案件進度自動回報當事人

🎯 這條流程解決什麼

當事人在訴訟過程中最大的焦慮，往往不是案件本身，而是「都沒人跟我說現在進度到哪」。訴訟動輒拖上一兩年，中間經過好幾次開庭、遞狀、補件，當事人完全看不到全貌，只能靠想像。承辦律師同時忙著好幾案，難以每次開庭後都主動打電話更新，當事人只好頻繁來電詢問，反而占用更多時間，也讓委任關係出現信任落差。

純人工回報的負擔不小。律師或助理要記得「這件該回報了」，要把法律術語翻成當事人聽得懂的話，還要寫成不會引起誤會的訊息。一通進度說明電話常常一講就是十幾二十分鐘，一週下來光是回覆「我的案子怎麼樣了」就吃掉好幾小時。而且被動回覆的品質參差——心情好講得詳細，忙起來就一句「還在進行中」帶過，當事人感受落差大。對事務所而言，當事人滿意度與口碑高度取決於「溝通做得好不好」，而溝通卻是最容易被排擠掉的工作。

這條流程在案件出現重要進展（開庭結果、遞狀、收到裁判書等）時，自動用 AI 把法律進展轉成當事人聽得懂的白話摘要草稿，再交承辦律師審稿確認措辭與揭露範圍無誤後，才透過 LINE 或 Email 發送，並把回報內容與時間寫回案件紀錄留存軌跡。當事人定期收到主動更新，事務所也減少了大量被動詢問。

導入後的改變

導入前，進度回報是「被動、零散、看心情」。導入後，回報變成「進展即觸發、律師快速審、主動送達」。

• 被動詢問電話：當事人因為固定收到主動更新，主動來電問進度的次數可減少五到七成，等於把律師與助理的時間還回來。
• 單次回報成本：從一通十幾分鐘的電話，變成律師審核一份草稿約兩三分鐘，效率明顯提升。
• 回報一致性：每件案子重要進展都會回報，不再因忙碌而漏掉某些當事人，溝通品質一致。
• 委任滿意度與續案率：主動透明的溝通直接提升當事人信任，對口碑轉介與後續委任有正面幫助。

數字會因案件型態而異，但訴訟當事人對「被告知」的需求極高，這條流程打中的正是滿意度最敏感的痛點。

流程怎麼運作

1. 偵測進展（🔄）：系統監看案件資料庫 Notion 的狀態欄位，當出現「開庭完畢」「已遞答辯狀」「收到裁判書」等重要進展標記時觸發流程，避免每個小變動都打擾當事人，只在真正值得告知時啟動。
2. 白話摘要（✍️）：AI 摘要 API 讀取進展內容，把法律語言轉成當事人聽得懂的白話說明草稿，例如把「言詞辯論終結」說成「法官已聽完雙方主張，接下來會擇期宣判」，並控制只說事實、不做研判。
3. 律師審稿（👀）：草稿推送到 Slack 給承辦律師，由律師檢查措辭是否精確、有無誤導、是否不慎透露不該揭露的卷證內容。未經律師核可，內容不得發出。
4. 通知當事人（📨）：律師核可後，系統依當事人偏好的管道（LINE Official Account 或 Gmail）發送進度回報，語氣親切、資訊清楚。
5. 記錄存證（📌）：把實際發送的內容與時間寫回案件紀錄，留存完整溝通軌跡，日後若有爭議或要回顧溝通歷程都查得到。

這五個節點對應 frontmatter 的 nodes 設計，可與 /workflows 的諮詢分流、期限提醒、案件歸檔串成完整委任服務鏈，更多客戶溝通自動化設計見 /recipes，狀態觸發與推播排程的做法可參考 /automation。

需要的工具與串接重點

• 平台（n8n / Make）：以「案件狀態更新」為觸發核心，串接偵測、摘要、審稿、發送、存證。建議在狀態欄設計清楚的「值得回報」標記，避免雜訊觸發。
• 案件資料庫 Notion：案件主檔與狀態來源，也是回報軌跡的存證地。狀態欄位要規範一致，AI 才能正確判讀進展。
• AI 摘要 API：把法律進展轉白話的核心。提示詞要嚴格限定「只陳述已發生的事實、不預測結果、不提供法律意見、不揭露卷證細節」。
• Slack：律師審稿的關卡，草稿在這裡讓承辦快速核可或修改，確保人工把關不被略過。
• LINE Official Account / Gmail：對外發送管道，依當事人習慣選擇，建議用範本維持語氣一致與專業。

串接注意點：AI 草稿絕不可直接外送，必須經過 Slack 的律師審稿關卡；同時要做好權限控管，避免某當事人的進度誤送給另一位當事人。

常見錯誤與注意事項

⚠️ 保密與專業提醒：案件進度涉及當事人隱私與卷證秘密，AI 生成的摘要一律須由承辦律師人工確認後才可發送，切勿讓系統自動外送未經審閱的內容。進度說明僅為事實告知，不等於正式法律意見，任何案情研判與後續策略仍須由律師親自向當事人說明，系統不取代專業。

• 不要全自動發送：少了律師審稿關卡，AI 可能用錯措辭、過度承諾結果或透露不該說的細節，務必保留人工核可。
• 避免發錯對象：多案多當事人的環境下，發送前要驗證收件人與案件對應，發錯訊息是嚴重的保密事故。
• 進度不等於建議：回報只說「發生了什麼」，不說「接下來會贏會輸該怎麼做」，後續策略一律由律師親自說明。
• 管道偏好要尊重：有些當事人不希望透過 LINE 收敏感訊息，發送前確認其同意的聯絡管道。

台灣中小企業情境案例

高雄一間以勞資與車禍損害賠償案件為主的事務所，當事人多是上班族與一般民眾，對訴訟流程陌生、焦慮感特別重。過去律師每週要接十幾通「我的案子怎麼樣了」的電話，每通都得從頭解釋一遍，助理也常被問到無法處理本職工作。導入這條流程後，每當案件出現開庭結果或收到裁判書，系統就生成白話草稿、律師花兩三分鐘審核後主動透過 LINE 通知當事人。兩個月後，主動詢問電話減少了大約六成，律師把省下的時間用在開庭準備上；更意外的收穫是好幾位當事人因為「感覺律師很用心、有在管我的案子」，主動把親友的案子轉介過來。所長的總結是：「同樣的進展，主動講和被動講，當事人的信任差很多。」

延伸應用

• 里程碑式溝通模板：針對不同案件類型設計固定的進度里程碑（起訴、第一次開庭、辯論終結、宣判），讓回報節奏更可預期。
• 多語版本：服務外籍當事人時，可由 AI 生成中英對照版本，經律師確認後發送。
• 滿意度回收：每次重要回報後附上簡短滿意度詢問，累積委任服務的回饋資料。
• 與請款、結案流程串接：結案時自動發送結案通知與最終報告，搭配請款明細，讓服務有完整且專業的收尾。

流程圖

用到的工具

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