火鍋店食材庫存低水位補貨流

🎯 這條流程解決什麼

火鍋店的庫存管理是一場每天都在打的硬仗。生鮮肉品、葉菜、菇類、豆製品保鮮期都短，叫貨太多就爛在冰箱裡變成丟掉的成本，叫太少又會在週末尖峰時段開天窗，客人點的肥牛、A 菜說沒有，體驗瞬間崩盤。多數店家全靠店長憑印象抓量——「上週牛肉好像不太夠，這次多叫一點」——這種憑感覺的判斷，遇到天氣變化、連假、突發團客就頻頻失準，不是耗損爆表就是缺料被客訴。

用純人工跑庫存補貨，到底花多少時間與成本？每天打烊後內場要逐項盤點、店長要對照腦中印象算缺多少、再分別 LINE 給不同供應商下單，一輪走完至少 40 到 60 分鐘，而且最忌諱算錯。憑感覺多叫的部分，以一家中型火鍋店來說，生鮮耗損常占食材成本的 5% 到 10%，等於每月好幾萬元直接從冰箱丟進垃圾桶；反過來缺料開天窗，流失的不只是當餐營收，還有客人「這家常常沒貨」的壞印象。盤點本身又繁瑣到內場常常潦草應付，數字一不準，後面全盤皆錯。

導入後的改變

導入前，補貨是「憑印象抓量、靠手動下單、耗損與斷料兩頭燒」；導入後，補貨變成有數據依據、自動彙整、人工只做最後把關的流程。

• 盤點到下單的時間：從每天 40 到 60 分鐘的人工對帳與分頭下單，縮短到盤點數字一寫入就自動產出補貨清單，採購只要花約 10 分鐘核對，工時省下約七成。
• 生鮮耗損率：因為補貨量有安全水位與歷史數據參考，憑感覺多叫的狀況減少，耗損率可望從 5%～10% 壓低數個百分點，等於每月省下可觀食材成本。
• 斷料缺貨：低於安全水位自動示警，尖峰時段「客人點了卻沒貨」的窘況大幅減少。
• 盤點品質：流程化讓盤點不再潦草，數字準了，後續判斷才準。
• 採購可分流：補貨清單自動依供應商分群，肉商、菜商各收各的，省去人工拆單。

對一家月營收兩三百萬的中型火鍋店，光把生鮮耗損壓下幾個百分點，一年省下的成本就相當可觀，補貨從「燒錢黑洞」變成「可控成本」。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點，把每日庫存從盤點帶到補貨：

1. 觸發：每日盤點——由排程器定時觸發，或內場用平板／盤點表單把當日各品項剩餘數量寫入後啟動。盤點介面要簡單，內場才願意確實填。
2. 比對安全水位——逐項比對肉品、蔬菜、湯底等品項的目前庫存與預設的安全存量。安全水位可依平日／假日、季節設不同門檻，避免一刀切。
3. 彙整補貨單——AI 整理節點把所有低於安全水位的品項，整理成一份清楚的補貨清單，並依歷史用量給出建議補貨數量，附上目前庫存與安全水位對照。
4. 通知採購——透過 LINE OA 或 Email 把補貨清單推送給店長與採購，並可依供應商分流（肉品一單、蔬菜一單），方便直接轉發給對應廠商。
5. 下單人工確認——這是關鍵的人工關卡，實際下單數量、金額與供應商合約條件由採購核對後才正式送出，AI 只給建議、不自動下單。

搭配 線上訂位自動確認，可依訂位量預抓備料。更多自動化思路可看 自動化案例 與其他 工作流。

需要的工具與串接重點

• 平台（n8n / Make）：把排程、盤點資料、AI 整理、通知串成流程的中樞。
• 盤點表單 / 平板：內場輸入庫存數量的入口，介面務必簡潔，下拉選單比手打數字更不易出錯。
• Google Sheet / 庫存表：存放品項、安全水位、歷史用量的主檔，安全水位要定期依實際營運微調。
• AI 整理節點：負責把低水位品項彙整成清單並建議數量，prompt 要求輸出「品項、目前量、安全水位、建議補貨量」的結構化結果。
• LINE OA / Email：補貨清單的出口，依供應商分流推送。
• 排程器：每日固定時間觸發，建議排在打烊盤點後。串接注意：安全水位與歷史用量要持續維護，否則建議數量會失準。

常見錯誤與注意事項

實際下單數量、金額與供應商合約條件涉及成本與帳務，務必由採購人工確認後再正式下單，自動化只負責盤點比對與彙整通知，不取代採購對價格與品質的判斷，AI 不取代專業判斷。

生鮮的效期與品質仍需內場親自把關，收貨時要驗肉品色澤、菜葉新鮮度，系統算得出數量卻看不出品質，食安這一關沒有捷徑。安全水位也別設一次就不管，連假、季節、菜單調整都會改變用量，門檻要定期人工檢討，否則系統會用過時的標準持續建議錯誤數量。盤點數字若內場潦草亂填，後面所有判斷都會跟著錯，盤點介面與紀律要一起顧好。

台灣中小企業情境案例

台南一家三十桌的平價火鍋店「鍋聚」，過去叫貨全憑老闆娘的經驗，週末常常牛肉提早賣完、客人改點別的悻悻離開，平日又因為怕缺貨多叫，菜葉爛掉一大批只能丟。老闆娘每天打烊後還要盤點、算量、分別 LINE 給三家供應商，常常忙到半夜。

導入這條流程後，內場用平板把當日剩量點一點，系統隔天一早就把低水位補貨清單依肉商、菜商分好兩單送到老闆娘的 LINE，建議數量還參考了平日假日的歷史用量。她只要核對金額按確認就能轉給供應商。三個月下來，生鮮耗損從原本約一成降到不到一半，週末缺料的客訴幾乎消失，老闆娘每天少花將近一小時對帳。她說最有感的是：「現在叫貨有數字撐腰，不再憑感覺賭運氣。」

延伸應用

這條補貨流可以再往前後延伸。往前可接訂位與來客預測，搭配 線上訂位自動確認 依未來幾天的訂位量動態調整安全水位，連假前自動拉高備料；往後可做進貨對帳，收貨時掃單核對實收與下單數量，自動標出短裝或溢收。還能做耗損分析報表，每月統計哪些品項丟最多、調整安全水位或菜單。多分店的連鎖火鍋可做中央採購彙總，把各店補貨單合併向供應商議價，壓低進貨成本。想規劃備料與菜單成本，可參考 菜單成本試算 配方，讓庫存、採購、菜單形成一條互相支撐的成本管控鏈。

流程圖

用到的工具

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