藥材缺貨預警與補貨建議

🎯 這條流程解決什麼

中藥行的庫存管理，是一場「不能缺、又不能囤」的兩難。一家規模中等的中藥行，光是常備藥材就有兩三百種，黃耆、當歸、紅棗、枸杞這類熱門品用得快，一缺貨就接不了配方訂單、只能眼睜睜看顧客空手而回；可是麝香、犀角替代品、冷門引經藥這類東西，用量極少，一旦進太多，擺久了不是受潮發霉、就是過了效期得整批報廢，等於把現金鎖在會壞掉的存貨上。

純人工管這件事，幾乎是不可能的任務。要靠人腦記住兩三百味藥各自還剩多少、平常用多快、何時該補、向哪家供應商買最划算，現實中根本辦不到。多數中藥行的真實狀況是：平常不盤點，等到師傅伸手抓藥發現藥櫃見底，才驚覺斷貨；這時臨時調貨，供應商開的價往往比正常下單貴上一兩成，還不一定當天到得了，硬生生耽誤生意。反過來，有些老闆怕缺貨乾脆「看到便宜就多進」，結果倉庫堆滿快過期的藥材，每年盤點都要認列一筆報廢損失。光是人工盤點本身，一位庫管人員逐櫃清點、抄寫、對帳，一輪下來常要耗掉大半天，一週做一次都嫌勉強。

這條流程要解決的，就是把「憑感覺、憑記性」的進貨方式，換成「有數據、有預警」的補貨節奏，讓店主在缺貨之前就收到提醒，在囤貨之前就被攔下來。更多中藥行庫存與採購的自動化組合可參考 /workflows 與 /recipes，整體導入規劃見 /automation。

導入後的改變

導入前，缺貨幾乎都是「事後才知道」。顧客上門點了某帖藥，師傅一抓才發現某味見底，當下尷尬地請顧客改天再來，或臨時加價調貨硬補。庫存帳本不是沒更新、就是更新得零零落落，老闆對「現在到底缺什麼」沒有全局視野，採購全靠經驗與運氣。每個月的報廢損失與臨時調貨的價差，都是看不見卻持續流血的成本。

導入後，每天系統自動盤點、自動預警，店主每天早上打開 LINE 就能看到「今天哪些藥到了補貨線、建議補多少、向誰補最划算」。臨時斷貨而被迫高價調貨的情況大幅減少，保守估計能省下一兩成的緊急採購溢價；同時因為補貨量是依實際用量推估，不再憑感覺多進，過期報廢的損失也明顯下降。人力面更直接：原本一週要花大半天的人工盤點，幾乎被系統取代，庫管人員只需要覆核系統算出來的建議單，把時間從「清點抄寫」轉到「判斷該不該買」這件真正需要人腦的事情上，等於把盤點工時省下七八成。對現金流吃緊的中小型中藥行來說，少囤一點、少報廢一點、少被臨時加價一點，加起來就是實實在在的利潤。

流程怎麼運作

整條流程對應 frontmatter 的五個節點：

第一步「盤點庫存」，系統每日定時讀取 Google Sheets 或 Airtable 裡的各藥材即時庫存，並抓取近期的出貨用量。庫存數字最好能和抓藥扣庫存的流程連動，做到「抓一次藥、自動扣一次帳」，盤點數據才會準。

第二步「低水位預警」，系統拿每味藥的現有量去比對事先設定的安全庫存量，把「已經缺貨」與「即將斷貨」的藥材挑出來標記。安全庫存量可依藥材重要性分級，熱門必備藥設高一點、冷門藥設低一點。

第三步「預估需求」，這是 AI 分析 API 發揮的地方。系統參考歷史用量、季節旺淡（換季進補、冬令滋補、夏季消暑各有不同熱門藥）以及近期出貨趨勢，推估出合理的補貨數量，避免一次補太多造成積壓。

