裱框製作進度追蹤自動更新

🎯 這條流程解決什麼

裱框製作不是一道工序，而是一條接力：量尺寸、裁框條、裱裝、上卡紙、上玻璃或壓克力、組裝、清潔，每一道都可能因為框料缺貨、作品難度或師傅排程而卡住。旺季工單一多，現場常常靠一塊白板和師傅的記憶在管理，這時候最容易出兩種包：漏單（某張單卡在某個工序沒人發現，一放好幾天）和交期失控（到取件前一刻才發現根本沒做完）。

更耗神的是「被催件」。客戶三天兩頭傳訊息問「我的好了沒？」，門市得跑去現場問師傅，師傅停下手邊正在裱的作品、擦擦手去翻工單、回報進度，再回去繼續做。一次打斷看似只有幾分鐘，但一天被打斷七八次，累積起來就是好幾十分鐘的產能流失，而且裱裝這種精細活被打斷，品質與專注度也會受影響。

純人工管理的成本可以這樣估：一間中型工坊同時在製的工單可能有三、四十張，光是每天「盤一次每張單在哪個階段、有沒有逼近交期」，認真做要花門市或店長半小時以上；加上回應客戶催件、追問師傅進度的零碎時間，一天輕鬆吃掉一兩個小時的有效人力。而最貴的成本其實是「延誤沒被提早發現」——一旦在交期前才爆，就得連夜趕工、賠上品質或給客戶折讓，甚至流失回頭客。

這條流程要做的，是把分散在白板與腦袋裡的進度，變成一個會自己更新、會自己示警、會自己通知的可視化看板。

導入後的改變

導入前：進度資訊是「問了才知道」。要嘛去現場問師傅，要嘛翻白板，沒有人能一眼看出「哪幾張單有交期風險」。延誤通常是被動發現，客戶催件靠人工逐次回應。

導入後：師傅每完成一道工序順手更新狀態，看板就即時反映全店進度，紅黃綠一目了然，交期風險自動浮上來；完工與延誤等關鍵節點自動通知客戶，催件訊息大幅減少；逼近交期的單會自動升級提醒師傅與店長，讓問題在「還來得及處理」的時候被看見。

合理效益估算：

• 盤點與回應催件的人力省下約 6 成：店長不再需要每天人工巡單，客戶主動催件的訊息量因為有自動節點通知而明顯下降。
• 延誤交期件數下降：因為交期風險有紅黃綠提前示警與逾期升級，趕工與賠償型延誤可望減少一半以上。
• 師傅被打斷的次數減少：客戶能從通知掌握進度，門市跑去現場問師傅的頻率下降，產能更穩定。
• 管理透明度提升：店長不在店也能從看板掌握全局，交接班與調度更順。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點：

1. 讀取工單（📋）：流程定時或在狀態變更時，從 Google Sheets 工單表抓出所有「進行中」的單，以及每張單目前所在的製作階段與負責師傅。
2. 階段推進（🪚）：師傅每完成一道工序（裁框、裱裝、上玻璃、組裝…），就在工單表更新狀態並可順手記錄工時。狀態欄是整條流程的心臟，所有後續判斷都依它而動。
3. 更新看板（📊）：自動把最新狀態同步到 Notion 進度看板，以卡片呈現每張單在哪個階段。系統依「距交期天數 vs 剩餘工序」自動上色——綠（從容）、黃（要注意）、紅（有風險），讓店長一眼抓出該關心哪幾張。
4. 節點通知（🔔）：在「完工」「進入最後工序」或「延誤」等關鍵節點，自動通知客戶與門市。客戶不必再問就知道進度，門市也同步掌握，減少資訊落差。
5. 逾期升級（⚠️）：當某張單逼近交期卻仍未完成，系統自動加碼提醒負責師傅，並升級通知店長介入協調（調度人手、改料、與客戶溝通改期）。讓延誤在事前被處理，而不是事後補救。

需要的工具與串接重點

• Google Sheets：輕量工單資料庫。欄位建議含單號、客戶、品項、各工序狀態（或一個「目前階段」欄＋一個「完成工序清單」）、負責師傅、承諾交期、工時。狀態值務必統一用語。
• n8n：核心自動化引擎，負責監看狀態變更、計算交期風險、推送看板與通知。交期風險的紅黃綠規則建議寫成可調參數（例如剩餘工序天數 ≦1 天標紅）。
• Notion：對外與對內的可視化看板。用 Database 視圖呈現卡片，依「目前階段」分欄、依「風險等級」上色，店長與師傅手機即可看。
• LINE Official Account：節點通知出口，通知客戶與內部群組。

串接注意點：Sheets 與 Notion 的欄位要對齊，避免同步時欄位錯位；交期風險的判斷要把「框料是否到貨」納入，缺料的單不能單純用時間算；通知頻率要克制，只在真正的關鍵節點發，避免變成客戶的訊息轟炸。

常見錯誤與注意事項

• 自動推估的交期僅供排程參考，不是承諾。實際完工時間受作品難度、框料到貨、師傅產能影響很大，看板的紅黃綠是「管理提示」，對客戶的交期承諾仍須由人工判斷後給出。
• 牽涉延誤補償或加急收費的溝通，一律由人工確認。系統可以示警延誤，但要不要折讓、加急要不要收費、改期怎麼談，都屬商務與合約判斷，不可自動回覆客戶。
• 師傅更新狀態的習慣是成敗關鍵。流程再好，若師傅不更新狀態，看板就是假的。導入初期需店長帶頭養成「做完一道就點一下」的習慣，介面要做到夠簡單（手機點選即可）。
• 品質判斷不能交給系統。狀態標「完工」不代表品質過關，出貨前的品檢仍須師傅親自確認，系統的進度標示不取代專業判斷。
• 客戶資料與工單內容屬營業與個人資料，看板分享連結權限要控管，避免外流。

台灣中小企業情境案例

台北一間專做藝廊與展覽裝裱的工作室「裱間」，旺季常同時在製四十多張單，過去全靠牆上一塊大白板。店長每天早上得花半小時抄寫、盤點，客戶催件的 LINE 一天十幾則，師傅老是被打斷。有一次一檔展覽的作品差點開展前一天才發現沒裱完，連夜趕工差點出包。

導入這條流程後，師傅在手機上點選工序狀態，Notion 看板即時更新，紅黃綠讓店長一眼看出哪三、四張要盯。店長估算，每天省下約一小時的盤點與催件回應時間，客戶主動催件的訊息少了一半以上，因為他們會自動收到「已進入上玻璃階段」「預計後天完工」這類通知。最重要的是，逾期升級提醒讓那種「開展前才爆」的驚險場面幾乎絕跡，這半年沒再發生趕工延誤。

延伸應用

• 接續取件與回購：進度資料可回饋給 /workflows 的取件通知與客戶回購經營流程，串成從接案、製作、交件到回購的完整動線。
• 產能與工時分析：累積各工序工時後，可分析哪道工序最常成為瓶頸、哪類作品最耗工，作為報價與排程優化依據，更多生產排程與管理自動化設計見 /recipes。
• 缺料預警：把框料庫存接進來，當某張單卡在「等料」時自動提醒採購，讓進度卡關的原因也能被管理。
• 量產相框工廠版本：對量產場景，可把節點改成批次與良率追蹤，看板呈現各批次進度，整體自動化導入的規劃可參考 /automation。

流程圖

用到的工具

更多「專業服務」工作流

瀏覽全部工作流藍圖 → 自動化工作流中心 → AI Skills 食譜庫 →