桌遊店活動公告自動化流

🎯 這條流程解決什麼

桌遊店一年到頭活動不斷：試玩會、店內賽、主題夜、新品開團、節慶派對。每一場都要宣傳，但宣傳本身就是一件吃時間的苦差事。同一個活動，貼到 Facebook 要寫得完整、附報名連結；發到 Instagram 要短句加標籤、配一張吸睛圖卡；推到 LINE 官方帳號又得改成簡潔的推播口吻。光是把一份活動資訊改寫成三種平台的版本、排好各自的發文時間、再開一張報名表單，小編一個下午就沒了。

更現實的問題是「不穩定」。生意一忙，宣傳就被擠掉，活動臨到前幾天才匆忙發文，曝光不足、報名冷清，惡性循環下店家慢慢覺得「辦活動沒人來」，其實是宣傳沒做到位。還有資訊出錯的風險：時間打錯、價格寫舊、名額標反，發出去之後才被客人抓包，得手忙腳亂刪文重發，傷的是專業形象。

純人工跑一場活動的宣傳，從構思文案、改寫三平台版本、製圖、開報名表、排程發佈到活動前提醒，往往要花掉 2 到 3 小時。一個月若辦五場活動，光宣傳就吃掉小編十幾個小時，且品質隨忙碌程度起伏不定。

導入後的改變

導入前： 每場活動的文案都從零手寫、逐一改寫三平台版本；製圖與開表單分散作業；忙起來宣傳被擠掉、臨時趕工；資訊容易出錯、發佈時間不穩定，曝光與報名成效全憑運氣。

導入後： 店家只要登記一次活動資訊（主題、時間、名額），AI 自動產出 FB、IG、LINE 各自合適的文案與圖卡重點、建好報名連結並設定名額上限，再依排程定時跨平台發佈、安排活動前提醒貼文，名額快滿時通知店員調整。

合理的效益估算：單場活動的宣傳製作時間，可從 2 至 3 小時壓到店員只需 20 至 30 分鐘審稿與微調，省下約八成的文案工時；穩定的排程發佈讓每場活動都有完整曝光節奏，漏發、臨時趕工的情況趨近於零；報名數據累積後更能看出哪類活動最快額滿，讓檔期規劃從憑感覺變成有依據。

流程怎麼運作

1. 觸發：新活動登記（📥）：在 Google 行事曆或表單新增一場活動，填入主題、時間、名額、費用等基本資訊，即啟動流程。
2. 生成多平台文案（🧠）：AI 文案節點依各平台調性產出對應草稿——Facebook 完整資訊版、Instagram 短句標籤版、LINE 簡潔推播版，並附上圖卡的重點文字建議。
3. 建立報名連結（🔗）：自動產生報名表單，設定名額上限與報名截止時間，連結回填到各平台文案中，方便客人一鍵報名。
4. 定時排程發佈（⏰）：依預先設定的時間跨平台發佈公告，並自動安排活動前一兩天的提醒貼文，維持宣傳節奏。
5. 追蹤名額回報（🔔）：持續監看報名數，當額滿或接近滿額時通知店員，由人工確認是否加開、候補或調整名額。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make，以 Google 行事曆新增事件或表單登記作為觸發。AI 文案節點是核心，串接時建議在提示中明確指定店家語氣、必含資訊（時間、地點、費用、報名方式）與各平台字數風格，產出才到位。Facebook 與 Instagram 透過官方 API 或排程工具發佈，LINE 官方帳號用於推播給既有客群。報名表單可用 Google 表單，名額與截止時間要與文案資訊一致。串接的關鍵是「審稿閘門」：所有 AI 草稿在正式發佈前，務必經過店員逐項核對，自動化負責產製與排程，最終把關仍在人。

常見錯誤與注意事項

• 發佈前務必人工核對關鍵資訊。 AI 生成的公告可能在時間、價格、名額等關鍵資訊上出錯，正式發佈前務必由店員逐項核對，避免錯誤資訊造成客訴與刪文重發。
• 收費活動的金流與退費以人工為準。 涉及預收報名費的活動，金流處理與退費規則請由人工確認，不由系統自動處理收款。
• 平台規則要遵守。 各社群平台對發文頻率、連結、標籤有不同規範，自動排程時注意避免被判定為灌水或違規。
• 個資妥善保管。 報名者填寫的姓名與聯絡方式屬個人資料，請僅用於本活動聯繫並妥善保存，不轉作他用。
• 圖卡仍需店家定調。 AI 提供的是圖卡重點文字建議，實際視覺與品牌調性仍建議由店家確認，避免風格走鐘。

台灣中小企業情境案例

新竹一間社區型桌遊店，過去活動宣傳全靠店長一人在打烊後手寫，常常 IG 忘了發、報名表臨時才開，主題夜經常開場前一天還沒幾個人報名。導入這條流程後，店長只要在行事曆登記活動，AI 自動把公告改寫成三平台版本、開好報名表並排程發佈，活動前自動提醒。兩個月後，每場活動的平均報名數成長約四成，主題夜幾乎場場接近滿座，店長省下大量打烊後的加班時間，也能從累積的報名數據看出「合作對戰類」最受歡迎，據此把同類活動排進固定檔期。

延伸應用

這條流程可往前後延伸：往前可與 桌遊店揪團開團媒合流 串接，把熱門的私人團轉成對外公開活動；往後可在活動結束後自動發送回饋問卷與下次活動預告，並把參與名單接進 桌遊店會員回流經營流 做精準再行銷。文案靈感與不同活動類型的寫法可參考 /recipes 的活動宣傳配方。若想把活動企劃、報名、提醒、結算到回流整條鏈一次自動化，/automation 有更多適合桌遊店行銷的應用情境。

流程圖

用到的工具

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