節慶肉品預購大單管理

🎯 這條流程解決什麼

中秋烤肉、過年年菜，是肉舖一整年裡營收最集中、也最容易出包的兩個檔期。平常一天幾十筆的散客生意，到了節慶會在短短一兩週內湧進上百、甚至上千筆預購單。問題不是訂單多，而是這些訂單全靠人工在 LINE、電話、紙本訂單之間流轉，根本對不齊。

最常見的災難有三種。第一是超賣：店主沒有即時加總，明明霜降牛肉的冷藏量只夠 80 份，卻收了 120 份的單，到出貨前一週才發現量對不上，只能一個個打電話道歉、退訂金，賠了錢還傷商譽。第二是取貨日爆量：大家都想中秋節前一天拿貨，結果取貨日全擠在同一天，現場排到馬路上，分裝、結帳、核對訂單全卡死，出錯機率飆高。第三是備貨節奏抓不準：不知道哪天該進多少貨、該分裝多少份，要嘛進太多放到不新鮮，要嘛進太少臨時補不到。

如果靠純人工管理一個節慶檔期，店主光是每天手動加總各品項數量、核對取貨日、回覆顧客確認，平均要耗掉 2 到 3 小時，連續兩週就是 30 小時以上的隱形人力，而且超賣與漏單造成的退款、客訴損失，往往比人力成本更痛。

導入後的改變

導入前： 訂單散在 LINE 和紙本，靠手抄加總；常超賣、取貨日爆量；店主每天花 2 至 3 小時對單，仍可能在出貨前才發現量不對；漏單、退訂金時有發生。

導入後： 顧客線上下單即時累計，逼近上限自動暫停接單，從源頭杜絕超賣；AI 依取貨日把備貨拆成分批時程，取貨人潮被分流到不同時段。店主只要盯一張即時更新的統計表。可預期對單與統計工時下降約 7 成，整個檔期約省下 20 小時以上人力；超賣與漏單事故大幅減少，訂金退款與客訴明顯下降，取貨現場壅塞也獲得緩解。最實際的效益是：店主終於能在檔期前就掌握「要進多少、哪天分裝、哪天出多少」，把生鮮損耗壓到最低。

流程怎麼運作

1. 開放預購（🎉） — 節慶檔期上架限量組合（如烤肉豪華組、年菜肉品盤），顧客在線上表單填品項、數量、希望取貨日與聯絡方式，表單送出即觸發 Webhook。
2. 即時統計（📊） — 系統自動累計各品項的累積預購量，寫進 Google Sheets。當某品項逼近店主設定的限量上限，自動標記並可暫停該品項接單，避免超賣。
3. 排定備貨（🤖） — AI 需求彙整節點依「取貨日 × 各品項總量」反推備貨時程，把進貨與分裝拆成分批排程，例如哪天進牛肉、哪天分裝、哪天冷藏待出，讓備貨不擠在一天。
4. 取貨排程（📅） — 把每筆取貨日與時段寫入 Google 日曆，自動分流人潮，並透過 LINE Notify 提前通知顧客取貨時段，減少現場排隊。
5. 人工確認（✋） — 店主最後核定預購上限、訂金收取規則與最終出貨清單，AI 排程僅供參考，實際拍板由店主決定。

需要的工具與串接重點

• 平台（n8n / Make）： 用 Webhook 接表單、用排程做每日彙整，n8n 自架較能掌控顧客個資。
• 線上預購表單： 可用 Google 表單或 LINE 表單，欄位設計要含品項、數量、取貨日、時段、聯絡方式，並做基本必填驗證。
• Google Sheets： 核心統計後台，用公式或節點即時加總各品項，並設定接近上限的警示標記。
• AI 需求彙整： 負責把雜亂訂單轉成「備貨時程表」，prompt 要餵入各品項保存天數與冷藏容量限制，排程才合理。
• LINE Notify： 取貨時段通知與接近上限提醒的出口。
• Google 日曆： 把取貨日視覺化，分流人潮一目了然。

串接重點：限量上限一定要可由店主隨時手動調整；接近上限的暫停接單要做成「軟性提醒＋人工確認」，避免系統誤判把還能收的單擋掉。

常見錯誤與注意事項

• 金流與訂金需人工把關。 節慶大單常涉及訂金與大額交易，訂金收取、退訂條款與退款處理務必由店主依約定與消費者保護相關規範人工確認，AI 不取代金流判斷。
• 食安與冷藏量是硬限制。 AI 排出的備貨時程是參考值，實際冷藏空間、生鮮保存天數與備貨能力，務必由店主依現場條件把關，AI 不取代食材保存的專業判斷。 寧可保守設限，也不要為了多接單而塞爆冷藏櫃。
• 超賣防線要雙保險。 系統暫停接單之外，店主每天仍應人工掃一次接近上限的品項，避免並發下單瞬間超收。
• 個資留意。 顧客聯絡方式與訂單屬個人資料，蒐集與通知須取得同意並妥善保存，檔期結束後依規範處理。

台灣中小企業情境案例

新北一家社區肉舖，過去每逢中秋就是店主夫妻的惡夢，烤肉組合靠 LINE 接單，太太抄、先生算，常常半夜還在對訂單，前年甚至因為霜降牛超賣，節前兩天打了二十幾通道歉電話退訂。導入這條流程後，預購全走線上表單，霜降牛收滿 80 份系統就自動標記暫停，AI 把備貨拆成「節前第三天進貨、第二天分裝、前一天冷藏待出」三批，取貨時段也分流到上午、下午、傍晚三段。今年中秋接單量比去年多三成，卻零超賣、零退訂，取貨現場再也沒排到馬路上，店主太太說終於能好好過個中秋。

延伸應用

這條流程可以擴充成全年檔期引擎：把中秋模板複製給端午、過年、母親節，只換組合與上限；接一層「老客優先預購」，讓會員提前一天開放搶限量；把每年各品項的接單曲線存下來，明年自動建議合理的限量上限與備貨量。想串平日進貨與會員回購，可參考 /workflows 其他肉舖流程、到 /recipes 找節慶營運食譜，或從 /automation 了解如何把表單、統計與通知整合成一條無人值守的自動化流程。

流程圖

用到的工具

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