活動提案與報價單自動組裝流程

🎯 這條流程解決什麼

對活動企劃公司來說，提案是接案的命脈，也是最吃時間的環節。每接到一個詢價，企劃或業務通常要從零開始：先翻過去做過的舊簡報，找出活動類型、規模相近的案例當底；再一項一項抓場地、餐飲、視聽、人力、宣傳的報價，邊抓邊對照供應商最近的單價有沒有變；接著構思活動主軸與流程概念，把這些拼成一份像樣的企劃書與分項報價單。

實際算下來，一份初版提案純人工要花多少時間？光是翻案例、抓報價就要兩三個小時，企劃發想與簡報排版又是大半天，整份初稿做下來往往吃掉一個工作天，遇到規模大或客戶要求高的案子甚至要一天半。問題是客戶幾乎不會只問一家，同一個案子常常同時發給三五家比稿，慢一步、晚一天，機會就溜到別人手上。更現實的是，這些時間大多花在翻找與排版這種重複勞動上，真正能展現公司價值的創意與客戶溝通反而被擠壓。一個業務窗口的產能，常常就卡在「一天只能生一份提案」這個天花板。

這條流程要解決的，就是把「找案例、組報價、套版型」這段機械工序自動化，讓企劃能在客戶還在比較時就快速回應，把心力留給創意和談判。

導入後的改變

導入前，每份提案是一場從零開始的長征：翻舊檔、抓報價、想概念、做簡報，一份初稿吃掉一整天，業務一天頂多生一份，比稿常常因為慢而出局。導入後，客戶一填完活動需求問卷，系統就自動依活動類型撈出相似往例與各項單價區間，AI 草擬活動主軸與流程概念並組出分項報價，套進品牌提案模板，企劃接手時已是一份八成完成、數字到位的草稿。

效益上，原本一個工作天的提案製作，通常能壓到一到一個半小時的審稿與調整，等於省下約七成以上的提案工時。對業務來說，這代表同樣人力一天能回應的提案數從一份提升到三四份，比稿命中率因為回應速度變快而明顯提升。報價因為都從統一的報價庫帶出，漏項或抄錯單價的機率大幅下降，也減少了「報價漏算成本、得標反而虧錢」的風險。團隊省下的時間能投入真正的創意發想與客戶關係經營，提案品質和接案量同步提升。

流程怎麼運作

第一步「觸發：需求問卷送出」，客戶在 Typeform 或 Google 表單填完活動類型、預估人數、預算範圍、期望日期與特殊需求，表單一送出就自動帶入後續流程，所有需求參數結構化進系統。

第二步「比對案例與報價庫」，系統依活動類型（記者會、尾牙、發表會、快閃等）從 Notion 或 Google Sheet 撈出相似的往例當參考，並抓出場地、餐飲、視聽、人力等項目的單價區間，作為報價基礎。

第三步「AI 草擬企劃方向」，把需求參數與撈出的案例餵給 AI 撰寫節點，產出活動主軸概念、流程動線構想，以及對應的分項報價初稿，讓企劃有一個具體的起點而非空白頁。

第四步「套入提案模板」，自動把企劃方向與分項報價填入品牌版型的 Google Slides 提案簡報與報價單。最後「送企劃人工定稿」在 Slack 或 Email 通知負責企劃，請他確認金額、承諾項目與創意方向後再對外送出。

需要的工具與串接重點

平台以 n8n 或 Make 串接整條流程，觸發點設在表單提交。Typeform 或 Google 表單負責結構化收集需求，問卷設計要把「活動類型、人數、預算、日期」設成必填且選項固定，後續比對才精準。Notion 或 Google Sheet 同時當案例庫與報價庫，報價庫建議每月更新單價區間，並標註供應商與報價有效期。AI 撰寫節點負責企劃發想與報價組裝，提示詞要綁定「只能引用報價庫內的單價、不得自行喊價」。Google Slides 搭配品牌模板做自動排版，Slack 或 Email 通知定稿。串接重點是維持報價庫的即時性與案例庫的標籤化，這兩個資料源的品質直接決定提案草稿好不好用。提案文案段落可再用 內容改寫配方 潤色，得標後也能直接銜接 廠商協調與工作排程流程。

常見錯誤與注意事項

最危險的錯誤是把 AI 組出的報價直接送給客戶。報價與服務承諾涉及合約義務，AI 產出的金額、檔期與包含項目僅供草稿參考，務必由企劃或主管人工逐項確認後再對外送出。特別注意供應商單價可能已調整、特殊場地有額外成本、客戶的隱含期待未必反映在問卷裡——這些都要人工把關，避免錯誤承諾造成日後糾紛或得標卻虧本。涉及金流的訂金、付款條件與發票開立屬合約與會計權責，需人工確認。客戶填寫的需求與聯絡資料含個資與商業機密，僅限本提案用途、不外流。自動化只負責把資料組好，不取代企劃對成本結構與客戶期待的專業判斷。

台灣中小企業情境案例

新北一間十多人的中型活動公司，主要接企業活動與品牌發表會比稿。過去業務窗口一天最多生一份提案，旺季詢價湧入時常常因為來不及回而錯失，估計每月至少漏接三到四個案子。導入這條流程後，客戶問卷一送出，系統自動帶出相似案例與分項報價，AI 草擬企劃方向，業務只花約一個半小時審稿調整就送出。結果單日提案產能提升到三到四份，回應速度從平均隔兩天縮短到當天，比稿命中率明顯上升，當季就多接了五個案子，其中兩個是因為「最快回提案」而拿下。業務也終於有時間回頭經營既有客戶關係。

延伸應用

這條流程可以再擴充成「提案版本追蹤」，把每次客戶回饋後的修改版本留底，累積成可分析的比稿勝率資料，找出哪種報價結構最容易得標。也能加上競品價格區間提醒，在組報價時自動標示偏離行情的項目。對常合作的客戶，可建立專屬報價偏好檔，下次提案自動套用慣用的服務組合與折扣邏輯。想把得標後的執行、通知與後續經營一併自動化，可參考 自動化應用情境 延伸串接。

流程圖

用到的工具

更多「專業服務」工作流

瀏覽全部工作流藍圖 → 自動化工作流中心 → AI Skills 食譜庫 →