韓式餐廳線上訂位與現場候位整合通知流程

🎯 這條流程解決什麼

韓式餐廳常是石鍋拌飯、烤肉、部隊鍋一鍋一爐，翻桌節奏快、尖峰人潮集中。外場最痛的就是訂位、電話與現場候位三條線各自為政：線上系統明明還有位，現場卻在排長龍；電話訂了位沒同步到桌況，現場帶位帶到撞位；好不容易叫到號，客人卻早就不耐久候走掉了，桌就這樣空著沒人坐。一邊是門口排隊的怨氣，一邊是空桌的損失，外場領班只能靠一支麥克風和一張紙本名單硬撐。

純人工管這件事要花多少成本？尖峰時段外場至少要一個人專責顧訂位與帶位，手寫候位名單、目測哪桌快吃完、扯著嗓子喊號，忙中出錯難免——漏記一組、叫錯順序、忘了某桌已經訂出去。每一次叫號客人已離開造成的空桌，少則十幾分鐘、多則半小時的座位產值就這樣蒸發；尖峰一晚累積下來，空桌損失相當可觀。這條流程把三條線收進同一張即時桌況表，讓排隊與帶位有序運轉。

可搭配 外送平台訂單整合流程 同步掌握內用與外帶產能，或接 會員回購經營流程 把到店客轉成回頭客。想看更多現場營運自動化設計可逛 自動化專區，更多餐飲營運招式則見 食譜庫。

導入後的改變

導入前，三種訂位來源不同步，靠紙本與吼叫管理排隊，撞位、漏叫、空桌頻繁，外場一忙就亂。導入後，所有訂位寫入同一張桌況表，客滿自動發號、桌空自動推播叫號、逾時自動順延，排隊變成一條清楚的序列。

合理的效益估算：原本綁在帶位與名單上的人力可省下約一半，外場能把心力放回服務與翻桌；因撞位、漏叫造成的客訴明顯減少；最關鍵的是叫號改用 Line 或簡訊主動推播後，客人可在附近自由活動、收到通知再回來，到場率提升，空桌等待時間縮短，尖峰翻桌效率通常可提升一到兩成。對寸土寸金、座位就是產值的餐廳，少一點空桌、多翻一輪，直接反映在當晚營收上。

流程怎麼運作

對應四個節點，把混亂的排隊變成可控的序列。

第一步「訂位匯整」：把線上訂位表單、電話訂位（由店員代填）與現場候位三種來源，統一寫入同一張桌況表，每筆標註人數、時段與來源，避免重複佔位與超賣，外場一眼掌握全店狀態。

第二步「候位發號」：當可用桌位售罄、進入客滿，系統自動產生候位號碼與預估等候時間，登記顧客手機後將其納入排隊序列，取代手寫名單。

第三步「桌況比對」：AI 排程模型依桌型（兩人桌、四人桌、包廂）與各候位組的用餐人數比對空桌，推算下一組最適合入座的名單，並把清理中、準備中的桌位狀態標示出來，讓帶位有依據而非靠目測。

第四步「叫號推播」：桌位釋出時，自動推播 Line 或簡訊請對應顧客入座；若顧客逾時未到，系統自動順延下一組並重排序列，不讓一組未到卡住整條隊伍。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 串接。線上訂位表單是其中一個輸入端，試算表（或輕量資料庫）扮演即時桌況與候位序列的核心，存放每張桌的狀態與每組候位資訊。AI 排程模型負責依桌型與人數做最適配對與等候時間估算。Line 官方帳號是主要叫號管道，簡訊服務作為未加好友顧客的備援通知，確保叫得到人。

串接重點：桌況表要先把全店桌位與桌型建好，配對才會準；電話訂位要設計簡單的代填入口，讓店員一通電話就能寫入同一張表，三條線才真正合一。等候時間估算建議保守一點，寧可估長一點讓客人有驚喜，也別估太短造成趕到了卻還要等的負面體驗。若與 會員回購經營流程 串接,訂位時即可辨識常客身分,給予優先或專屬服務。

常見錯誤與注意事項

顧客的姓名、手機與訂位紀錄屬個人資料，蒐集與使用須事先取得同意並符合個資法，僅供訂候位通知使用，不得外流或另作行銷推播。推播以必要的叫號與訂位提醒為限，避免夾帶廣告造成擾客。

預估等候時間與桌況皆為系統估算，實際入座順序、桌位保留時限與是否破例調整，務必由外場人工確認後為準——系統不知道某桌客人剛加點還要吃很久，也不知道現場臨時的特殊狀況。遇到大型包廂、慶生佈置、行動不便或有幼兒的客群等特殊需求，仍應由專人接洽安排，不能完全交給自動配對。逾時順延的規則也要保留人工彈性，避免機械式地把剛好晚一兩分鐘趕到的客人直接踢到後面引發爭議。

台灣中小企業情境案例

台南一家韓式烤肉吃到飽，假日晚餐尖峰門口總是大排長龍，外場一個領班拿著紙本名單喊號喊到沙啞，常發生叫到號客人已經走掉、桌子空等十幾分鐘的狀況，也曾把電話訂位的客人漏記、現場帶位撞到位而道歉。導入這條流程後，線上、電話、現場三種訂位統一進到同一張桌況表，客滿自動發候位號與等候時間，客人登記手機後可以先去附近逛，桌一空就收到 Line 通知回來入座。假日尖峰的空桌等待時間明顯縮短，撞位與漏叫的客訴幾乎消失，領班從喊號的壓力中解放，能專心顧帶位與翻桌節奏，當晚多翻的座次直接帶動了營收。

延伸應用

這條流程可以再擴充。接上 食材叫貨補貨流程,把每日訂位人數作為隔天備料估算的依據,訂位爆滿的日子自動提醒多備熱門鍋料;或把候位與翻桌數據累積分析,找出各時段的真實等候曲線,優化訂位開放的時段與桌數配置。也能加入訂位提醒與確認機制,用餐前自動發訊請客人確認是否到場,降低 no-show 造成的空桌;配合 會員回購經營流程,把每位到店客自然納入會員經營,讓現場的好體驗延續成下一次的回訪。

流程圖

用到的工具

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