水果庫存盤點與補貨提醒流

🎯 這條流程解決什麼

水果是一種「會壞的庫存」。一般商品庫存放著頂多佔倉位，但水果每多放一天就掉一分鮮度、少一成賣相。進太多，賣不完爛在架上就是直接虧損；進太少，客人想買的當季水果缺貨，當場就被隔壁攤搶走生意。這兩種風險，過去全壓在老闆一個人的經驗與記性上。

問題是人腦記不住那麼多細節。一家中型水果行同時上架四五十個品項，每個品項的進貨日、剩餘量、保鮮特性都不一樣——香蕉三天就過熟、蘋果可以放兩週、草莓兩天就要出清。要老闆每天清晨在開店前用肉眼掃過全部品項、心算每樣還能放幾天、哪些該補哪些該促銷，幾乎不可能做得準也做不久。結果就是憑感覺進貨、爛掉了才發現、缺貨了才補單，損耗率長年壓不下來。

這條流程把「每天該盤點什麼、補什麼、清什麼」從老闆的腦袋裡搬出來，變成每天早上自動送到手機的一份清單。

導入後的改變

導入前：盤點靠人工目視與記憶，補貨憑經驗，損耗等爛掉了才計入。常見的是「熱賣品突然斷貨」與「冷門品堆到報廢」同時發生，毛利被損耗悄悄吃掉，老闆卻說不清楚到底是哪幾樣在虧。每天開店前要花半小時到一小時繞架巡視、心算進貨量。

導入後：每天固定時間系統自動讀庫存、算保鮮天數，低於安全量的列入補貨、接近期限的標記出清，連同近期銷量一起推到採購手機。盤點與決策的前置作業從一小時壓到看一則訊息的幾分鐘，等於每天省下大半小時的巡視與心算。更重要的是損耗看得見了——哪些品項常爛、補多少最剛好，都有資料可循。實務上，導入後三個月水果損耗率有機會從常見的一成多降到個位數，缺貨造成的流失也明顯減少。對毛利本就單薄的水果生意來說，少爛一成貨往往直接反映在月底的淨利上。

流程怎麼運作

五個節點對應每天一輪的盤點循環：

1. ⏰ 觸發：每日盤點——每天固定時間（建議開店前，例如早上六點）自動啟動，讀取進銷存表裡各品項的現有庫存量與進貨日期。也可改成進銷存更新時即時觸發。
2. 🧮 計算保鮮天數——依「進貨日＋品項保鮮特性」推算每樣還剩幾天可售。系統裡為每個品項預設一個保鮮基準（香蕉 3 天、蘋果 14 天、葡萄 5 天…），用今天減進貨日算出剩餘天數。
3. ⚠️ 判斷補貨／出清——把每樣品項比對兩條線：低於安全庫存量的列入「該補貨」，剩餘保鮮天數低於門檻的標記「優先出清」。一個品項可能同時要補又要清前一批，系統會分開標示。
4. 📋 整理補貨清單——彙整建議補貨的品項與數量，並附上近期銷量當參考，讓採購一眼看出「這樣是賣得動才補，不是亂補」。
5. 🔔 提醒採購確認——把清單透過 LINE Notify 或 Gmail 推給採購，提醒「這是建議，下單前請人工確認」。採購核對後再向產地或大盤下單。

需要的工具與串接重點

• 進銷存 Google Sheet：核心資料源，至少要有「品項、現有庫存、進貨日、安全庫存量、保鮮基準天數、近期銷量」這幾欄。資料的即時與正確，決定整條流程準不準。
• 平台（n8n / Make）：用排程節點（Cron / Schedule）設每天觸發，或用 Sheet 更新事件觸發。
• AI 預測節點：可選用，用近期銷量估「未來幾天大概會賣多少、該補多少」。沒有也能跑，但加上後補貨量會更貼近實際週轉。
• LINE Notify / Gmail：推播通道，水果行第一線多用 LINE，採購端可加寄一份 Gmail 留存。
• 採購清單表：把每天的建議清單與實際下單量都留檔，方便回頭檢討補貨準不準、損耗有沒有降。

串接重點：保鮮基準天數要依你自己的進貨來源與保存條件校準，別照搬通用值；安全庫存量也要依品項週轉速度個別設定。想把建議補貨量算得更準，可參考 需求預測與庫存配方，整體營運自動化思路見 自動化應用。

常見錯誤與注意事項

• 保鮮天數是估算，不能取代肉眼檢查：系統依進貨日推估剩餘天數，但同一批貨的實際狀況會因運送、溫度、碰撞而異。是否可售、是否下架，務必由人員目視檢查品質後判定，食安與鮮度是水果行的命脈，不能交給公式拍板。
• 補貨與出清決策要人工確認：建議清單是參考，最終下單量、要不要出清促銷，由採購人工核對市況與毛利後執行。
• 資料不維護等於白做：進貨沒登錄、賣出沒扣帳，庫存數一錯，後面全錯。流程上線同時要把進銷存登錄的習慣建立起來。
• 別把安全量設一個值套全部品項：熱賣品與冷門品的安全量天差地遠，要分別設定才有意義。

台灣中小企業情境案例

新北一家社區型果菜行，老闆夫妻檔顧店，過去每天清晨五點半要繞著三十多個品項目測、心算今天要跟大盤調多少貨，常常忙中出錯——熱賣的麝香葡萄補太少中午就賣光，冷門的進口奇異果卻一直堆到軟爛丟掉，每個月光損耗就吃掉不少毛利。導入這條流程後，每天早上五點半老闆的 LINE 就跳出一則清單：「葡萄低於安全量、建議補 8 箱（近七日日均賣 6 箱）；前批奇異果剩 2 天、建議今日特價出清」。老闆核對後直接照單調貨。三個月下來，他粗估損耗從約一成二降到六、七趴，「最有感的是不用再憑感覺進貨，數字攤在那裡，補多少、清什麼一目了然」。

延伸應用

這套盤點邏輯不只適用水果，麵包、生鮮、熟食、花材等所有「有賞味期、會折損」的品類都能套用，只要換掉保鮮基準與安全量設定即可。可以再加一層：當某品項被標記「優先出清」時，自動觸發生成限時特價文案並推給會員，搭配 限時特價文案 配方，讓出清不只是提醒、而是直接帶動銷量。盤點出的補貨清單也能直接銜接 當季水果預購收單 與向產地下單流程，從預購量、現有庫存到補貨建議三方對齊；想把出清訊息精準發給會買的客人，可接 水果行會員回購經營流。整體的營運一條龍與更多自動化設計，可參考 自動化應用總覽 與 內容配方庫。

流程圖

用到的工具

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