清潔用品定期回購提醒自動化

🎯 這條流程解決什麼

清潔耗材是標準的消耗品生意：餐廳的洗碗精、診所的酒精棉與擦手紙、辦公大樓的垃圾袋與衛生紙，每隔固定一段時間就會用完、就得補貨。問題是，批發商多半是「被動等單」——客戶想到了才打 LINE 或打電話來叫貨，沒想到就拖著。等到客戶某天發現庫房見底、急著要貨，剛好你這邊缺貨或來不及送，他隨手找了另一家供應商救急，這個原本穩定的回購客戶就這樣被別人接走了。

對批發商真正的痛，是「記不住」也「盯不完」。一個業務手上動輒服務五六十個客戶，每個客戶買的品項不同、用量不同、回購週期也不同——這家火鍋店兩週叫一次濕紙巾，那家牙醫診所一個月補一次手套。要靠業務把這幾百組「誰、什麼品項、什麼時候該補」全記在腦子裡，根本不可能。結果就是只盯得住幾個大客戶，其餘的全靠客戶自己想起來，回購全憑運氣。

純人工要把這件事做好，等於要有人每天翻訂單紀錄、用 Excel 算每個客戶上次買了什麼、距今多久、該不該提醒——一個業務認真做這件雜事，每天至少耗掉一兩個小時，而且很容易算錯、漏掉。多數中小批發商根本不會花這個人力，於是回購這塊大餅就一直漏。

導入後的改變

導入前： 回購完全靠客戶自己想起來，業務只盯得住幾個大客戶，中小客戶的固定需求大量流失。沒有人系統性地知道「這個客戶這週該補貨了」，每月被別家供應商接走的回購單，估計佔潛在回購量的兩三成。

導入後： 系統每天自動掃描所有客戶的採購週期，在他們用量見底前主動提醒，附上常購清單與一鍵回購入口。客戶只要點一下就完成回購，業務從「追著客戶問要不要補」變成「審核系統送出的回購名單」。保守估計，主動提醒能讓既有客戶的回購率提升三到四成，原本會流失到別家的急單，多數被留了下來。

以一個服務 300 個活躍客戶的批發商估算，原本每月約有 60 到 80 筆回購因為「沒人提醒、客戶忘了」而流失或被搶單，導入後若能挽回其中六成，等於每月多回收四五十筆穩定訂單，而且這些是幾乎零開發成本的回購營收。業務也省下每天翻訂單、人工判斷時機的一兩小時，把時間用在經營大客戶與議價上。

流程怎麼運作

這條流程對應 frontmatter 裡的五個節點，把「等客戶想到」翻轉成「在對的時機主動出現」：

1. 分析週期（📊）：每天排程讀取 Google Sheets 裡的歷史訂單，依「客戶 × 品項」拆出每一組的回購間隔。例如某餐廳的 20 公升洗碗精平均 18 天叫一次、三層衛生紙 25 天叫一次，AI 預測 API 依過往節奏估出耗用速度與下次見底的日期。

2. 判斷時機（⏰）：拿預估見底日減去配送所需的緩衝天數，抓出「未來幾天內該提醒」的客戶清單。提醒不能太早（客戶覺得你在硬推）也不能太晚（客戶已經缺貨找別家），這一步就是在抓那個剛剛好的時間窗。

3. 備建議單（🛒）：對每個該提醒的客戶，自動帶出他常購的品項組合與依過往數量推算的建議補貨量，生成一份回購清單草稿。客戶看到的不是空白訂單，而是「你上次買的這些，要不要照樣再來一批」。

4. 主動提醒（💬）：透過 LINE Official Account 或 Gmail 把這份清單推給客戶，附上一鍵回購入口（點了就把建議清單帶入訂單、確認數量即可送出），把回購的摩擦降到最低。

