保單到期盤點提醒流

🎯 這條流程解決什麼

一位業務手上可能握著上百張保單：產險一年一期、壽險的繳費日、醫療附約的到期、旅平險的短期效期，這些日期全擠在一份試算表裡，靠記憶、月曆便利貼或臨時翻台帳，遲早會漏掉幾張。保障一旦出現空窗或漏繳失效，受害的是客戶——出事時才發現保單早已失效，賠不下去；但責任與信任的崩盤，往往回到經紀身上。一張本來只是忘了提醒的續保，可能換來一個客訴、一位流失的客戶，甚至連帶整個家庭的保單都被搬走。

純人工盯到期日的成本，是一種「持續性的精神負擔」。認真的業務每週得撥出時間翻台帳、對日期、圈出近期要到期的、再一個個打電話或傳訊息提醒，一週至少花 2 到 3 小時，而且只要漏看一行就前功盡棄。多數人沒有這個紀律，於是變成「等保險公司寄催繳通知、客戶問起來才處理」的被動模式，等於把保障空窗的風險完全交給運氣。一張保費上萬的長期保單若因漏繳失效，重新投保不僅手續繁瑣，還可能因年齡增加或健康變化而保費變貴、甚至被批註除外——這些都是漏一次提醒就可能造成的實際損失。

導入後的改變

導入前，到期管理靠人盯、靠運氣，漏繳與保障空窗時有發生，主管也無法掌握哪些保單快到期還沒人處理，每到續保季就一陣兵荒馬亂。

導入後，所有保單的到期與繳費日集中由系統每日盤點，分級提前提醒，業務不必再翻台帳對日期。以一位管 200 張保單的業務估算：原本每週手動盤點與提醒約 2.5 小時、一個月 10 小時，自動化後人工幾乎歸零，只需在收到清單後執行真正需要溝通的聯繫。更重要的是漏繳失效率可大幅下降到趨近於零，續保率通常提升 1 到 2 成，客訴與保障空窗事件明顯減少。主管端則能一眼看出「未來 30 天有哪些保單到期、各自處理到哪個階段」，續保季不再手忙腳亂。

流程怎麼運作

第一步「到期掃描」：流程每天清晨自動執行，讀取 Google Sheets 的保單台帳，逐張比對今天距離各保單到期日或繳費日還剩幾天，撈出進入提醒區間的保單。

第二步「分級判斷」：依剩餘天數設定不同提醒強度與處理對象——30 天前先通知業務預先聯繫安排續保；14 天前加強一次、提醒未處理的；3 天前進入緊急狀態，業務與客戶同時提醒。分級避免「提醒一次沒回就石沉大海」。

第三步「業務通知」：把當天進入提醒區間的保單整理成清單，透過 Gmail 與 LINE Notify 推給承辦業務，附上客戶聯絡方式與保障重點，業務一看就知道要找誰、聊什麼。

第四步「客戶提醒」：在適當的分級節點，對保戶發 LINE 或 Email 提醒繳費或安排保障檢視，用詞以「貼心提醒」為主，避免造成催繳壓力，並引導客戶與業務聯繫確認。

第五步「狀態回填」：客戶完成繳費或續保後，更新台帳狀態，流程自動停止對該保單的後續催促，避免已處理的還一直被提醒，造成困擾與重複工。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make。核心是「每日排程 + 日期差計算 + 分級路由 + 多管道通知 + 狀態回填」。Google Sheets 當保單台帳，欄位至少要有保單號、客戶姓名、聯絡方式、險種、到期日／繳費日、承辦業務、目前狀態。Google Calendar 可用來幫業務建立續保跟進行程。Gmail 與 LINE Notify 負責對業務與客戶的雙向通知。

串接重點：一是日期差計算要處理好時區與「今天」的定義，避免邊界日漏算或重算；二是分級路由用 30/14/3 天當門檻時，要確保同一張保單在同一階段只提醒一次（用「上次提醒階段」欄位防重複）；三是狀態回填要設計得簡單，最好讓業務點一下連結或在表上改個欄位就能標記「已處理」，流程立即停催；四是業務清單與客戶提醒分開節點，文字語氣各自設計。

常見錯誤與注意事項

最重要的紅線：保單到期與繳費日攸關保障效力，自動提醒僅作為輔助，絕不可據此自動辦理任何繳費、扣款或保單變更。每筆提醒所依據的台帳日期，務必由承辦人員人工核對保單條款與保險公司的正式通知為準——台帳可能key錯日期，一切以保險公司官方文件為準。

保障規劃與商品調整（要不要續、要不要改保額或內容）仍須由具證照的專業人員評估，系統只負責提醒時機，不取代專業判斷，也不構成投保或理財建議。客戶聯絡資料與保單明細屬個人資料與財務隱私，台帳存取權限請依職務分層控管。另一個常見錯誤是台帳資料不乾淨——日期格式不一、缺漏值會讓掃描失準，導入前務必先把台帳整理成統一格式並設好欄位驗證。

台灣中小企業情境案例

台南一家通訊處，五位業務合計管理約 1,200 張保單，過去每到月底主管就要催大家「自己去翻台帳看這個月有哪些要續」，靠人盯難免漏，前一年就發生兩起保戶漏繳導致保障空窗、其中一起還引發客訴。導入這條流程後，每天清晨系統自動掃描全處保單，把進入 30／14／3 天區間的清單分送給各業務，緊急件同步提醒客戶，處理完的業務在表上一點就停催。半年下來，漏繳失效事件歸零，續保率提升約一成五，主管每天打開一張總表就能看到全處的到期處理進度，續保季不再像以前那樣全員加班補洞。業務的說法是：「以前最怕的就是漏一張，現在系統幫我們守住每一個日期。」

延伸應用

這條流程是保戶服務鏈的「守門員」，可往多處串接。接 /workflows 的續保追蹤流，讓提醒後的續保協商有完整跟進；接客戶關懷流，把續保前的接觸自然包進長期關係經營。監控端可把「未來 30 天到期保單數、各階段處理狀態、漏繳件數」自動彙整成主管儀表板。想做得更主動，可結合 /automation 的升級機制（某張保單到 3 天還沒回填就自動升級提醒主管），並加入續保所需文件的預先準備提醒。日期掃描與分級提醒的範本設計可參考 /recipes，同一套邏輯也能複製到體檢回診、合約到期等其他到期管理場景。

⚠️ 提醒：保單到期與繳費日攸關保障效力，自動提醒僅作為輔助，請勿據此自動辦理任何繳費或變更。每筆提醒所依據的台帳日期，務必由承辦人員人工核對保單條款與保險公司正式通知為準；保障規劃與商品調整仍須由具證照專業人員評估，系統不取代專業。客戶聯絡資料屬個資，請妥善控管存取權限。

流程圖

用到的工具

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