五金報價詢問自動回覆流

🎯 這條流程解決什麼

五金行的日常，就是被報價詢問淹沒。一天幾十通電話、LINE、表單湧進來，客戶要的東西又雜又細：「四分白鐵螺絲一盒多少」「6 米的角鋼要十支含送嗎」「這型號的水龍頭有現貨嗎」。每一筆詢問，老闆都得放下手邊的事，翻開那本厚厚的價目表找品項、跑去倉庫看還有沒有貨、按計算機算數量乘單價再加運費，最後手打一段報價回過去。一筆認真回完，往往要十幾二十分鐘。

問題是，做生意比的就是速度。客戶同時問了三家，誰先報、報得清楚，單就下給誰。老闆在倉庫忙、在送貨路上、在招呼現場客人時，LINE 的詢問就晾在那裡，等他半小時後想起來回，客人早就在別家成交了。漏接、回太慢、報錯價，每一個都是直接流失的訂單。一間店若每天因回覆太慢而流失三五筆中小單，以平均單價估算，一個月就是好幾萬元的生意從指縫溜走。更別說旺季時，老闆光是回報價就耗掉大半天，根本沒空談大客戶、顧庫存。

這條流程讓每筆詢問自動建檔，AI 比對品項價目與即時庫存、試算總價並起草報價單，老闆只要看一眼確認就能回覆，把回覆時間從半小時縮到幾分鐘。

導入後的改變

導入前，報價速度完全綁在老闆一個人有沒有空、手邊有沒有價目表，回覆品質時快時慢、偶爾還報錯價得事後道歉改單。導入後，詢問一進來就被接住、建檔、初步試算，老闆從「從頭做到尾」變成「審核把關」，回覆又快又一致。

效益估算很具體：單筆報價的處理時間可從 20 到 30 分鐘壓縮到 3 到 5 分鐘的人工確認，等於省下八成以上工時；回覆速度大幅提升後，「搶先報價」帶來的成交率通常能提升兩到三成，原本因回太慢而流失的中小單被實際接回來。所有詢問自動建檔，還順帶累積出一份客戶需求資料庫，哪些品項詢問度最高、哪些客戶常下單，一目了然，可作為備貨與行銷的依據。把老闆每天省下的這幾小時換算成產值，足以拿去經營更高價值的大客戶。想看更多把客服與業務流程自動化的做法，可參考 自動化專區。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點：

1. 觸發：收到詢問。客戶從 LINE 官方帳號傳訊息，或填寫報價表單送出品項與數量需求時，流程啟動，並先把這筆詢問完整建檔，記下客戶、品項、數量、時間。
2. 比對價目庫存。AI 比對節點把客戶口語化的需求（如「四分螺絲一盒」）對照 Google Sheet 價目表，找出對應品項與單價，同時查即時庫存，標出哪些有貨、哪些缺貨。
3. 試算總價。依數量套用對應的批發級距價（量大折扣不同），加上運費，算出一個參考總額。
4. 起草報價單。生成一份結構清楚的報價草稿，包含品項、規格、單價、數量、小計與合計，格式統一、一看就懂。
5. 通知老闆確認。把報價草稿推播給老闆（LINE 或 Gmail），這一步明確標註「需人工確認價格後再回覆客戶」——AI 的試算僅供參考，最終報出去的價格一定要老闆過目。

需要的工具與串接重點

流程建在 n8n 或 Make。LINE 官方帳號與報價表單是兩個詢問入口；AI 比對節點負責把模糊的口語需求對應到正確品項並讀庫存；Google Sheet 價目表是價格與庫存的真相來源，欄位要含品名、規格、別名、單價、批發級距、即時庫存；Gmail 用於正式報價單寄送或內部通知。

串接重點：第一，價目表的「別名／俗稱」欄位非常關鍵，五金品項同一個東西有好幾種叫法（四分=1/2吋、白鐵=不鏽鋼），把常見俗稱都列上，AI 才比對得準。第二，批發級距要清楚設定數量門檻與對應價，避免量大量小報成同一價。第三，庫存資料要儘量即時，否則報了價才發現沒貨，反而失信。第四，AI 對應不到或信心低的品項要標記「待人工確認」，不要硬猜一個單價。

常見錯誤與注意事項

報價的單價與折讓涉及實際成本與利潤判斷，AI 試算僅供參考，務必由人工確認金額無誤後再正式報給客戶。成本會隨進貨波動、老客戶有特殊讓價、大單有議價空間，這些都不是價目表上的死數字能涵蓋的，最終定價權一定要留在老闆手上，自動化不取代對成本與利潤的專業判斷。

常見踩雷：價目表沒更新，AI 用了舊成本報價，報出去才發現賠錢；俗稱沒建齊，AI 把「四分」對到錯的品項；以及把 AI 草稿設成自動回覆客戶、跳過人工關卡，一旦報錯價對外，事後改口比慢一點回覆更傷信任。報價這件事，速度可以自動化，但價格的最後一關永遠是人。

台灣中小企業情境案例

台南一間做水電材料批發的「永興五金行」，老闆娘阿芬過去每天被 LINE 詢問追著跑，常常忙到晚上才回，回的時候客人早跟別家下單了。導入這條流程後，客戶的詢問一進 LINE，系統自動建檔、AI 比對價目與庫存、把報價草稿準備好推到阿芬手機。她利用顧店的空檔掃一眼、確認價格沒問題就一鍵回覆，多數詢問在五分鐘內就回出去。第一個月下來，原本因回太慢流失的中小單明顯接回來，成交率上升，阿芬也終於不必再為了回報價熬到打烊。累積的詢問紀錄還讓她發現某幾項材料詢問度特別高，提早備貨後缺貨率也降了。

延伸應用

這條流程是整個業務鏈的入口，能往後串成一條龍。報價經客戶確認成交後，可自動把訂單帶進送貨排程，免去重複輸入；比對庫存時若發現缺貨，可觸發補貨流程一併處理；累積的詢問資料還能分析出熱門品項、回頭客名單，延伸出主動推播促銷或定期叫貨提醒。想加速正式報價單與估價文件的產出，可參考 估價單撰寫 配方；想把報價、缺貨補貨、送貨排程整合成完整營運流程，可瀏覽 更多工作流藍圖。讓回報價這件最瑣碎卻最影響成交的事，從拖累生意變成搶單利器。

流程圖

用到的工具

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