5. 追蹤成效（📌）：在 Notion 記錄每次提醒的回應狀態（已回購 / 已讀未回 / 無回應）。連續幾次沒回應的客戶，系統交給業務人工關懷——也許是客戶結束營業、換了供應商或有不滿，這種情況需要人去了解，而不是繼續機械式發提醒。

需要的工具與串接重點

• n8n / Make（流程引擎）：用每日或每週的排程觸發，是整條流程的中樞。牽涉客戶採購資料，建議用 n8n 自架以降低資料外流疑慮。
• Google Sheets（資料來源）：存放歷史訂單與客戶主檔。回購預測準不準，完全取決於這張表的訂單紀錄是否完整、品項命名是否一致，務必先把資料整理乾淨。
• AI 預測 API（週期估算）：負責從歷史間隔估算回購週期與耗用速度。對訂購規律的客戶很準；對用量忽多忽少的客戶，預測僅供參考，需保留人工調整空間。
• LINE Official Account / Gmail（觸達管道）：依客戶習慣選管道。LINE 設定圖文選單與一鍵回購連結，回購轉換率通常比 Email 高。
• Notion（成效追蹤）：記錄每次提醒的回應，作為後續優化提醒時機與名單的依據。

串接注意點：第一次上線前，先用少量客戶試跑、人工核對預測的回購日合不合理，確認準確度後再全面開啟，避免一上線就對全部客戶亂發提醒。

常見錯誤與注意事項

• 行銷提醒須取得客戶同意並提供退訂。 客戶採購紀錄與聯絡方式屬個人資料，發送回購提醒須符合個人資料保護法，事前取得行銷同意、訊息附退訂或關閉提醒的方式，避免被視為騷擾。
• 預估數量僅供參考，不可自動成交。 系統帶出的建議補貨量只是草稿，實際數量、單價與付款條件務必由客戶確認、業務人工核對後再成立訂單，系統不取代客戶關係的專業經營。
• 提醒頻率要克制。 對同一客戶短期內重複推播會造成反感，務必設定提醒間隔與「已回購就停止本輪提醒」的邏輯。
• 異常客戶交人工。 連續無回應或用量突然大幅異動的客戶，交業務了解原因，別讓系統機械式地一直發。

台灣中小企業情境案例

桃園一家清潔用品批發商，主要供貨給區域內的早餐店、自助餐與小型診所，約 250 個固定客戶。過去回購全靠老闆娘記憶，只記得住二十幾個常往來的大客戶，其餘的等客戶自己叫貨。導入這條流程後，他們把兩年的訂單匯入試算表，讓系統估算每個客戶各品項的回購週期，在見底前透過 LINE 主動提醒並附一鍵回購。上線兩個月後，原本「半年沒下單」的沉睡客戶，有近三成被提醒喚回；整體月回購筆數成長約三成五。老闆娘最有感的是「以前是我追客戶，現在是系統提醒、客戶自己點回購」，她終於有時間去談幾個一直想拿下的大型餐飲集團。

延伸應用

• 把回購提醒的成效資料回饋給庫存端，串接 /automation 的補貨流程，讓倉庫依「預期會回購的量」提前備料，避免提醒了客戶卻缺貨。
• 對長期穩定回購的客戶，自動升級為「自動定期配送」方案，連提醒都省了，固定週期直接出貨（需客戶事先同意）。
• 分析哪些品項回購率最高、哪些客戶回購最穩，作為篩選 VIP 客戶與設計回購優惠的依據。

可與 /workflows 的詢報價、訂單處理、庫存補貨串成從預測到出貨的完整鏈路，更多客戶經營自動化設計見 /recipes。

⚠️ 個資與溝通提醒：客戶採購紀錄與聯絡方式屬個人資料，發送行銷提醒須取得客戶同意並提供退訂機制，避免造成騷擾。預估補貨數量僅供參考，實際需求與報價務必由業務人工確認，系統不取代客戶關係的專業經營。

流程圖

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