水餃店食材叫貨與庫存安全量提醒自動化流程

🎯 這條流程解決什麼

水餃店的成本與品質，幾乎都壓在生鮮食材的管理上。高麗菜、韭菜、絞肉都是放不久的易耗品，麵粉、調味料則怕一缺料就整條產線停工。多數小店的叫貨還停留在「老闆憑感覺」：早上看一眼冷藏庫，心裡估個大概，再打電話或傳 Line 給供應商。問題是人的記憶不可靠，這套做法兩頭都會出錯——某天菜進太多，週間銷量沒跟上，整箱高麗菜爛在冰箱只能丟掉；或是週末團購、宅配訂單一來，才發現絞肉只剩一半，臨時補貨又貴又趕，甚至直接開天窗包不出來。

把這件事拆開看，純人工管庫存的隱形成本相當高。老闆每天得花半小時到一小時盤點、估量、分頭打電話給豬肉商、菜販、麵粉行各自下單，截單時間還不一樣，一忙起來就漏叫某一家。生鮮損耗在沒有系統控管的小店，常常占到食材成本的一到兩成；而臨時缺料補貨的單價，又往往比正常叫貨貴上一截。算下來，光是「叫貨叫不準」這件事，一年就可能吃掉好幾個月的淨利。

這條流程要解決的，就是叫貨憑感覺造成的損耗與缺料，以及多供應商分頭下單的漏叫、重複叫。把每日收班的盤點、叫貨試算、供應商分單到截單提醒一次自動化，讓老闆不再憑印象抓量，內場也不會臨時停擺。想把預訂量也納入計算，可搭配 團購預訂流程；想找其他成本控管的小工具，可到 更多任務食譜 或 自動化專區 看延伸應用。

導入後的改變

導入前：老闆每天憑感覺估叫貨量，盤點加打電話約耗 1 小時；生鮮損耗約占食材成本一到兩成，每週都有菜葉或絞肉因估錯而報廢；多家供應商截單時間不同，旺季常漏叫一家，被迫高價臨時補貨；缺料導致的「包不出來開天窗」一個月總要發生一兩次。

導入後：每日收班自動彙整當日包製數與耗用量更新庫存，盤點與試算的人工時間從 1 小時壓到 10 分鐘以內；叫貨量由系統依未來已知訂單與安全水位推算，估錯造成的生鮮損耗可下降約三到五成；供應商分單自動拆好、截單前主動提醒，漏叫與重複下單幾乎消失；缺料停工從每月一兩次降到趨近於零。對一家月食材採購數十萬元的水餃店來說，光是把損耗率從一成五壓到一成以內，每月就能省下可觀的食材成本，外加減少的臨時高價補貨與開天窗損失，效益相當實在。更重要的是，老闆的腦袋從「今天該叫多少」這件雜事裡解放出來。

流程怎麼運作

整條流程對應 frontmatter 裡的四個節點，逐步運作如下。

第一步・用量盤點（📉）：每日收班後，由排程器在固定時間觸發。系統把當天的包製數量（可從製作排程或 POS 帶入）換算成各項食材的理論耗用量——例如每百包水餃用掉多少斤絞肉、多少斤高麗菜、多少麵粉——再從庫存試算表的期初量扣除，得到當日收班後的即時庫存。若現場有實際盤點數，也可由內場用表單回填覆蓋理論值，讓庫存更貼近真實。

第二步・叫貨試算（🔢）：系統讀取未來幾天已確認的團購與宅配訂單，換算出預計耗用量，再加上每項食材預設的安全庫存水位（緩衝量），用「預計耗用 + 安全庫存 − 現有庫存」算出各食材的建議叫貨量。任何一項食材的現有庫存低於安全水位，就在清單上標記為「需補貨」，避免明明快見底卻沒被注意到。

第三步・供應商分單（📋）：建議叫貨清單依「供應商」欄位自動拆分，產生豬肉商、菜販、麵粉行等各家獨立的叫貨明細，每家只列出向他們進的品項與數量，格式直接可用來下單，省去人工分類的工夫。

