手動盤點，做了也常因損耗沒記而對不上帳。

導入後，每日打烊後系統自動依當天賣出的調酒與酒單配方反推耗用、更新庫存，主管隔天一早就收到「快見底清單」與分供應商的叫貨建議單，只要覆核數量就能下單。具體效益：人工盤點時間從每晚 30 到 45 分鐘降到幾乎為零（只剩定期實體抽盤校正）；因斷貨被迫停賣招牌調酒的情況大幅減少，留住的是直接的營收與口碑；過期報損也因「不該囤的不盲叫」而下降，一間中型餐酒館每月通常能省下數千元的呆滯與報損成本，現金不再卡在貨架上。庫存從憑感覺，變成看得見、能預測。

流程怎麼運作

這條流程對應 frontmatter 裡的四個節點，環環相扣：

1. 耗用計算（🍶）：每日打烊後，系統從 POS 抓出當天賣出的每一杯調酒與酒款，對照酒單配方表（每杯用了哪支酒、幾 ml），反推出各支酒款當日的實際耗用量，自動更新庫存試算表裡的即時數字，不必再一支支手動數。

2. 低量預警（⚠️）：把更新後的庫存比對每支酒款的安全庫存水位與該供應商的交期，AI 預估各品的「預計見底日」，提前推播一份「快斷貨酒款清單」給吧檯主管，讓人在斷貨前就知道、而不是斷貨後才補。

3. 叫貨建議（🧮）：依近期平均用量、剩餘庫存與供應商交期，產出每支酒款的「建議叫貨數量」草案，並把近期排定的主題夜備貨需求一併納入，避免活動當晚熱門酒款不夠用。

4. 叫貨單草稿（📋）：把建議依供應商分類，整理成一張張可直接下單的叫貨建議單，每項附上現有庫存與近期銷量，讓採購快速覆核、調整後即可下單，省去自己翻資料湊單的功夫。

需要的工具與串接重點

• 平台（n8n / Make）：用 Cron 設「每日打烊後」觸發主流程，另設「庫存低於安全水位」的事件入口，讓臨界品項能即時補推預警。
• POS 銷售資料：耗用反推的源頭，串接重點是能逐筆取得「賣出的品項與數量」。若 POS 僅有調酒成品銷量，就靠配方表拆解到基酒。
• 酒單配方表：流程的「翻譯機」，必須維護每杯調酒對應的用酒與用量（ml）。配方一改就要同步更新，否則反推會失準。
• 庫存試算表：存放即時庫存、安全水位、供應商與交期。建議每支酒款都標好「供應商」與「交期天數」，叫貨建議才算得準。
• AI 用量預估：負責依歷史用量預測見底日與建議叫貨量，建議讓它輸出「保守／一般」兩個版本供採購選。
• Line 官方帳號：把預警與叫貨單草稿推給主管／採購，串接重點是只推給內部相關人員，不要外流庫存數字。

常見錯誤與注意事項

• 反推量是參考值，不能完全取代實盤：AI 依配方反推的耗用量會受 free pour 手法、試酒、灑漏與損耗影響，與實際必有誤差。下單前須由吧檯主管或採購人工盤點關鍵酒款確認，並定期（如每週）做一次實體抽盤校正系統庫存。
• 採購金額要走核決簽核：涉及金額的叫貨，請依內部核決權限完成簽核後再下單，別讓自動產生的建議單直接變成訂單，避免採購超出資金與倉儲負荷。
• 菸酒法規與憑證：酒類進貨須留意菸酒管理相關法規與進貨憑證的保存，採購對象須為合法供應商，這部分由採購人員把關，AI 不取代法遵判斷。
• 配方未更新導致全盤失準：換酒單、改配方卻忘了更新配方表，是最常見的系統性錯誤。建議把「改配方同步改配方表」列為標準作業。

台灣中小企業情境案例

新竹一間以特調威士忌調酒聞名的餐酒館「燻木 Whisky Bar」，過去吧檯主管每晚打烊後要花約 40 分鐘盤點七十多支酒，經常因忙而漏盤，招牌用的某支單一麥芽三個月內斷貨兩次，當晚被迫停賣主力調酒，損失難以估算；同時又囤了一批客人不買單的利口酒，半年後過期報損近萬元。

導入這條流程後，系統每晚自動依當天賣出的調酒反推用酒、更新庫存，主管隔天收到快見底清單與分供應商的叫貨建議單。三個月觀察下來，招牌基酒再沒因疏忽斷貨，過期報損降到趨近於零，每晚省下的 40 分鐘讓主管能專心帶吧檯。主管最有感的是「以前是沒了才知道，現在是還沒沒就提醒我」，叫貨從救火變成了從容備料。

延伸應用

• 活動備貨自動連動：把主題夜的預估來客與特調需求接進來，活動前自動加碼建議備貨量，避免大場次當晚缺料。
• 成本與毛利監控：在反推耗用的基礎上算出每杯調酒的實際酒成本，揪出 free pour 過量或損耗異常的時段與品項。
• 供應商比價輔助：把同一支酒不同供應商的報價納入，叫貨建議時自動標示較優方案，長期壓低進貨成本。
• 多分店調撥：連鎖餐酒館可在某店積壓、某店缺貨時，先建議內部調撥再對外叫貨，整體降低庫存水位。

可搭配 活動之夜公告流程 為主題夜預估備貨量，或接續 線上訂位管理流程 依預期來客調整安全庫存。更多庫存管理做法見 食譜庫，想看更多餐飲營運自動化點子可逛 工作流總覽，初次導入則建議先讀 自動化入門。

💡 使用提醒：AI 依配方反推的耗用量與叫貨建議僅為參考，實際會受 free pour 手法、損耗與試酒等因素影響，下單前須由吧檯主管或採購人工盤點確認。涉及採購金額的叫貨，請依內部核決權限完成簽核後再下單，並留意酒類進貨憑證與菸酒相關法規，避免採購超出資金與倉儲負荷。

流程圖

用到的工具

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