家政清潔派工排班與人員通知自動化流程

🎯 這條流程解決什麼

家政清潔公司最累人的環節，往往不是接案，而是「排明天的工」。每天傍晚，調度人員要把隔天確認的十幾、二十場案件，一個一個塞進清潔人員的時間表裡：這位住板橋、那位只做開荒不做日常、這兩單地址其實在同一條路上可以串、那個人今天已經四場很滿了不能再加。全部資訊散在試算表、Line 對話和腦袋裡，靠人工拉來拉去，常常排到晚上十點還在喬，喬完隔天現場還是撞單或路線繞遠路。

純人工排班的成本，遠比帳面上看起來高。以一家每天約 18 場、6 位清潔人員的公司估算，調度每天花在排班與逐一通知的時間約 2 到 3 小時，一個月超過 60 小時；更別說人為疏漏造成的隱性損失——排錯區域讓人員多通勤、把開荒案排給只會做日常清潔的新人、忘了某位客戶指定固定人員，這些每出一次都是一通客訴或一次重派。臨時有人請假時，調度還得當場重排、一個個打電話補位，整個下午都泡在這上面。

這條流程把案件彙整、智慧分派、派工推送與出勤確認整段自動化。系統依清潔人員的所在區域、可服務時段、技能標籤與當日工時負荷自動配對，把每個人的當日路線、客戶地址、服務清單與導航連結一次推到手機，調度只需要處理跨區、衝突這類例外案件。可承接 到府預約收件流程 的確認案件，並串接 完工回報流程 收尾；完整的 自動化 思路與更多調度模板見 自動化食譜。

導入後的改變

導入前，調度每晚手動排班 2 到 3 小時、撞單與繞路頻繁、臨時請假補位手忙腳亂、人員常因資訊不全打電話回來問地址。導入後，系統在固定時間自動產出初版班表，調度只處理少數例外、半小時內就能定稿發布。

以前述每天 18 場的公司估算：調度排班工時可由每天 2.5 小時降到約 40 分鐘，每月省下約 45 小時、相當於近六個工作天；因排班失誤造成的重派與客訴，估計可減少五到六成；路線經 Google Maps 區域優化後，人員每日通勤里程平均縮短一至二成，等於同樣人力一天能多接一到兩場。對清潔人員而言，前一晚就收到完整班表與導航，不用早上臨時找地址，準時到場率明顯提升，現場服務的穩定度也跟著上來。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的四個節點，逐步說明：

1. 案件彙整（📂）：每日固定時間（或有新案件確認時）觸發，系統從試算表讀取當日所有「已確認」案件，抓出地址、坪數、服務類型與客戶是否指定特定人員，整理成一份待派工清單，並標記每筆的預估工時。

2. 智慧分派（🧩）：這是流程核心。系統依四個維度做配對——清潔人員的所在／服務區域、當日可服務時段、技能標籤（開荒、玻璃外牆、寵物家庭等專長）、以及已排工時負荷。能順路串接的案件優先排給同一人，客戶指定的人員優先綁定。配對不出來、跨區、或時段衝突的案件不會硬塞，而是標記出來交給調度人工裁決。

3. 派工推送（📲）：把每位人員的當日路線依時間順序排好，搭配 Google Maps 產生點對點導航連結、客戶地址、服務清單，整理成個人化班表，透過 Line 官方帳號一次推送到每個人手機。同時把行程寫入 Google Calendar，方便人員與調度同步檢視。

4. 出勤確認（✅）：人員收到班表後回覆「接受」或「請調」，系統回填調度看板；超過設定時間未回覆者，通知機器人自動催認。任何請調或請假，看板即時更新，調度能一眼看出哪場待補、快速補位。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 當排程與邏輯中樞。試算表存放案件與人員資料（區域、技能、可服務時段），是分派演算法的資料來源，欄位要規格化，技能用標籤化欄位才好比對。Google Maps 負責路線與區域計算、產生導航連結，建議用 Distance Matrix 評估串接案件的合理性。Google Calendar 同步行程。Line 官方帳號推送個人班表並接收回覆，回覆透過 webhook 回拋。通知機器人負責未回覆催認。串接重點：一是人員資料要持續維護，技能與服務區域一旦過期，分派就會錯；二是分派邏輯先以「可解釋的規則」實作（區域＋工時＋技能優先序），不要一開始就追求複雜最佳化，方便調度理解與信任；三是務必保留「人工覆核後才發布」這道關卡，不要自動發布。

常見錯誤與注意事項

最常見的錯誤是讓系統自動分派完就直接推送給人員，跳過人工確認。演算法看不到「這位阿姨今天身體不舒服」「這個客戶上次跟某人員處不來」「這棟大樓施工只能走特定出入口」這類現場因素，自動分派結果僅供調度參考，最終排班務必由調度人員確認後再發布，不取代人為判斷。第二，客戶地址、門禁密碼、社區出入資訊屬高度敏感個資，僅推送給當日負責的該位人員，禁止全員群發、禁止留存於人員私人裝置或外流。第三，工時估算要保守，把交通與機動時間算進去，否則班表看起來排得滿，現場卻場場遲到。第四，請調與補位涉及人員權益，催認訊息語氣要合宜，不可變成自動化的逼迫；補位人選仍應由調度確認其意願與能力。

台灣中小企業情境案例

桃園一家家政公司「潔生活」有 8 位清潔人員、服務範圍涵蓋桃園與中壢，旺季每天近 20 場。導入前，老闆娘兼調度每晚親自排班，常排到深夜，還是免不了把中壢的案子排給住桃園的人員、害對方一早通勤四十分鐘。導入這條流程後，系統先依區域把中壢案集中給中壢的三位人員、桃園案給桃園的人員，再依工時平衡，初版班表幾分鐘就出來，老闆娘只要微調兩三筆跨區與指定案。一個月後，她每天的排班時間從近三小時縮到半小時，人員通勤抱怨大幅減少，準時到場率從原本約八成提升到九成五以上，現場品質與客戶滿意度都跟著穩定。

延伸應用

這條流程可以往多個方向擴充。可加入即時交通路況，讓導航連結反映當下塞車狀況、動態調整建議出發時間；可串接打卡定位，人員到場與離場自動記錄，作為工時與薪資結算依據；可加上「臨時急單」插單邏輯，當天臨時進案時，系統自動評估哪位人員的路線最順、最快能補上。對規模較大的公司，可導入工時負荷的週統計，避免長期把重案都壓在少數熟手身上、造成過勞流失。下游接 完工回報流程 與 評價邀請流程，整條從接案到結案的服務鏈就能一氣呵成。

流程圖

用到的工具

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