第四步「彙整報價」，系統把各供應商對該藥材的報價、效期、最低訂購量整理在一起，生成一張補貨建議單，清楚標出「補什麼、補多少、向誰補、預估花多少」。

第五步「送審下單」，建議單透過 LINE Notify 或 Gmail 推送給店主，店主覆核確認後，再正式向供應商下訂。系統只到「建議」為止，按下下單鍵的永遠是人。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make。Google Sheets 或 Airtable 當庫存與用量的主資料庫，建議把「品名、別名、現有量、安全庫存、單位、供應商、效期」這些欄位一次建齊。AI 分析 API 負責需求推估，初期資料少時可先用簡單的移動平均法，累積一兩季資料後再導入季節權重。LINE Notify 與 Gmail 是雙通道通知，急件走 LINE、完整建議單走 Email 附表格。

串接重點：第一，庫存數據的準確度決定整套流程的成敗，務必讓「抓藥扣庫存」與「進貨加庫存」都自動寫回同一張表，避免人工漏記造成帳實不符。第二，安全庫存量不是設一次就好，要隨季節與生意規模定期調整，換季前可手動拉高熱門藥的門檻。第三，供應商報價表要定期更新，過期的報價會讓建議單算錯划算度。

常見錯誤與注意事項

最常見的誤區，是把系統的「補貨建議」當成「自動下單指令」。補貨數量與供應商選擇僅供參考，正式下單前務必由店主人工確認。 系統不知道哪家供應商最近出過受潮藥、哪批貨檢驗不合格、哪個品項市場正在缺料漲價，這些都需要採購人員的經驗判斷。藥材來源涉及食安與用藥安全，下單前務必確認來源正當、檢驗合格、效期標示清楚，慎防混充藥材或硫磺燻製過量的劣質品流入。

另一個常見問題是「只看價格、不看效期與品質」。系統算划算度時容易偏向最低價，但中藥材便宜不一定好，效期短、品質差的便宜貨反而墊高報廢成本。建議在建議單上同時顯示效期與供應商評等，讓店主綜合判斷。庫存資料若長期沒人維護校正，預警就會失準，建議每季做一次實體盤點與系統對帳。系統協助分析庫存與彙整報價，但不取代採購人員對藥材來源與品質的專業把關。

台灣中小企業情境案例

新北一間社區型中藥行，由一對夫妻經營，先生負責抓藥、太太管帳與進貨。過去進貨全憑先生「感覺最近某味藥用得兇」隨口交代，太太再憑印象向熟識的盤商下單。結果常常是熱門的當歸、黃耆突然斷貨接不了單，冷門藥卻堆在倉庫角落過期。每年農曆年前的進補旺季最慘，臨時缺料只能高價調貨，利潤被吃掉一大塊。

導入這條流程後，系統每天清晨把當日的補貨建議推到太太的 LINE，哪些藥到了補貨線、依往年同期用量該補多少、哪家盤商這批划算，一目了然。太太不必再憑印象猜，先生也不用每天伸手摸藥櫃才發現缺貨。導入後的第一個進補旺季，幾乎沒有再發生熱門藥斷貨硬調貨的狀況，倉庫角落的過期報廢也少了一截。太太說，最有感的是「終於不用每天提心吊膽怕缺料，也不用年底盤點時看著一堆過期藥心疼」。

延伸應用

這條流程可以再擴充得更聰明。往前可串接 /workflows 的配方抓藥流程，讓每次抓藥即時扣庫存，盤點數據自動保持最新；往後可結合銷售趨勢，當系統偵測到某味藥連續幾週用量爆增（例如某帖養生方在社群爆紅），自動建議提前加大安全庫存。供應商面，可把歷次報價與到貨品質累積成評等資料，下次建議單自動優先推薦表現穩定的供應商。若搭配 /recipes 的內容生成，還能把「本季熱門進補藥材」整理成顧客衛教貼文，順勢帶動銷售。多分店經營者則可把各店庫存集中管理，做跨店調撥，A 店過剩、B 店短缺時自動建議調貨而非各自重新進貨，整體串接思路可參考 /automation。無論流程怎麼擴充，下單與品質把關的最終決定權，始終握在店主與採購人員手上。

流程圖

用到的工具

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