裱框完工取件通知自動發送

🎯 這條流程解決什麼

裱框工坊真正的卡關，往往不是製作本身，而是「完工之後的通知」。師傅把一幅畫裱好、收進完成區，手邊立刻又接著下一張工單，通知客戶這件事很容易就被推到最後，甚至忘了。結果客戶以為作品還沒好，遲遲不來取；店裡的完成架卻越疊越高，佔了寶貴的空間，連帶尾款也收不回來。

更現實的問題是「通知這件事很耗人力」。以一間中型裱框工坊來說，旺季一天可能完工十幾二十件，傳統做法是門市人員逐筆打電話或傳 LINE：先翻工單找聯絡方式、找出成品照、想一段話、貼上營業時間、再核對尾款金額。一筆通知認真做下來要三到五分鐘，二十筆就是將近兩小時，而且電話常常沒人接、訊息石沉大海，還得記得隔幾天再追一次。一個人光是處理「叫客戶來拿東西」就佔掉半個上午，這些時間原本可以拿去接新單、做裱裝。

漏通知與延遲通知的代價也不只是時間。作品久置在店裡，玻璃容易積灰、邊角容易碰傷，重新處理又是成本；尾款拖著收不到，現金流也受影響。對相館和藝廊裝裱來說，旺季（畢業季、過年前、展覽檔期）這個瓶頸更明顯，純靠人腦記憶與手動提醒，幾乎一定會漏。

這條流程要解決的就是：讓「完工」這個動作自動帶出一封完整、專業、含成品照與尾款資訊的取件通知，並在客戶遲遲不取時自動接手提醒，把門市人員從重複勞動裡解放出來。

導入後的改變

導入前，通知是「事後想到才做」的零散動作：師傅完工→（隔一段時間）門市才想起來→手動找資料、傳訊息→沒回應就擱著→客戶幾週後才被動想起來拿。整個過程沒有節奏，漏通知、晚通知、口徑不一是常態。

導入後，通知變成「完工即觸發」的標準動作。工單一標完工，客戶在幾分鐘內就收到帶成品照、單號、營業時間與尾款金額的訊息，觀感專業、資訊齊全，客戶當天或隔天就來取的比例明顯提高。

合理的效益估算如下：

• 通知人力省下約 7 至 8 成：原本每筆三到五分鐘的手動通知，變成系統自動發送，門市只需處理少數需人工聯繫的特例。
• 平均取件天數縮短：完工即時通知＋逾期二次提醒，可把作品平均積壓天數從一兩週壓到數天，完成架空間明顯釋出。
• 久置與漏取大幅減少：系統會把逾期未取的單獨立標記，幾乎不會再出現「放了兩個月沒人記得」的情況。
• 尾款回收更快更穩：通知裡先講清楚金額與付款方式，客戶來之前心裡有數，取件當下結清的順暢度提高，呆帳與拖款風險下降。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 裡的五個節點，實際跑起來是這樣：

1. 偵測完工（✅）：當師傅在工單系統（這裡用 Google Sheets 當輕量工單表）把某張單的狀態改成「完工」，自動化就被觸發。系統讀取這張單的客戶姓名、LINE ID 或 Email、收件單號、作品品項與應付尾款。
2. 附成品照（🖼️）：流程到 Google Drive 對應單號的資料夾抓出師傅拍好的成品照。讓客戶在來店前先看到實際裱裝效果，一來增加期待、二來若有色調或框型疑慮可先溝通，避免到店才發現認知落差。
3. 發送通知（📣）：依客戶慣用管道，以 LINE 官方帳號或 Email 發出通知，內容包含「您的作品已完工、可取件」、單號、店面地址與營業時間、成品照連結。文案模板化但帶入客戶與品項資訊，讀起來像專人通知而非冷冰冰的系統訊息。
4. 尾款說明（💳）：訊息中明列本單應付尾款金額與可用付款方式（現金、轉帳、行動支付），提醒取件時一併結清。金額直接取自工單欄位，避免人工抄錯。
5. 二次提醒（⏰）：若超過設定天數（例如 5 天）仍未標記取件，系統自動發出一次委婉的二次提醒；再超過更長天數（例如 14 天）仍未取，就把該單標記為「久置待人工聯繫」，交由門市親自致電處理，而不是無止盡地自動轟炸客戶。

