桌遊店包場預約自動化流

🎯 這條流程解決什麼

包場是桌遊店單場收入最高的業務之一。一場生日趴、公司團建、社團聚會包下半場甚至整店，客單往往是散客的好幾倍。但偏偏包場預約的進線管道最亂：有人從 LINE 私訊問、有人打電話、有人在 IG 留言、還有人直接到店問下週六晚上有沒有空。店員忙著帶團、結帳、出餐時，這些零散的詢問很容易處理不過來。

最常見的三種災難是撞場、重複收訂、忘了回覆。撞場是同一個時段不小心答應了兩組客人，到現場才發現桌數與空間不夠，當場得罪人；重複收訂是訂金收了卻沒登記清楚，對帳時一團亂；忘了回覆則是詢問淹沒在訊息海裡，等想起來客人早已轉訂別家。任何一種發生，賠掉的不只是這一筆生意，還有店家辛苦累積的口碑。

純人工處理一筆包場詢問，從查行事曆有沒有空、回覆預估可行性、報價、提供匯款資訊、確認訂金、登記訂位到行前提醒，零碎時間加起來往往要 20 至 30 分鐘，且高度依賴店員當下沒在忙。假日尖峰時段，光是包場詢問的回覆延遲，就足以流失好幾組高價值客人。

導入後的改變

導入前： 包場詢問從多個管道分散進來，店員忙時無暇回覆；行事曆要人工翻查、容易撞場；訂金收款與訂位登記分離，對帳混亂；行前沒有系統化提醒，當天人數與抵達時間常有落差。

導入後： 所有包場申請統一收進表單，AI 自動比對行事曆與容量判斷能否承接，即時回覆預估可行性；訂金匯款資訊自動生成、由店員核帳後鎖定；確認後一鍵寫入行事曆與訂位表；行前一天自動提醒。

合理的效益估算：每筆包場的協調與回覆時間，可從 20 至 30 分鐘壓到店員只需 5 分鐘核對與確認，省下約七成的行政工時；撞場與漏回覆這類「賠口碑」的失誤可大幅趨近於零；行前提醒則能減少當天人數臨時變動造成的備桌浪費。對假日包場需求旺的店家，等於把店長從訊息海裡解放出來，專心顧現場體驗。

流程怎麼運作

1. 觸發：包場申請（📥）：顧客填寫 Google 表單，填入想包場的日期、人數、時段與特殊需求（餐飲、佈置、指定遊戲），送出即啟動流程並寫入 Google Sheet 訂位清單。
2. 檢查可用時段（🧠）：AI 判讀節點比對 Google 行事曆既有訂位與店內最大容量，判斷該時段是否撞場、桌數人數是否超出負荷，並回傳「可承接／需調整／已滿」的初步判定。
3. 訂金提醒（💳）：對可承接的申請，系統生成含金額與匯款帳號的訂金資訊草稿，明確提示「需由店員人工確認入帳後才鎖定時段」，避免自動誤判佔位。
4. 寫入行事曆建檔（🗓️）：店員確認收款後，包場正式寫入 Google 行事曆並更新訂位表，標記人數、時段、聯絡人與特殊需求，現場排班一目了然。
5. 確認與行前通知（🔔）：透過 LINE Notify 或 Gmail 發送確認訊息給顧客，並於活動前一天自動提醒人數、抵達時間與注意事項，降低當天落差。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 接收 Google 表單送出。Google Sheet 作為訂位主檔，建議欄位包含「日期、時段、人數、聯絡人、訂金狀態、特殊需求、建檔狀態」，方便回頭分析熱門時段與客群。AI 判讀節點負責容量與撞場判斷，串接時要先把店內桌數、最大人數、各時段營業規則餵清楚，判定才準。Google 行事曆是撞場比對的依據，務必讓所有訂位都進同一本行事曆，避免有漏網的口頭訂位造成誤判。LINE Notify 適合即時通知顧客與店員，Gmail 則用於較正式的包場確認信。串接最關鍵的一環是「訂金鎖定」要卡在人工確認之後，自動化只生成資訊、不認定收款。

常見錯誤與注意事項

• 訂金金流務必人工確認。 AI 只負責產生匯款資訊與比對紀錄，是否實際收到款項、是否鎖定時段，請由店員核對銀行入帳後手動確認，避免自動化誤判造成超收或佔位。
• 口頭訂位要補登。 若有電話或現場口頭答應的訂位沒進行事曆，AI 容量判斷會失準而撞場，務必要求所有訂位統一登錄。
• 特殊需求需人工評估。 無障礙需求、餐飲、含酒精場次、未成年場次等，系統可標記但不能代替店家判斷是否承接，須由人員確認可行性與法規限制。
• 個資妥善保管。 顧客填寫的聯絡方式屬個人資料，請僅用於本次預約聯繫並妥善保存，不轉作他用、不外流。
• 退訂與改期規則要寫清楚。 訂金退費條件建議在表單與確認訊息中明示，避免日後爭議。

台灣中小企業情境案例

台北一間複合式桌遊店，假日包場詢問經常透過 LINE、電話、IG 三路湧入，店長過去最常踩的雷就是答應了卻沒登記、或同一晚不小心收了兩組客人。導入這條流程後，包場一律走表單，AI 即時回覆當週六晚場「尚有一組空檔」，訂金確認後自動建檔，行前一天自動提醒人數。兩個月內，包場撞場與漏回覆的失誤歸零，假日包場成交數成長約三成，店長也終於不必在帶團空檔還盯著手機回訊息，現場帶團體驗明顯變好。

延伸應用

這條流程可往多方向擴充：可在包場結束後自動發送滿意度問卷與下次優惠，沉澱回購名單；可串接 社群貼文撰寫 配方，把熱門包場主題轉成宣傳素材；也能與 桌遊店活動公告自動化流 接力，把固定檔期的主題包場做成公開揪團活動。若要把訂位、收款、提醒、會員回流整套串起來，/automation 有更多適合桌遊店的營運自動化情境可參考。

流程圖

用到的工具

更多「零售商店」工作流

瀏覽全部工作流藍圖 → 自動化工作流中心 → AI Skills 食譜庫 →