保固登錄與到期提醒

🎯 這條流程解決什麼

床墊保固動輒五年、十年，是門市對顧客的一紙長期承諾，偏偏這紙承諾通常就是「一張保固卡」。客人收進抽屜，搬一次家就再也找不到；門市這邊也只有零散的紙本訂單或 Excel 紀錄。等到床墊塌陷、客人想申請理賠，雙方對不上購買日期、查不到保固條件，糾紛就此開始——客人覺得「我明明還在保固內」，門市卻拿不出對得上的紀錄，誰也說不清。

純人工管理保固，問題不只在糾紛。第一，登錄全靠客人自覺，多數人根本不會主動回寄保固卡，門市等於對自己賣出去的床墊「沒有名冊」。第二，翻面保養該提醒卻沒提醒——很多床墊需要定期翻面才能延長壽命，沒人通知，客人睡到塌了才發現，提早報廢、怪罪品質，回購信任跟著崩。第三，理賠認定靠翻舊紙堆，保固人員每處理一件就要花大把時間找購買日、對條款，效率極低又容易出錯。

這條流程要解決的，就是「保固查不到、保養沒人提醒、理賠對不上」，把一次性買賣升級成有系統的長期售後關係。

導入後的改變

導入前，保固是門市的隱形負債：紀錄散亂、登錄率低、提醒缺席，每一次理賠都像在賭雙方記性，談得好是運氣、談不攏是負評。

導入後，安裝一完成就自動發登錄連結、建立電子保固卡、排定保養與到期提醒。實務效益很實在：登錄率因為「安裝完當下就引導」而大幅提升，門市第一次對賣出的床墊有完整可查的名冊；翻面保養提醒主動發送，床墊壽命延長、品質客訴減少；理賠審核時，購買日與保固條件一查即得，每件處理時間可省下大半。更關鍵的是後端價值——到期提醒能順勢帶入檢測或回購，把保固到期這個「結束點」變成下一筆生意的「起點」，售後從成本中心變成營收來源。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點，一張床的保固生命週期這樣跑：

1. 登錄連結（🔗）：安裝完成（由安裝回報觸發）後，自動透過 LINE 或 Email 發送專屬登錄連結，請顧客用 Google 表單填寫床型與購買資訊，趁客人對這次購買還有印象時就完成登錄。

2. 建立保固（🗂️）：AI 資料整理節點把登錄內容與門市訂單比對，補齊欄位、確認床型與購買日，在 Google Sheets 建立電子保固卡，自動算出保固起迄年限。

3. 保養排程（🔄）：依床墊類型（單面睡感、雙面可翻等）排定翻面與保養提醒時點，在對的時間自動通知客人，延長使用壽命。

4. 到期提醒（⏰）：保固將屆前主動通知顧客，告知保固即將結束，並順勢帶入免費檢測或汰舊回購服務，創造再接觸的機會。

5. 理賠審核（✋）：凹陷、塌陷等理賠申請，一律由保固人員人工審核，依合約條款認定是否在保固範圍，系統只負責調出資料、不做核准或駁回的判斷。

需要的工具與串接重點

n8n／Make 當中樞：Google 表單做登錄入口、Google Sheets 當電子保固卡與名冊主檔、AI 資料整理比對訂單補齊資料、LINE Official Account 與 Email 發提醒。串接重點：一是登錄連結要帶上訂單編號等識別參數，AI 才能準確比對到正確的那筆訂單，避免張冠李戴；二是保固起迄與保養週期的規則要依各床型分別設定，別用同一套年限套所有產品；三是提醒訊息要寫得有溫度、像售後關心而非推銷，到期提醒尤其要拿捏分寸；四是保固卡資料屬於敏感的購買與個人資料，存取要做好權限控管。

常見錯誤與注意事項

• 理賠認定涉及合約權益，禁止系統自動下結論：保固條件與理賠認定關乎雙方合約權益，AI 僅協助整理登錄資料與排程提醒，不得自動核准或駁回理賠。凹陷、塌陷等理賠務必由保固人員人工審核並依合約條款判定，本流程已內建人工審核節點，請勿讓系統自動結案。
• 保固條款要寫清楚並讓客人確認：哪些屬於保固範圍、哪些是正常耗損，條款要明確，登錄時讓客人知悉，減少日後爭議。
• 個資保護：保固名冊含購買紀錄與聯絡方式，提醒發送要取得同意、提供退訂，並妥善保管資料。
• 別把到期提醒做成硬推銷：順勢帶回購可以，但語氣要以「關心保固與使用」為主，過度推銷會傷感情。

台灣中小企業情境案例

高雄一家寢具門市過去保固全靠紙本卡，客人回寄登錄的不到三成，理賠一來就得翻一整箱舊單找購買日，常常找不到、只能憑客人說法認定，吵過好幾次。導入這條流程後，安裝完成當天就自動發登錄連結，登錄率衝到八成以上，門市第一次有了完整的售後名冊；翻面提醒按時發送，床墊塌陷的客訴明顯變少。更意外的收穫是，保固到期前的提醒帶回不少回購——客人收到「您的床墊保固即將屆滿，要不要回來做個免費檢測」，順勢就換了新床。老闆說，這套流程「把售後從賠錢的麻煩，變成會回頭賺錢的服務」。

延伸應用

這條流程是售後關係的中樞，串接力很強：往前接送貨安裝排程派工（用安裝完成自動觸發登錄），往後把到期提醒接到汰舊回收與回購邀約，形成自動的回購循環；保固名冊也能餵給試躺體驗預約與客製訂製，做精準的會員行銷。同樣的登錄＋提醒邏輯，還能延伸到枕頭、保潔墊等配件的保養服務。想看更多售後流程，可參考 /workflows，到 /recipes 找會員經營自動化食譜，或到 /automation 規劃從安裝、保固到回購的完整售後自動化系統。

流程圖

用到的工具

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