第四步・叫貨提醒（🔔）：在每家供應商各自的截單時間前，系統推播一份「待確認叫貨單」到採購的 Line 或簡訊。採購核對後回覆確認，系統才視為送出；沒確認的就持續提醒，確保不會漏叫，也不會因為記錯而對同一家重複下單。

需要的工具與串接重點

平台（n8n / Make）：流程中樞，負責排程觸發、讀取訂單與庫存、執行試算邏輯、拆分供應商與發送提醒。核心是設定好「每日收班定時觸發」與一套會自動算出建議叫貨量的工作流。

試算表：整套流程的資料核心，建議分成「庫存表」（各食材即時庫存、安全水位、單位耗用係數）、「供應商表」（每項食材對應哪家、各家截單時間）與「叫貨紀錄表」。所有試算都在這裡進行，老闆也能隨時開來看庫存全貌。

表單：給內場回填實際盤點數用，避免理論值與現場誤差越積越大。

排程器：每日固定時間觸發整套流程，是「自動」的關鍵。

Line 官方帳號：推播待確認叫貨單給採購，串接時注意推播則數方案上限。

簡訊閘道：給沒用 Line 的供應商或採購人員的備援通知管道，建議只在截單前的關鍵提醒使用以控制成本。串接重點是把各家不同的截單時間設成不同的提醒節點，別讓所有提醒擠在同一時間發。

常見錯誤與注意事項

• 下單前務必人工確認：本流程提供的是叫貨量建議與待辦提醒，實際下單前一定要保留人工確認關卡，由採購核對價格、規格、供應商當日是否有貨與交期後再送出。系統試算不取代採購判斷，AI 不知道今天哪家菜販的高麗菜品質好、價格漲了沒。
• 食安為先：生鮮食材涉及食安，效期、保存溫度與品質把關請完全依現場專業判斷，系統給的建議量僅供參考，不取代主廚對食材狀態的判斷。任何到貨驗收都要由人完成。
• 耗用係數要定期校正：每百包用多少料會隨配方、季節（高麗菜含水量）而變，建議每季回頭比對理論耗用與實際耗用，校正係數，否則試算會越來越不準。
• 安全庫存別設太高：安全水位設過高等於變相囤貨，反而增加損耗，要在「不缺料」與「不囤貨」之間找平衡。
• 供應商截單時間要維護：供應商若調整截單或休市日，記得更新供應商表，否則提醒會發錯時間導致漏叫。

台灣中小企業情境案例

台中一家供應自助餐與散客的水餃工坊，過去叫貨全靠老闆一人記在腦袋裡。夏天高麗菜便宜時常一次叫太多，週中沒消化完整箱報廢；遇到連假訂單暴增，又因為忘了豬肉商連假前一天就截單，臨時跑傳統市場高價補貨。導入這條流程後，每天收班系統自動更新庫存、算出隔天各家該叫多少，截單前主動提醒老闆確認。三個月下來，生鮮報廢量明顯減少，老闆估算食材損耗率從約一成五降到一成以內，連假再也沒發生過缺料補貨，省下的時間還能多研發新口味。

延伸應用

這條流程可以再往外長：把實際進貨單價回填，做成「食材成本走勢」報表，菜價波動一眼看出，方便調整菜單定價；串接 團購預訂流程，把已確認的大量團購包數自動帶進叫貨試算，旺季備料更精準；庫存低於水位時除了提醒採購，也可同步通知內場「某口味可能要先停售」，避免接了單卻沒料。想找更多把店務串起來的自動化組合，可到 工作流總覽 與 更多任務食譜 挖掘。

💡 服務提醒：本流程提供叫貨量建議與待辦提醒，實際下單前務必保留人工確認關卡，由採購核對價格、規格與供應商交期再送出，系統試算不取代採購判斷。生鮮食材涉及食安，效期與保存條件管理請依現場專業把關，建議量僅供參考。

流程圖

用到的工具

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