需要的工具與串接重點

• 平台（n8n / Make）：負責整條流程的觸發與排程。建議用兩個工作流：一條是「完工觸發」（監看工單狀態變更），另一條是「定時掃描」（每天跑一次，找出逾期未取的單做二次提醒與標記）。
• Google Sheets：當作輕量工單與客戶資料表，欄位至少要有單號、客戶名、聯絡管道與 ID、品項、尾款金額、狀態、完工日、取件日。狀態欄是整條流程的開關，務必讓師傅養成更新習慣。
• LINE Official Account / Email：通知出口。LINE 適合年輕與一般消費客群，Email 適合藝廊、企業或大宗客戶。建議依客戶資料裡的偏好管道自動分流。
• Google Drive：成品照儲存。命名規則建議用「單號」開頭，方便流程精準抓圖；資料夾權限設為「知道連結即可檢視」，避免客戶點開連結卻沒權限。

串接注意點：LINE 推播訊息需走官方帳號 API，注意每月訊息則數方案，避免旺季超量；成品照連結要確認有效期與權限；Sheets 的狀態值要統一（例如固定用「完工／已取件／久置」，不要時而打「做好了」時而打「OK」），否則觸發條件會抓不到。

常見錯誤與注意事項

• 尾款金額涉及金流，務必以工單實際結算為準。自動通知裡的數字只是「預先告知」，取件當下仍應由門市人員人工再核對一次收款金額與方式，特別是有加購、改尺寸、補料等異動的單。AI 與自動化不取代收款時的人工確認。
• 久置與無法聯繫的作品處置，須依雙方收件約定辦理。系統可以標記、可以提醒，但「逾期多久視為棄置、如何處理」屬於合約與法律層面，必須照當初收件單上的條款走，並保留所有聯繫紀錄，系統提醒不等於正式催告。
• 客戶聯絡資料屬個人資料，名單與成品照僅供取件通知之用，不可外流或挪作行銷群發（行銷需另取得同意）。
• 成品照要確認是正確那一張。抓錯圖會讓客戶誤會作品，命名與資料夾規則一旦亂掉就容易出包，建議師傅拍完照立刻按單號歸檔。
• 避免過度提醒。二次提醒與標記的天數要設得合理，連續轟炸反而傷客戶關係。

台灣中小企業情境案例

台中一間經營二十年的裱框工坊「框語」，旺季（過年前與畢業季）一天完工約十五件，過去全靠老闆娘手動通知。她常忙到下午才想起上午完工的單還沒通知，一週下來總有幾件客戶忘了拿，完成架塞滿、尾款也卡著。

導入這條流程後，師傅完工標記狀態，客戶幾分鐘內就收到附成品照與尾款金額的 LINE 通知。老闆娘估算，每天省下約一個半小時的手動通知時間，旺季平均取件天數從原本約十天縮短到四天左右，完成架不再爆滿。逾期未取的單系統自動挑出來，她只要針對那幾件親自致電即可，久置作品幾乎歸零，尾款回收也比以前順。她說最有感的是「成品照」——客戶先看到效果，來店時的滿意度與好評明顯變多。

延伸應用

這條流程可以再延伸：

• 加入 Google 評論邀請：客戶取件後隔一兩天，自動發送一則感謝訊息並附上 Google 商家評論連結，把好口碑沉澱下來。
• 串接回購經營：取件完成的客戶資料可接續 /workflows 裡的客戶回購經營流程，依作品類型在節慶前推送保養提醒與成組裱框優惠。
• 串接收件與報價前段：與裱框諮詢報價、收件建檔流程接成完整接案到交件動線，讓客戶從詢價、收件、製作到取件全程都被妥善追蹤，更多通知與門市自動化設計可參考 /recipes，整體營運自動化的規劃思路見 /automation。
• 多分店版本：連鎖相館可依分店拆出各自的工單表與通知出口，但共用同一套流程邏輯，集中管理、分店各自運作。

流程圖

用到的工具

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