零件低庫存叫貨提醒

🎯 這條流程解決什麼

零件耗材是單車店維修與組車的命脈。鏈條、煞車來令片、內外胎、變速線、剎車油、補胎片——這些看似不起眼的小料，缺任何一樣，客人的車就可能卡在店裡動不了。最常見的場景是：客人臨時牽車來換來令片，技師翻遍抽屜才發現剛好用完，臨時叫貨又要等供應商兩三天到貨，客人空等、抱怨，門市信譽默默受損；而這類缺料往往不是因為賣得好，純粹是因為沒人盯著庫存。

傳統做法是靠技師的印象管庫存：「好像快沒了」「上次補過了吧」，盤點全憑記憶。結果不是用到見底才驚覺缺貨、急call供應商，就是反過來怕缺貨而盲目囤貨，把資金壓在冷門規格的料上，現金流被綁死、倉庫塞滿賣不動的東西。要靠人工每天認真盤點上百個品項、算誰快見底、依供應商整理叫貨單，根本沒有門市做得到——這是一件重複、瑣碎、又絕不能漏的工作，正是自動化最該接手的部分。這條流程讓庫存有人（系統）每天替你盯著。更多庫存與採購的自動化範本，可參考 /recipes。

導入後的改變

導入前，缺料是突襲式的：要嘛客人上門才發現沒貨、急單加價又延誤工期，要嘛為了保險過度囤貨、把現金壓在用不到的料上。倉管全靠人腦，盤點不準、叫貨沒依據，旺季更是手忙腳亂。一次缺料造成的損失，往往不只是那筆生意，還包括客人因此流失的後續保養與口碑。

導入後，系統每天自動掃描全品項庫存，把低於安全量的料挑出來、依供應商分組、算好建議叫貨量，整理成可直接核對的叫貨草稿推給採購。原本要靠人工花一兩小時翻表盤點的工作，壓縮到採購只需花幾分鐘審核草稿。實際效益有兩面：一是大幅減少「缺料停工、急單延誤」的次數，導入後因缺料造成的等待與客訴可顯著下降；二是讓備貨更精準，安全庫存設得恰當就不必盲目囤貨，能釋放壓在冷門料上的資金。庫存週轉變健康，門市同時省下缺料的損失與囤貨的成本。把料況與服務需求串成一條自動化供應鏈的整體思路，可延伸閱讀 /automation。

流程怎麼運作

流程對應 frontmatter 的五個節點，每天自動完成一輪庫存把關：

「庫存掃描」：每日由排程觸發，讀取 Google Sheets 或 Notion 裡的零件耗材庫存表，逐一比對各品項的目前數量與預設的安全庫存量。安全庫存量是依平均消耗速度與補貨前置時間預先設定的門檻。

「低量判斷」：篩出所有低於安全量的品項，依供應商分組（同一家供應商的料集中一起叫，省運費也省溝通），並依「安全量、目前量、補貨前置期」計算每項的建議叫貨數量，避免叫太少很快又缺、叫太多又囤貨。

「叫貨草稿」：依供應商各自產生一份叫貨清單草稿，每項附上品項名稱、規格、建議數量與上次進價，方便採購快速核對與議價。這一步只產草稿，不直接下單。

「採購通知」：把整理好的叫貨清單透過 Gmail、LINE Notify 或 Slack 推送給採購負責人，明確標示待確認的品項與預估總金額，提醒人工把關。

「進貨回沖」：採購確認下單後，在系統標記「在途」；到貨點收後更新庫存數量、標記「已收」，庫存表回到最新狀態，下一輪掃描就以新數據判斷。完整流程地圖可在 /workflows 對照其他門市流程一起規劃。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 皆可，這條流程以每日排程為核心、邏輯清楚，適合作為倉管自動化的起步。Google Sheets 或 Notion 當庫存資料庫（Notion 適合需要多人協作與視覺化看板的門市）；Gmail 寄送正式叫貨草稿，LINE Notify 做即時提醒，Slack 則適合有多人採購團隊、需要在頻道內討論確認的情境。

串接重點：第一，安全庫存量要依實際消耗與供應商前置期分品項設定，熱門耗材（內胎、來令片）門檻設高一點、冷門規格設低，不能全部一個數字；第二，庫存表的更新紀律是成敗關鍵——每次出料、進料都要即時登錄，否則系統算出的「目前量」失準，叫貨建議跟著錯；第三，依供應商分組時要維護「品項對應供應商」的對照表，並考慮各供應商的最小訂購量；第四，叫貨草稿一定要設「待採購確認」關卡，流程不可自動下單。

常見錯誤與注意事項

最重要的紅線是金流與下單：建議叫貨量僅依歷史數據估算，實際下單前務必由採購人工確認供應商當前報價、最小訂購量（MOQ）、交期與帳款條件。涉及金流的下單與付款動作，系統不應自動執行，必須由負責人核可後手動送出並留存單據。AI 可以算出「大概要補多少」，但議價、確認規格、決定要不要趁折扣多進，這些仍是人的職責。

其次，零件規格極易出錯——同樣是來令片，不同煞車系統規格完全不同；同樣是內胎，輪徑與氣嘴規格不能混。叫貨草稿務必載明完整規格，採購確認時要逐項核對，叫錯規格的料退換貨曠日廢時。第三，庫存資料若沒即時更新，整套判斷就會失真，這是最常見也最致命的問題，務必建立出入庫即時登錄的習慣。第四，避免系統因資料延遲而重複示警同一品項，要設去重與「已開立採購單」的狀態標記。

台灣中小企業情境案例

新北一間中型單車門市，三位技師、一位身兼採購的店長。導入前，庫存全靠技師印象，旺季常常做到一半發現某規格內胎用完，急call供應商隔天才到，客人的車只能晾著、隔日再來，光是這類缺料造成的延誤每月就有好幾起，客訴與重工讓店長很頭痛；同時倉庫又堆著一批當初怕缺貨多進、結果半年沒動的冷門規格碟盤。導入這條流程後，系統每天自動盤點、依供應商整理好叫貨草稿推到店長的 LINE，店長每天花幾分鐘審核確認下單即可。三個月後，因缺料造成的停工與客訴幾乎歸零，店長也依系統的消耗數據重新調整了安全庫存，把壓在冷門料上的資金釋放出來週轉，而整套流程當初只花了半小時建好。

延伸應用

這條流程能延伸成完整的供應鏈自動化。可以與「客製組車」流程連動，當客製專案確認、進入到料階段時，自動把該案缺的零件併入叫貨清單；可以串「保養提醒」，當系統預測未來一段時間將有大量車友的鏈條、來令片到期，提前拉高對應耗材的安全庫存、預先備料；也可以累積進出貨數據，分析各品項的真實週轉率，定期回頭優化安全庫存門檻與供應商選擇。進階一點，可加入「淡旺季係數」，依季節自動調整備貨量。想把庫存、採購、服務需求串成一個會自我調節的門市自動化生態，建議從 /automation 的整體思路著手，並到 /workflows 與 /recipes 挑選可串接的範本。

提醒：建議叫貨量僅依歷史數據估算，實際下單前務必由採購人工確認供應商價格、最小訂購量與帳款條件。涉及金流的下單與付款動作，系統不應自動執行，需由負責人核可後手動送出。

流程圖

用到的工具

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