批發客戶開發跟進流

🎯 這條流程解決什麼

對烘焙坊來說，批發是把營收從「一杯一杯賣」放大到「一袋一袋出」的關鍵。一家穩定下單的咖啡館，月用量可能抵得上幾十位零售客。但批發開發的痛點，恰恰在於「機會來了卻接不住」。

詢價來源散得到處都是：官網的批發表單、品牌信箱、展會交換的名片、IG 私訊、朋友轉介的 LINE。業務一忙，這些線索就埋在各種收件匣裡——有的隔了三天才回，黃金詢問期已過；有的寄了樣品豆就沒了下文，咖啡館試了覺得不錯卻沒人跟進，單子就這樣涼掉。更可惜的是，業務常把時間平均分給所有詢問，包括那些一個月只用兩公斤的小店，反而冷落了月用量五十公斤、真正值得深耕的潛力客戶。

人工管理批發開發的隱形成本很高：每筆詢問建檔、判斷規模、查適配豆款、寫報價、安排寄樣、設跟進提醒，一條龍走下來每筆要 20 到 30 分鐘，而且斷點多、容易漏。一個月若進來 30 筆詢問，光是行政與跟進就吃掉業務大把時間，成交率卻因漏接而拉不上去。

這條流程讓每筆批發詢問自動建檔，由 AI 評估用量規模與適配豆款、標記客戶等級並起草報價寄樣草稿，再排好後續跟進節點，讓業務把火力集中在最有潛力的合作上。

導入後的改變

導入前：詢問散在各通路，業務手動回覆、憑感覺判斷規模、土法煉鋼寫報價、靠記憶跟進。每筆處理 20 到 30 分鐘，漏接與斷追屢見不鮮，潛力客戶與小客混在一起。

導入後：詢問一進來就自動建檔分級，AI 備好報價與寄樣草稿、排好跟進提醒，業務只需審核與正式聯繫。實務上可預期：

• 每筆詢問的行政處理時間從 25 分鐘壓到 5 分鐘內，省下約 7 到 8 成行政工時。
• 因漏接或斷追而流失的批發機會大幅減少，跟進覆蓋率接近 100%。
• 客戶分級讓業務優先投入高潛力客戶，成交轉換率可望提升 2 到 4 成。
• 首次回覆從「隔幾天」縮短到「當天」，搶下競爭對手前面的洽談先機。

對烘焙坊來說，這條流程把零散的詢問變成有系統的業務管線，讓批發營收能穩定放大。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點：

1. 觸發：批發詢價（📥）— 咖啡館或餐飲業者透過官網表單或品牌信箱送出詢價時啟動。表單建議引導填寫店型、預估月用量、目前用豆與偏好，讓後續判斷更準。
2. AI 評估規模（🧠）— AI 解析詢問內容，推估月用量區間、判斷店型（精品咖啡館／早午餐／連鎖／餐廳），媒合適配的豆款方向（如義式配方、單品淺焙），並標記客戶等級（A／B／C）。
3. 建立客戶檔（📋）— 把需求、店型、評級與接觸紀錄寫入 CRM，建立可追蹤的客戶檔案，避免線索散落、方便後續團隊協作。
4. 起草報價寄樣（✍️）— 依評估結果生成初步報價區間（含階梯量價）與寄樣建議草稿，整理成業務可直接編修的版本，省去從零開始寫的時間。
5. 排程跟進（🔔）— 為每筆詢問建立跟進提醒（如寄樣後 5 天追蹤試用回饋），到期透過 Slack 通知業務，由人工確認後再正式聯繫，確保跟進不漏接也不機械化。

需要的工具與串接重點

• platform（n8n / Make）：以表單提交或新郵件為觸發，串起 AI 評估、CRM 寫入、草稿生成與跟進排程。建議把 AI 評估與報價草稿分成兩段，方便各自調校提示詞。
• 批發表單：詢問入口，欄位設計直接影響 AI 判斷品質，務必引導填寫店型與用量。
• AI 評估節點：負責規模推估與豆款媒合。把產品線、量價級距、評級標準寫進提示詞，輸出才會貼近實況。
• CRM Google Sheet：客戶檔與接觸紀錄的中樞，欄位含店名、聯絡人、評級、需求、跟進狀態、下次追蹤日。
• Gmail：寄送報價與寄樣安排（人工確認後）。
• Slack：跟進提醒與內部通知出口。

串接重點：AI 的報價區間僅供業務參考起點，最終價格須由業務依成本、議價空間拍板。客戶資料屬個資，CRM 須做存取權限控管與合規保存。整體串接觀念見 自動化主題頁。

常見錯誤與注意事項

• 報價與合約須人工核算，AI 不取代議價判斷：批發涉及成本結構、量價條件、付款週期等財務商務細節，AI 草稿只是初步試算，正式報價務必由業務核算後發出。
• 報價與寄樣一律人工確認後對外：避免系統把未經審核的價格或承諾直接寄給客戶，造成商務糾紛。
• 客戶資料合規保存：聯絡人姓名、電話、Email 屬個資，CRM 需權限控管、避免外洩，並依個資法合理使用。
• AI 規模評估可能失準：填寫資訊不足時推估會偏差，重要客戶仍須業務電話確認真實用量再分級。
• 跟進節奏拿捏分寸：自動提醒是給業務的備忘，實際聯繫仍要有人情味，避免過度密集打擾客戶。

台灣中小企業情境案例

高雄一家專做批發的烘豆商「港都烘焙所」，每月透過官網與展會進來約 35 筆咖啡館詢價，但只有一位業務兼老闆處理。導入前，他常顧此失彼——回了 A 客忘了 B 客，寄樣後也常忘記追蹤，估算成交率不到兩成，許多潛力客就這樣不了了之。

導入這條開發跟進流後，每筆詢問自動建檔分級、備好報價與寄樣草稿、排好追蹤提醒。他每天花十幾分鐘審核草稿、依提醒逐一跟進高評級客戶。半年後，批發詢問的跟進覆蓋率從約六成拉到接近全覆蓋，成交率提升到三成五，新增了 8 家穩定下單的咖啡館。他說，最大的改變是「再也不會有單子默默涼掉」。

延伸應用

• 串成完整業務鏈：前端零售諮詢可接 豆款諮詢工作流，產能銜接參考 烘焙排程產能規劃流，讓詢問、評估、產能到出貨一氣呵成。
• 寄樣後自動回收回饋：寄樣豆附上回饋表單連結，試用評價自動寫回 CRM，業務跟進時更有依據。
• 沉睡客戶喚醒：定期掃描 CRM 中久未下單的客戶，自動排出喚醒名單與優惠草稿，重新激活舊關係。
• 客戶分級行銷：依評級推送不同內容，A 級客提供新產區與訂製配方資訊，搭配 咖啡配方 強化專業形象。更多自動化擴充做法見 自動化主題頁。

流程圖

用到的工具

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