咖啡廳食材叫貨自動提醒流

🎯 這條流程解決什麼

對一間每天現沖、現做的咖啡廳，最尷尬的時刻莫過於——尖峰時段才發現鮮奶只剩半罐、外帶杯只剩一條。臨時補貨不但要派人衝量販店，買到的成本比跟供應商叫貨貴上一截，急單還不一定當天到。咖啡豆、鮮奶、各式糖漿、燕麥奶、外帶杯、杯蓋、封膜、吸管，這些品項用量快、保鮮期又不一，全靠吧檯憑印象記「好像快沒了」，漏掉是常態。

傳統作法是店長或吧檯主管固定盤點，但人工盤點很吃紀律：忙起來就跳過，盤了又常少算正在用的那一箱，或忘了週末用量會暴增。一間日出杯量兩三百杯的咖啡廳，光是每天巡庫存、估各品項要不要補、分別打給三四家供應商，店長平均要花 30 到 45 分鐘，一週累積 3 到 5 小時，而且這是最容易被現場雜事打斷、最容易出錯的工作。一旦斷貨，輕則某款飲品當天停售、損失營收，重則趕客、傷品牌。

這條流程讓系統依庫存與每日用量自動抓出低水位食材、按供應商分組彙整叫貨清單、並起草下單訊息，把補貨從「臨時救火」變成「提前部署」，同時避免為了保險而過量囤貨造成的浪費與占用現金。

導入後的改變

導入前：靠人工巡庫存、憑印象判斷該不該補；尖峰才發現缺料、臨時高價補貨；分別打給多家供應商耗時又易漏；要嘛斷貨、要嘛過量囤積占現金。

導入後：每天固定時間系統自動讀庫存與用量，比對安全水位挑出該補的品項，按供應商分好組、給出建議數量，並起草好下單訊息；店長只要在 LINE 或 Gmail 上核一遍數量與金額就能送出。

合理的效益估算：每日盤點與叫貨的人工時間從 30 到 45 分鐘降到 10 分鐘以內，每月省下約 10 到 15 小時；臨時缺料、高價急單的次數可降約 6 到 8 成；因為改用「依用量提前補」而非「憑感覺囤」，過量囤貨造成的耗損與現金占用約可減少 2 到 3 成。對一間月叫貨額十多萬的咖啡廳來說，省下的不只是時間，還有臨時補貨的價差與囤貨壞掉的損耗，加起來每月守住的成本相當可觀。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 五個節點，逐步說明：

1. 觸發：定時盤點（⏰）：排程器每天固定時間（建議設在打烊後或開店前）讀取庫存 Google Sheet 上的最新數量與每日用量。把「想到才盤」變成「天天準時盤」。

2. 偵測低水位（📉）：系統把每個品項的目前庫存對比預設的安全庫存水位，挑出會在補貨到貨前用完的品項——快見底的豆子、鮮奶、糖漿、外帶耗材都會被抓出來。安全水位可依用量快慢分別設定，週末前還能調高。

3. 彙整叫貨單（🧾）：把待補品項按供應商分組（咖啡豆商一張、鮮奶／乳製品商一張、耗材商一張），各自列出建議叫貨數量，數量是依近期用量與到貨前置時間推算，而非隨便補整數箱。

4. 起草下單訊息（✍️）：AI 整理節點為每家供應商生成一段現成的下單訊息草稿，格式整齊、品項數量清楚，店長不用每次重打。

5. 人工核可（✅）：草稿不自動送出。店長確認數量合不合理、金額在預算內、供應商當天能不能到貨後，手動送出才成立。系統負責提醒與彙整，拍板的是人。

想讓用量預估更準，可以把銷售端的資料接進來，串接思路與其他咖啡廳流程都在 /workflows，完整的多步驟自動化設計則可參考 /automation。

需要的工具與串接重點

• 庫存 Google Sheet：整條流程的中樞，記錄各品項目前庫存、安全水位、每日用量、對應供應商。維護成本低、店長自己就能改參數。
• AI 整理節點：負責把「該補的品項清單」轉成各供應商可讀的下單訊息。提示詞要指定供應商分組、數量、聯絡口吻。
• 排程器：固定時間觸發，確保盤點不靠人記得。
• Gmail / LINE：把叫貨草稿送到店長手上核可，再轉送供應商。
• 供應商聯絡清單：對應每個品項該找誰、前置時間多久，是建議數量算得準不準的關鍵。
• 串接注意點：庫存表的「每日用量」要定期校正，最好能接銷售資料自動更新；安全水位要分品項設、季節調整；保留人工核可關卡，不要做成自動下單。

常見錯誤與注意事項

• 實際採購金額與付款需人工核可：叫貨牽涉真金白銀的下單與付款，建議數量與下單訊息務必由店長確認後再送出，自動化只負責提醒與彙整，不取代你對供應商議價與品質的判斷。
• 食材保鮮要人工判斷：鮮奶、鮮奶油等乳製品有效期短，為了「不斷貨」而過量叫貨會造成報廢與食安風險，保存條件與效期務必由店家依實際情況判斷。
• 用量資料失真會連鎖出錯：如果庫存表的用量沒人維護，AI 會依錯誤數字算出錯誤建議。先把盤點與更新的紀律建立好。
• 別忽略前置時間差異：不同供應商到貨天數不同，安全水位要把「叫了多久才到」算進去，否則照樣會在到貨前缺料。

台灣中小企業情境案例

新北一間社區型「日常咖啡」，店長過去每天開店前巡冰箱、數耗材，忙起來常跳過，結果週末尖峰兩次鮮奶見底，只能請夥伴跑超商高價買補，拿鐵還一度限量供應，被熟客唸。導入這條流程後，系統每天打烊後自動盤點、比對安全水位，週五會自動把鮮奶與外帶杯的建議量調高，並把三家供應商的下單訊息草稿推到店長 LINE。她核一遍就送出。三個月下來，臨時高價補貨幾乎消失，鮮奶報廢也因為改成「依用量補」而明顯減少，店長每天省下的盤點時間拿去顧吧檯與客人，現場節奏穩了很多。

延伸應用

這條流程的基礎可以再加值。第一，把銷售端資料接進來，用實際出杯量自動更新每日用量，讓建議量越跑越準。第二，加上「成本追蹤」，記錄各供應商每次報價，長期看出哪些品項在漲、好議價時談。第三，做「季節與檔期調整」，夏天冷飲、冬天熱飲用量不同，自動切換安全水位。第四，把同樣的「盤點—偵測—彙整—核可」結構複製到清潔耗材、包裝、周邊商品的補貨。第五，串接菜單規劃，新品上市前先評估會帶動哪些食材用量、提前備料。想找菜單與品項企劃的配方可以到 /recipes，更完整的自動化串接設計則建議參考 /automation。

流程圖

用到的工具

更多「餐飲美食」工作流

瀏覽全部工作流藍圖 → 自動化工作流中心 → AI Skills 食譜庫 →