外燴詢價自動報價流

🎯 這條流程解決什麼

外燴生意有個殘酷的特性：詢價高度集中。週五下午、節慶前一週、尾牙旺季，詢價像潮水一樣湧進來，而你的業務就那麼一兩位。一忙起來，回覆速度就垮了。

業界有個共識：外燴詢價的成交，很大程度取決於「誰先報、報得專不專業」。客人通常同時問三五家，第一個給出清楚報價的，往往就拿下了主導權；隔半天才回的，客人早已被別家收編。但要快又要準並不容易，因為外燴報價牽涉的變數很多：人數、菜色等級（一般合菜 vs 精緻宴會）、餐具與桌椅租借、運送距離、是否需要外場服務、假日加成、檔期是否撞場。靠業務腦中心算，忙的時候很容易報錯、報漏，不是低估成本做白工，就是報太高嚇跑客人。

以一家中型外燴來說，一筆詢價從讀懂需求、查菜色與成本、心算報價、打字成報價單，熟手也要 20 到 40 分鐘。旺季一天進來十幾筆，光報價就吃掉業務大半天，還沒算上漏回、回太慢流失掉的單。這些「沒接到」的單通常不會留下痕跡，老闆甚至不知道自己每個月漏掉多少生意。

導入後的改變

導入前，詢價靠人工逐筆處理，旺季回覆動輒隔半天到一天，報價品質看業務當下狀態，忙時容易出錯。

導入後，每筆詢價自動建檔、AI 立刻試算並產出報價單草稿，業務只需核對微調就能在幾分鐘內回覆。

合理推估，這條流程能把詢價回覆時間從「小時級」壓到「分鐘級」，報價製作工時省下約八成，並把因回太慢而流失的單明顯減少。對外燴而言，搶到第一時間報價，等於搶到成交的先機。

流程怎麼運作

對應節點，說明每一步在做什麼：

1. 觸發：新詢價。 官網詢價表單送出，或詢價信箱收到郵件時觸發。表單建議直接問清楚關鍵欄位（人數、日期、場地、預算範圍、場合、特殊需求），讓後續試算有料可算。
2. AI 試算報價。 AI 計算節點讀取需求，比對你預先建好的菜色與成本資料表，依人數、菜色等級、運送距離、假日加成等規則算出初步金額，並拆出菜色費、服務費、運送費等明細。
3. 建檔分流。 同步把這筆詢價寫入 Google Sheet 或 CRM，依檔期是否撞場、規模大小、預算高低標記優先順序，讓業務一眼知道哪幾筆要先追。
4. 生成報價單。 套用 Google Docs 報價單範本，自動帶入客戶資料、菜單說明、明細與總價，產出一份格式整齊的報價單草稿。
5. 通知業務確認。 透過 LINE Notify 提醒業務，附上報價草稿連結，提醒「人工核對價格與檔期後再寄出」。

需要的工具與串接重點

• 平台（n8n / Make）： 串接表單、AI、CRM 與通知。n8n 適合想把客戶資料留在自己伺服器、長期省成本；Make 適合快速上手。
• 官網詢價表單： 流程的入口，欄位設計直接決定報價準不準，務必把人數、日期、場地三個必填問清楚。
• AI 計算節點： 重點不是讓 AI 自由發揮，而是給它明確的計價規則與成本表，讓它做「依規則查表計算」，輸出固定明細格式。
• Google Sheet / CRM： 建檔與分流，也是日後分析成交率與檔期的資料庫。
• Google Docs： 報價單範本，維持品牌一致的專業版面。
• Gmail / LINE Notify： 寄送與內部通知。

串接重點：成本表要定期更新（食材行情會波動），否則 AI 算出來的數字會偏離現實。計價規則建議寫成清楚的條件，例如「滿 50 人每人單價降一級」「跨區運送加收 X」。更多串接思路見 自動化應用整理。

常見錯誤與注意事項

• 報價必經人工確認再寄。 AI 試算只是草稿，最終價格、食材當下行情、檔期能否承接務必由業務核對後再正式報出。直接自動寄價是大忌，一旦報錯客人會拿著截圖要求履約。
• 別讓 AI 報未確認的檔期。 撞場與產能要人工判斷，AI 不知道你那天廚房已經滿了。
• 成本表別放任過期。 食材漲價而報價沒跟上，等於做一單虧一單。
• 金額涉及合約。 報價單一旦寄出具一定承諾性質，務必標明「報價有效期限」與「以正式合約為準」。
• AI 不取代有經驗的成本與營運判斷，它幫你把重複的查表心算自動化，省下的時間用來談單、把關毛利。

台灣中小企業情境案例

桃園一家承接公司春酒與社區活動的外燴團隊，過去詢價全靠老闆娘一人回，旺季常忙到半夜才回完，不少客人等不及就找了別家。導入這條流程後，官網表單一送出，三分鐘內 AI 就把報價單草稿丟到老闆娘的 LINE，她核對檔期與當週菜價、微調兩個品項後直接寄出。某個週五傍晚同時湧進 11 筆詢價，過去這天至少漏回三四筆，導入後全部當天回覆，最終成交 6 筆，其中兩位客人明說「就你們回最快、報價最清楚」。三個月下來，團隊估算詢價回覆工時省了八成，旺季成交率明顯上升。

延伸應用

這條流程可以往前後兩端擴：往前，把成交後的需求接到 外燴菜單客製建議流，自動產出客製菜單；往後，成交訂單接到 外燴出餐排程備料流 排備料與出車。報價資料累積久了，還能做成交分析，看哪種場合、價位、檔期的成交率最高，回頭優化定價策略。菜單與成本結構可搭配 成本試算食譜 一起使用，讓報價的毛利更透明可控。

流程圖

用到的工具

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