生鮮食材進貨管理

🎯 這條流程解決什麼

日本料理用的是高單價生鮮——鮮魚、海膽、和牛、活貝、季節時蔬，這些食材有兩個致命特性：保鮮期極短、單價極高。買多了放到不新鮮只能整批報廢，一盒進價上千的海膽過了鮮度就是直接丟錢；買少了當晚的握壽司套餐或主廚特餐就開天窗，客人點不到、招牌也砸了。生鮮食材在餐飲成本中本就佔大宗，而報廢損耗常吃掉 4～8% 的食材成本，對毛利本就吃緊的料理店是很實在的壓力。

問題的根源在於「進貨量該抓多少」往往只能靠主廚憑經驗估。遇到訂位臨時暴增、天氣影響來客、或某道菜突然爆紅，憑感覺很容易失準。更耗時的是對單環節：多家供應商的報價要分頭用 LINE、電話、紙本問，到貨時又得一箱箱核對品項、數量、規格，內場常常光是處理採購就耗掉一早上、估約 2～3 小時的人力，等於開店前最精華的備料時間被對單吃掉一大半。

這條流程把進貨從「憑經驗、靠人盯」變成「資料試算、人工核可」。想把進貨成本接到菜單定價或月結帳務，可參考 /workflows 的相關流程，或到 /recipes 找庫存管理自動化食譜，自動化串接的設計邏輯則整理在 /automation。

導入後的改變

導入前：進貨量靠主廚記憶與經驗估，遇訂位暴增就失準；報廢與缺料兩頭都會發生；多家供應商報價分頭問、到貨逐箱對，內場每天耗掉約 2～3 小時在採購雜務。

導入後：系統每天採購前自動依訂位、套餐組合與往例消耗試算需求，扣庫存後算出實際採購量，報價也彙整成一張比較表，主廚只需核對鮮度、產地與價格就能下單；採購雜務時間從一早忙到開店壓縮到幾分鐘核可，省下約 7～8 成的對單工時；需求預估與庫存連動後，過量報廢可望降低 3～5 個百分點的食材成本，缺料開天窗的情況也明顯減少。對一間日料店而言，把損耗壓下來、把主廚的時間還給料理本身，是雙重的效益。

流程怎麼運作

整條流程對應 frontmatter 裡的五個節點，環環相扣：

1. 需求預估（📊）：由每日採購前的排程觸發，訂位異動時也會即時重算。系統透過訂位平台 API 抓取當日訂位人數與套餐組合，結合歷史消耗紀錄，用 AI 需求預估模型算出各項食材的預估需求量。

2. 比對庫存（📦）：讀取 Google Sheets 庫存表，扣除現有庫存與冷凍備料，算出實際「還需採購」的品項與數量，避免重複進貨。

3. 彙整報價（📨）：把進貨清單依品項分送對應供應商（透過 LINE 或 Email），自動收集各家回報的品項與報價，整理成一張可橫向比較的報價表。

4. 採購核可（✋）：這是流程的人工關卡。主廚逐項確認鮮度規格、產地、數量與價格後，才正式下單採購——AI 只到建議，下單由人決定。

5. 到貨對單（✅）：到貨時系統協助比對清單與實收數量，異常或規格不符的品項標記退換，並即時更新庫存表，讓下一輪需求預估的基礎資料保持準確。

需要的工具與串接重點

• Google Sheets / 庫存表：整條流程的資料中樞，記錄品項、庫存量、冷凍備料與損耗。
• 訂位平台 API：需求預估的源頭，提供當日訂位人數與套餐組合。
• AI 需求預估：依訂位與往例消耗推算食材需求，建議持續用實際消耗校正其準確度。
• LINE / Email：與供應商往來報價與下單的通道。
• 供應商報價表：彙整各家回報，做橫向比價的依據。

串接重點：庫存表的品項命名要與供應商品項對得上，否則彙整會錯位；需求預估模型初期會不準，需累積一兩個月實際消耗資料持續校正；採購核可節點務必保留為人工，不可為了求快而自動下單。

常見錯誤與注意事項

• 食安是不可妥協的底線：生鮮的鮮度、產地、保存與過敏原直接關係食安，AI 預估的需求量與報價僅供參考，採購規格與品質務必由主廚人工核可，AI 不取代專業判斷。
• 金流環節須設確認關卡：涉及付款的下單環節請另設金流確認關卡，本流程已內建採購核可節點，請勿略過。
• 冷鏈與保存須符合規範：到貨後的冷藏冷凍溫層、保存期限管理仍須由內場依食安規範人工把關。
• 供應商合約與帳期：報價比較雖自動化，長期合約、帳期與最低訂購量等條件仍須由負責人審酌，不宜只看單價最低就換家。

台灣中小企業情境案例

新北一間 20 席的無菜單日本料理店，主廚兼老闆田中先生過去每天清晨五點到市場前，得先憑前一晚訂位本子估今天要進多少魚貨，估錯了不是報廢就是缺料。導入這條流程後，系統前一晚就依訂位與套餐自動試算好隔天的進貨清單、扣掉冰庫現有備料，三家固定魚貨商的報價也彙整成一張表。田中先生只要在手機上核對鮮度規格與價格按下確認即可。一個月下來，生鮮報廢從原本每月近萬元降到三千出頭，他也不必再天天為了估量焦慮，能把心思放回刀工與擺盤。

延伸應用

這條流程可以再往兩端延伸：把「需求預估」累積的消耗資料接到菜單分析，找出哪些套餐的食材成本偏高、可調整定價或組合；把「採購核可」後的下單金額接到月結帳務流程，自動產出進貨成本報表與供應商對帳單；到貨對單的異常紀錄長期累積，還能反過來評估各供應商的到貨穩定度與品質。同樣的進貨引擎稍加調整即可套用到鐵板燒、海鮮餐廳、燒肉店等同樣依賴高單價生鮮的業態，更多庫存與採購自動化食譜見 /recipes。

流程圖

用到的工具

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