代書案件諮詢自動接案

🎯 這條流程解決什麼

地政士事務所的諮詢入口很分散：官網聯絡表單、LINE 官方帳號、電話留言、現有客戶轉介，加上同業互轉的案子。誰當下有空誰接，沒有統一進線紀錄，主管完全無法掌握一個月到底進來多少潛在案件、又流失了多少。最常見的場景是：民眾在 LINE 問了一句「請問繼承登記要準備什麼」，承辦在忙別件，等想起來回覆已是隔天，對方早就找了別家。

把成本攤開來看，民眾的諮詢有極高的重複性。「過戶要準備什麼文件」「繼承登記大概多少錢」「贈與跟買賣哪個划算」這類通用問題，可能佔了所有進線的六、七成，每則認真回覆要打三五分鐘字。一間事務所一天進十幾則諮詢，等於承辦每天有近一小時耗在回答幾乎一模一樣的問題上。而真正急、複雜、成交金額高的案子，反而可能被埋在這堆重複訊息裡沒被優先處理。更別說沒有追蹤機制時，「已讀沒回」的潛在客戶就這樣無聲流失，連流失了都不知道。

這條流程把所有管道的諮詢集中成一條佇列，先用 AI 判讀案型，常見問題即時回覆對應的「需備文件清單」與初步流程說明，需要專業評估的則建立案件卡指派承辦並追蹤未回。民眾得到秒級回應，事務所第一次能看清每一筆諮詢的來源與轉換狀態。

導入後的改變

導入前，諮詢回覆速度取決於承辦當下忙不忙，平均首次回應可能要數小時甚至隔天；主管手上沒有任何進線數據，無從判斷行銷成效或人力配置。

導入後，通用諮詢由系統在數十秒內自動回覆文件清單與流程，首次回應時間從「數小時」降到「即時」。承辦原本每天耗在重複回覆的近一小時，可省下約六到七成，挪去處理真正需要專業的案子。更關鍵的是「漏接率」明顯下降——以前憑印象覺得「應該沒漏」，導入追蹤後，逾時未回的諮詢會主動跳出來提醒，潛在案件的接觸率提升，按事務所實際進線量估算，每月多救回幾件原本會默默流失的諮詢，就足以覆蓋整套自動化的建置成本。主管也終於有一份「進線來源 × 案型 × 轉換」的數據可看，知道哪個管道帶來的案子最值得投資。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點：

1. 彙整來訊（📥）：官網表單、LINE 官方帳號、Email 三個入口統一匯入 Notion 待處理佇列，每筆記下來源、時間與原始內容，不再散落各處。
2. 案型判讀（🏷️）：AI 分類 API 讀取訊息內容，判斷屬於買賣過戶、繼承登記、贈與、抵押權設定，還是單純問價或其他。判讀結果附上信心分數，低於門檻的直接轉人工，不硬猜。
3. 回覆需備文件（📋）：依案型套用對應的回覆模板，自動回傳該案型需準備的文件清單與初步流程說明（例如買賣過戶回覆雙方印鑑證明、權狀、身分證件等）。模板由事務所事先審定，確保內容正確。
4. 建立案件卡（👤）：判定為有意願委辦或需專業評估的諮詢，自動在 Notion 建立案件卡，依案型或承辦輪值規則指派對應地政士，並通知接手。
5. 追蹤未回（📌）：對尚未由承辦回覆的諮詢設定計時，逾時（例如四小時或當日內）自動提醒對應承辦，把「已讀不回」變成有人盯的待辦。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make。LINE 官方帳號與官網表單、Gmail 作為三個進線來源，分別以 Webhook 或輪詢方式把訊息送進流程；AI 分類 API 負責案型判讀；Notion 同時當待處理佇列與案件資料庫。串接重點：一是三管道訊息要先正規化成統一欄位（來源、聯絡方式、內容、時間）再進判讀，避免格式差異;二是 AI 判讀務必設信心門檻與「無法判斷」的人工分流出口，寧可轉人工也不要亂回;三是自動回覆模板與正式委辦之間要有明確界線，模板只給通用資訊。觸發與排程的設定可參考 /automation 的範式。

常見錯誤與注意事項

• 不自動揭露或試算具體金額：諮詢常涉及不動產金額、身分證字號等個資，自動回覆僅限通用流程與文件說明，切勿讓系統自動試算具體稅費或回報他人產權資訊。
• 專業問題務必轉人工：涉及產權糾紛、繼承分配比例、稅務認定、特殊地目等問題，AI 一律不作答，直接建案件卡轉地政士本人，本流程不取代地政士的專業判斷與簽證責任。
• AI 判讀要保留更正空間：案型判讀偶有誤判，承辦接手時應能一鍵改正案型並重發正確清單，避免錯誤模板誤導當事人。
• 個資蒐集告知：透過表單或 LINE 蒐集聯絡資訊，應依個資法揭露蒐集目的與利用範圍，取得當事人同意。

台灣中小企業情境案例

新北一間主打繼承與買賣登記的兩人事務所，過去 LINE 諮詢全由老闆一人回，常在開庭或外出送件時漏看訊息，事後才發現好幾位詢問繼承的民眾沒被回到。導入這條流程後，繼承、買賣這類常見諮詢一進來就自動回覆完整文件清單，民眾普遍反應「回得好快、很專業」；老闆只需處理被判為複雜或高意願的案件卡。三個月下來，原本每月約莫流失五六則無聲諮詢的情況幾乎消失，成交件數小幅成長，老闆也終於不必再隨時盯著手機。

延伸應用

這條接案流程是案件鏈的第一棒，可往後串接 /workflows 的過戶文件收集與登記流程進度回報，諮詢轉成委辦後，案件卡直接帶入收件與進度通知，全程不必重新建檔。進階可在判讀後加一層「初步費用區間」自動回覆（僅給範圍、明確標註以正式試算為準），降低民眾對費用的疑慮；也能把累積的諮詢數據做成月報，分析哪些案型詢問度最高、哪個管道轉換最好，回頭優化行銷投放。更多客服分流、自動回覆與案件分派的組合設計，可在 /recipes 找到延伸範例。

流程圖

用到的工具

更多「專業服務」工作流

瀏覽全部工作流藍圖 → 自動化工作流中心 → AI Skills 食譜庫 →