排課異動自動通知流

🎯 這條流程解決什麼

排課異動是舞蹈教室幾乎每週都會碰上的日常地雷。老師臨時感冒要找代課、颱風天或地震警報必須全面停課、某個熱門的成人爵士班報名太滿要加開第二時段、寒暑假整張課表重排——每一次調整背後，都是櫃檯一場與時間賽跑的通知工程。

現在純人工要怎麼做？櫃檯得先翻出這堂課的報名名單，逐一核對誰真的有報、誰只是試聽、誰早就請假，接著一個一個打電話、傳 LINE，遇到沒接的還要再追一次，最後再回頭把教室白板和共用行事曆改掉。一堂 20 人的班級，從確認異動到通知完成，往往要耗掉櫃檯 40 分鐘到 1 個小時，而且常常在這個過程中，前台電話同時被其他學員打爆。更現實的成本是「漏通知」：只要漏掉兩三位學員，他們就會在停課的晚上白跑一趟到教室門口吃閉門羹，輕則客訴，重則直接萌生退意。以櫃檯時薪約 200 元估算，光是處理一次異動的隱性人力成本就接近 200 元，一個月若有 8 到 12 次異動，等於每月燒掉一兩千元純通知工，還不含漏單造成的信任損失。

導入後的改變

導入前：異動發生 → 櫃檯手動翻名單 → 一個一個打電話／傳訊息 → 漏掉幾位 → 學員白跑、客訴 → 事後才補改行事曆。整個流程仰賴櫃檯記性與當下有沒有空，尖峰時段幾乎必漏。

導入後：課表一更新，系統當下就比對出「誰報了這堂課」，AI 依停課／代課／改期自動草擬對應文案，櫃檯只要按一次「確認送出」，LINE 與 Email 就同步分眾推播，行事曆也自動改好。

合理估算下，單次異動的通知處理時間可從 40 至 60 分鐘壓縮到 5 分鐘以內，省下約八成五的工時；因為比對名單由系統完成、不靠記性，漏通知的比例可從人工常見的一兩成降到接近零，學員白跑與相關客訴幾乎消失。對教室而言，這不只是省人力，更是把「臨時異動」這個最傷信任的環節，轉成展現專業與貼心的機會。想把節省下來的行政時間再延伸到其他環節，可以參考整體 自動化 的導入策略。

流程怎麼運作

1. 觸發：課表異動——當教務在排課試算表改動某堂課，或排課系統送出 webhook，流程立刻啟動。系統會抓到「哪一堂、哪一天、哪位老師、異動類型（停課／代課／改期）」這幾個關鍵欄位。
2. 比對受影響學員——依異動的課程代碼，從報名資料庫撈出已報名該堂的學員名單，並濾掉已請假、已退班者，只留下真正會受影響的人。這一步是整條流程的核心，確保通知精準、不打擾無關班級。
3. AI 草擬異動通知——AI 撰寫節點依異動類型生成不同語氣的文案：停課要附上補課或退費說明、代課要介紹代課老師、改期要清楚列出新時段，並依班別（親子班、兒童班、成人班）調整口吻。
4. 分眾推播提醒——草稿經櫃檯人工確認後，透過 LINE Official Account 與 Email 分眾發送。LINE 走即時提醒、Email 留書面紀錄，雙管道降低漏看風險。
5. 同步行事曆——通知送出後，系統同步更新 Google Calendar 教室共用行事曆，並把這次異動寫入歷程紀錄，方便日後追溯「這堂課當時為什麼改」。

需要的工具與串接重點

• Google Sheet / 排課系統：作為課表資料源與觸發點。若用試算表，建議用「最後修改時間」或特定欄位變動觸發；若有正式排課系統，優先用 webhook 即時觸發，延遲更低。
• n8n / Make：流程編排主體。n8n 適合想自架、資料留在自己手上的教室；Make 上手快、視覺化操作友善，適合無工程背景的櫃檯維護。
• AI 撰寫節點：負責把結構化的異動資訊轉成有溫度的通知文案。建議在提示詞裡固定教室語氣、補課政策、聯絡方式等「不可變資訊」，避免每次生成跑掉。
• LINE Official Account：主推播管道，建議綁定學員的 LINE user ID，才能精準分眾、不群發打擾。
• Google Calendar：教室共用行事曆，串接時注意時區與重複事件的處理。

串接重點在於「名單比對的準確度」與「人工確認這道閘門」。務必保留草稿先給人看、確認後才送出的設計，不要讓系統自動發送。更多串接前的資料整理技巧可參考 食譜 中的相關配方。

常見錯誤與注意事項

• 個資控管：通知名單牽涉學員姓名、手機與（兒童班的）家長聯絡方式，屬於個人資料。串接時務必限制存取權限、加上欄位遮罩，且絕不混入無關班級的名單。
• 停課決策需人工確認：颱風假、場地問題等是否停課，涉及安全與營運判斷，AI 不取代教務的決策，系統只負責「決定後的通知」。
• 代課與補償需人工把關：代課老師安排、停課補償方式涉及教學品質與學員權益，AI 僅負責草擬文字，補償方案請由教務人工確認後再發送。
• 避免重複轟炸：同一位學員若同時受多堂異動影響，要設計合併通知，避免一次收到五六則訊息造成反感。
• 保留書面紀錄：每次異動都應留存通知內容與時間，萬一日後有爭議，這是教室的自保依據。

台灣中小企業情境案例

台中一間以兒童芭蕾與成人有氧為主的舞蹈教室，過去最怕週間老師臨時請假。某次主力芭蕾老師當天早上發燒請假，櫃檯小姐一個人要同時接電話、找代課、再手動通知 18 位家長，結果漏掉 3 位，傍晚有兩個孩子被家長帶到教室才發現停課，當場一陣尷尬，事後還在家長群組引發抱怨。

導入這條流程後，教務只要在排課表把該堂標記為「代課」、填入代課老師資訊，系統立刻比對出 18 位家長名單，AI 草擬好「今日由 OO 老師代課、課程內容不變」的親子語氣通知，櫃檯確認後一鍵送出，LINE 與 Email 同步抵達，行事曆也自動更新。原本要忙一小時、還會漏人的工作，縮短到 5 分鐘完成且零遺漏。三個月下來，因排課異動產生的客訴歸零，家長反而稱讚教室「臨時狀況也處理得很有條理」，續班意願不降反升。

延伸應用

這條流程的「比對受影響對象 → AI 草擬 → 人工確認 → 分眾推播」骨架，可以延伸到許多場景：

• 檔期與活動通知：成果發表會、寒暑假特別班、節慶 workshop 的對象通知，可與 成果發表會籌備協作流 共用同一套推播機制。
• 天候應變模板：預先做好颱風、地震、停電的停課通知模板，緊急狀況時一鍵全面廣播，反應更快。
• 老師端通知：除了通知學員，也能同步通知代課老師課程內容、學員程度與注意事項，讓代課更順。
• 加開班招生：當熱門班加開時段，反向推播給「報不到原班」的候補學員，把異動變成招生機會。
• 語氣多版本化：不同舞種、不同年齡層的通知語氣，可用 內容改寫 配方快速調整成親子班或成人班合適的口吻，讓自動化也不失人味。

流程圖

用到的工具

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