客製訂製訂單追蹤

🎯 這條流程解決什麼

客製床墊的生意，麻煩就麻煩在「每一張都不一樣」。一張床可能是 180×210 的非標準尺寸、上層要乳膠中層要獨立筒、布料指定防蟎冷感、再加高 5 公分——這些規格分散在 LINE 對話、紙本訂購單、門市自己的 Excel 裡，工廠師傅看不懂門市的簡寫，門市追不到工廠做到哪，顧客一問交期，只能回一句「我幫你問問看」。

純人工管理這種訂單，成本藏在三個地方。第一是抄寫錯誤：一個尺寸抄錯 2 公分、一個布料選錯料號，整張床墊就得重做，一張客製床墊的料件加工時動輒數千到上萬元，重工一次利潤就沒了。第二是追蹤工時：訂單管理人員每天要打電話或傳 LINE 問工廠進度，再回頭回覆客人，一張訂單從投產到出貨來回問十幾次，每天光「追進度」就耗掉兩三小時。第三是交期失準：沒有系統推算完工日，全憑經驗喊一個日期，喊太早開天窗、喊太晚丟生意。

這條流程要把「規格單散亂、人工追進度、交期靠猜」變成一條清楚可查的生產動線。

導入後的改變

導入前，一張客製單的生命週期充滿不確定：門市怕抄錯、工廠怕看錯、客人怕被放鳥。訂單管理人員大半時間在當人肉傳聲筒，在門市、工廠、客人之間轉述進度。

導入後，需求一進來就被轉成標準化規格單、自動檢核可行性，確認後直接推到工廠看板，各階段進度自動回寫、交期自動推算。實務效益相當明顯：因抄寫或規格不清導致的重工，可望從常見的每月數張降到趨近於零，光是省下的料損與重做工時就能回收導入成本；訂單管理人員的「追進度」工時可減少約 6 成，把人力挪去做更需要判斷的客訴與品質把關；交期準確度提高後，客訴與「催貨」電話明顯變少，門市的專業形象也跟著穩固。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點，一張客製單會這樣跑：

1. 建立規格（📝）：客人在 Google 表單或門市代填時，把尺寸、上中下層結構、軟硬度、布料、加高與各項加價選項，整理成一張欄位固定的標準化規格單，取代過去自由書寫的訂購單。

2. 規格檢核（🤖）：AI 規格整理節點自動比對可生產範圍——尺寸是否超出機台上限、布料與結構組合是否衝突、必填欄位有沒有漏。發現超規或缺漏，立刻標記並透過 LINE Notify 提醒門市補件，不讓問題單流進工廠。

3. 同步工廠（🏭）：人工確認後的規格單推送到 Trello 或看板工具，建立一張卡片，分配料件與生產順序，工廠師傅看的是統一格式，不再靠猜。

4. 進度追蹤（📊）：看板卡片在裁布、組裝、品檢各階段被移動時，狀態自動回寫 Google Sheets，並依各站平均工時推算預估完工日。

5. 交期確認（✋）：重大規格變更或交期異動時，一律由訂單人員人工確認後，才回報顧客，避免系統把未定案的日期當成承諾發出去。

需要的工具與串接重點

以 n8n 或 Make 為中樞：Google 表單收訂製需求、Google Sheets 當訂單主檔與進度總表、AI 規格整理做檢核與標準化、LINE Notify 推補件與進度通知、Trello／看板工具當工廠端的生產排程介面。串接重點有三：一是規格單欄位一定要先和工廠對齊命名與單位（公分還是英吋、料號怎麼編），AI 才有可靠的檢核基準；二是看板狀態變更要能回寫 Sheets（用 Trello Webhook 觸發），進度才會即時；三是「可生產範圍」這份規則要由工廠師傅提供並定期更新，別讓 AI 自己假設製程極限。

常見錯誤與注意事項

• 投產不可逆，下單前必須人工確認：客製訂單牽涉料件成本且不可退換，規格一旦投產難以回頭。下單投產與交期變更前，務必由訂單人員與顧客逐項核對最終規格。
• AI 檢核只抓漏，不做可行性背書：AI 規格檢核僅輔助抓出超規與缺漏，最終可行性仍要工廠師傅評估，特殊結構或極端尺寸尤其要人工拍板，本流程已內建人工確認節點，請勿略過。
• 交期是預估不是保證：自動推算的完工日只是參考，遇到料件缺貨、機台維修要即時人工調整並主動告知客人。
• 版本控管：客人中途改規格，要保留改版紀錄與時間戳，避免工廠拿到舊版規格生產。

台灣中小企業情境案例

新北一家做進口布料客製床墊的工坊，過去全靠老闆娘一個人用 Excel 加 LINE 管所有訂單。旺季一個月三、四十張客製單，常常因為尺寸抄錯重做，一個月吃掉好幾張床的利潤；客人三天兩頭傳訊問進度，她回到手軟。導入這條流程後，規格單標準化、檢核自動化，半年內重工幾乎歸零，工廠拿到的單一看就懂；進度自動回報，客人能自己查到「目前在組裝、預計下週三完工」，催貨電話少了一大半。老闆娘說，最大的改變不是省了多少錢，而是「終於敢放心接旺季的單，不用怕做錯」。

延伸應用

這條流程是客製生意的中段骨幹，前後都能延伸：前段可接試躺體驗預約把需求收得更精準，完工後直接串送貨安裝排程派工，出貨後接保固登錄與到期提醒，幾年後再用汰舊回收與回購邀約找回熟客。看板邏輯也能套用到其他訂製品（窗簾、家具、訂製傢飾）。想看更多訂單流程，可參考 /workflows，到 /recipes 找訂單管理自動化食譜，或到 /automation 規劃從接單到出貨的完整自動化串接。

流程圖

用到的工具

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