缺貨補貨自動提醒流

🎯 這條流程解決什麼

樂器行的庫存管理是一門很細的學問。一邊是琴弦、撥片、導線、鼓棒、簧片這類「耗材」，週週都在消耗，熱門規格一缺貨就直接流失生意；另一邊是吉他、鍵盤、音箱這類「主商品」，單價高、佔資金，囤多了會壓死現金流。要在「不缺貨」和「不囤貨」之間抓平衡，靠的是即時且準確的庫存盤點，偏偏這件事最容易被忽略。

純人工盯庫存的成本與風險不小：庫管多半趁有空才繞門市清點，一忙起來就漏，等到顧客上門要某款弦才發現早就賣完，當場跑單；採購憑感覺進貨，熱門款補不夠、冷門款卻越囤越多，倉庫塞滿滯銷品；每次要下單還得翻好幾家供應商的報價單比價、湊免運門檻，光整理採購清單就耗掉大半天。一間品項上千的中型琴行，光是每月花在盤點與整理採購單的人力，往往就佔掉庫管一兩個工作天，而且缺貨與囤貨同時存在。

這條流程要解決的，就是讓系統定時盤點、自動標出低於安全水位的品項、由 AI 依銷量估算補貨量並整理供應商採購清單，採購人員只要核可就能下單。

導入後的改變

導入前，補貨是「想到才做、做了又不準」的被動工作。導入後，補貨變成每天自動跑、有數據依據、只待人核可的例行流程。

合理估算，這條流程可減少大半的盤點與採購整理工時，並因為補貨更即時、數量更貼近實際銷量，缺貨跑單與滯銷囤貨同步下降，現金流運用更健康。

流程怎麼運作

對照 frontmatter 的五個節點：

1. 偵測庫存（📊）——每日定時（或每次進銷存系統更新時）掃描各品項當前庫存，比對你為每個品項設定的「安全水位」，標出所有低於水位的品項。
2. 彙整需求（🧠）——AI 文字節點讀取近期銷量趨勢（例如過去四週某款弦賣了多少），估算建議補貨數量，避免一律補固定量造成過多或不足。
3. 媒合供應商（🏷️）——比對供應商資料表，把每個待補品項對應到主要供應商，按供應商分組整理成各自的採購清單，順便提示是否快達免運或量價門檻。
4. 採購草稿（📝）——生成一份採購單草稿，含品項、建議數量與預估金額，供採購人員核對。
5. 核可下單（🔔）——透過 Slack（或 Gmail）通知採購，附上草稿，採購人工核可、調整後再正式向供應商下單。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 皆可。Google Sheet 或現成進銷存系統是庫存資料來源，每個品項要有「現有庫存、安全水位、近期銷量」三個關鍵欄位；供應商資料表記錄每個品項對應的供應商、報價、免運門檻；AI 文字節點負責估算建議量與彙整文案；Slack 與 Gmail 負責把草稿送到採購面前等待核可。

串接重點：一是「安全水位」要依品項特性分別設定，耗材週轉快可設高一點，高單價主商品設低一點甚至設成「個別評估」；二是 AI 只做「建議數量」，不要讓它直接觸發下單；三是供應商報價會變，資料表要定期更新，避免預估金額失真。若想把多個門市的庫存合併判斷，或串接更複雜的需求預測，可參考 自動化專區 的進階做法。

常見錯誤與注意事項

補貨金額與下單涉及採購支出與供應商合約，是本流程最該人工把關的環節：

• AI 產出的只是採購單草稿與建議數量，實際下單金額、付款條件與合約務必由採購人工核可，AI 不取代專業進貨判斷與供應商議價。
• 別讓系統自動下單。再準的預測也可能遇到季節性、活動檔期等變因，核可這一關不能省。
• 安全水位設定錯誤會讓系統一直誤報或漏報，導入初期要觀察一兩個月微調。
• 高單價樂器建議獨立評估，不適合用耗材的補貨邏輯一視同仁。
• 供應商報價、合約等商業資訊妥善保管，勿外流。

台灣中小企業情境案例

高雄一間綜合樂器行，過去常發生顧客來買特定規格的弦或簧片，結果架上剛好賣完，只能請對方改天再來，跑單頻繁；同時倉庫又堆著一批當初進太多的冷門配件賣不掉。導入這條流程後，系統每天清晨自動盤點，把低於安全水位的耗材標出來，AI 依過去四週銷量估好建議補貨量，按供應商分好採購清單，採購早上打開 Slack 就看到一份整理好的草稿，核對後直接下單。店主觀察一季後發現，熱門耗材的缺貨情況明顯改善，跑單減少，倉庫的滯銷囤積也因為補貨更貼近實際銷量而逐漸消化，整體庫存資金的運用效率提升不少。

延伸應用

這條流程可以再擴充：把節點接上「季節性需求」判斷，例如開學季學生樂器、年底送禮潮提前備貨；加入「組合銷售」邏輯，賣出一把吉他時連帶補背帶、調音器等周邊；或把缺貨示警同步推給門市，讓店員在現場就能跟顧客說明到貨時間。補貨數量若要結合更深的銷售分析做需求預測，可搭配 配方庫 裡的數據彙整配方；想讓門市選購與庫存連動，可把這條流程納入 工作流總覽 一起經營，形成進貨、銷售、補貨的完整循環。

流程圖

用到的工具

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