定期維護合約續約流

🎯 這條流程解決什麼

對園藝維護公司來說，定期維護合約是最穩、最可預期的收入來源——一年一簽、按月服務、現金流好抓。偏偏這塊收入流失得最安靜：合約到期沒人盯，客戶不會主動提醒你「我快到期了」，等公司想起來時，社區管委會早已換了另一家報價更低的廠商，一張一年十幾萬的合約就這樣沒了。

問題出在「續約這件事沒有負責人、也沒有提醒機制」。要主動續約，業務得先翻出這一年到底做了哪些養護：澆水幾次、修剪幾回、施肥幾輪、補植幾株、植栽存活率如何，再決定報價要不要調、服務頻率要不要改。光是把一個客戶的本期服務紀錄整理成「拿得出手的成效報告」，就要翻紀錄、對帳、做表格，少說一兩個小時；客戶一多，根本沒人有空一個一個做，最後就是「能拖就拖、能不續就流失」。

這條流程把續約變成一件「系統會主動提醒、資料會自動備好」的事：自動監控合約到期日、彙整本期養護紀錄與植栽存活成效、由 AI 生成續約方案與報價草稿，並排定業務回訪時段。業務不再是空手去談續約，而是帶著「我們這一年幫你做了什麼、成效如何」的具體成果去談，留客率自然不一樣。

導入後的改變

導入前，續約靠人腦記、靠運氣不被搶。沒人盯到期日，等發現時往往已過續約黃金期；要談續約得臨時整理一整年的紀錄，業務嫌麻煩就乾脆不主動出擊，合約默默流失。客戶端的感受也差——一年見不到幾次主動聯繫，覺得「反正換誰都一樣」。

導入後，系統每天掃描到期日，提前一個月就把名單與成效報告備好。以一家手上有 40 個維護合約的公司估算，原本每年因「沒盯到」而流失的合約若有 6 到 8 件，導入主動續約機制後，憑著具體成效與及早接觸，留約率可望明顯提升，挽回的年營收動輒數十萬。整理續約資料的工時，從每件 1 到 2 小時降到 10 分鐘內核對；業務的時間從「做表格」轉成「談關係、談加值」。對公司而言，這條流程守住的不是工時，而是最核心的續約收入。

流程怎麼運作

五個節點，把「被動流失」翻成「主動續約」：

1. 觸發：到期掃描（📆）——系統每日定時讀取合約資料表，依到期日往前推 N 天（建議 30 至 45 天，留足回訪與議約時間），列出即將到期的客戶名單。
2. 彙整服務紀錄（📊）——針對名單上的客戶，從養護紀錄庫整理本期的養護次數、修剪施肥輪次、補植紀錄、植栽存活率與維護成效，組成一份「這一年我們做了什麼」的成效摘要。
3. AI 草擬方案（🧠）——AI 生成節點依服務紀錄與成效，草擬續約方案（維持／升級／調整頻率）與調整後的報價草稿，並把調價理由寫清楚，方便業務向客戶說明。
4. 排定回訪（📅）——把建議的回訪時段同步到 Google Calendar，指派負責業務，確保「有人會去談」。
5. 人工確認寄出（✅）——負責人核對合約條款、保固範圍、服務頻率與報價後，再透過 Gmail 寄出續約提案。

續約方案裡的養護內容可直接對應 植栽養護提醒排程流，把承諾的服務頻率落實成排程；若客戶要新增工項或重新設計，續約報價可參考 庭園設計報價自動生成流 與 配方庫。想把「到期提醒、成效彙整、回訪、寄送」整串成無人盯也不漏的 自動化，這條流程就是核心引擎。

需要的工具與串接重點

• 平台（n8n / Make）：負責定時掃描與串接各節點。定時觸發建議設每日一次（如每天早上），避免漏掉到期日。
• 合約資料表：欄位至少包含客戶、合約起訖日、合約金額、服務頻率、負責業務。到期日欄位是觸發關鍵，務必格式統一（建議用日期格式而非文字）。
• 養護紀錄庫：這是成效報告的來源，平日養護就要落實回填（可與植栽養護提醒流共用同一張表），否則續約時沒料可彙整。
• AI 生成節點：把冷冰冰的紀錄轉成有說服力的續約說帖與調價說明。
• Google Calendar：確保回訪有人、有時段、不漏。
• Gmail：寄出提案，務必設成人工確認後才送。

串接重點：合約資料表與養護紀錄庫最好用同一個客戶編號當鍵值，才能正確對應彙整；調價邏輯（如物價調整、工項增減）建議寫進 AI 提示詞，讓草稿一致；回訪時段要避開客戶上班或社區開會時間，可在設定中排除特定時段。

常見錯誤與注意事項

續約涉及合約條款、金流與服務承諾，這條流程只負責「彙整與草擬」，不取代商務協商：

• 報價與條款一律人工確認：AI 生成的調價、保固範圍、服務頻率屬商務判斷，不可直接寄出，務必由負責人逐項核對。
• 成效數據要真實：彙整出的養護次數與存活率若與實際不符，反而傷信任，請確保養護紀錄平日就確實回填。
• 個資與合約資料要保護：客戶聯絡資訊與合約金額屬敏感資料，存取權限要控管，符合個資法。
• 不要群發制式信：續約是關係維護，建議業務在 AI 草稿基礎上加上個人化問候，而非冷冰冰群發。
• 合約權利義務屬法律判斷：續約條款的變更最好經過審閱，流程不取代專業的合約把關。

台灣中小企業情境案例

新北一家承接社區與商辦綠化的維護公司，手上約有 35 個年約合約。過去續約全靠負責人記在腦中，常常某個社區到期前一兩週才想起來，臨時整理紀錄、趕報價，談判時間被壓縮，曾經一年內接連被低價廠商搶走三個社區合約，少了快五十萬營收。

導入這條流程後，系統每天掃描到期日，提前 40 天就把名單與本期成效摘要備好——哪個社區補植了幾株、修剪幾輪、植栽存活率多少，一目了然。業務帶著這份成效報告與調價說明去回訪，談的是「我們這一年的成果」而不是單純比價。半年下來，原本容易流失的合約幾乎都順利續約，連帶有兩個社區因為看到清楚的成效，加購了花季換植的加值服務。負責人說，最大的改變不是省時間，而是「再也不會有合約是莫名其妙丟掉的」。

延伸應用

• 加上續約成功率分析：記錄哪些方案、哪種調價幅度最容易續成，優化續約策略。
• 分級回訪：依合約金額與流失風險排序，把業務時間優先放在高價值或高風險客戶。
• 自動推升級方案：依養護紀錄發現客戶可能需要的加值服務（如季節換植、病蟲害防治），在續約時順帶提案。
• 流失預警：對長期服務評價低或抱怨多的客戶提前標記，續約前先做關係修復。
• 串接電子簽約：續約確認後接電子簽名與收款連結，把續約到收款一次走完，形成完整的 自動化 循環。

流程圖

用到的工具

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