油漆估價勘查自動建檔

🎯 這條流程解決什麼

油漆工程接案，最常卡住的不是報價、不是施工，而是最前面那關「勘查」。

實務上的情形是：客戶從各種管道湧進來，有人打電話、有人傳 LINE、有人在臉書留訊息，問「我家三房兩廳要重新粉刷大概多少」。師傅一邊在工地一邊接電話，地址用手寫記在紙條上，常常漏記門牌或記錯樓層。好不容易排了時間去勘查，到場才發現實際坪數、屋況跟客戶在電話裡說的差很多——客戶說的是權狀坪數，要漆的牆面又是另一回事；說好只是粉刷，現場一看牆有壁癌、舊漆要鏟。

勘查完，問題還沒結束。師傅拍的照片散在自己手機相簿，丈量數字寫在現場那張紙上，回到工班要報價時，內勤得一個個追問師傅「那個案的牆面尺寸多少」「照片傳給我」。資料東一塊西一塊，一個案子從客戶詢問到能報出價，光是協調勘查時間、整理現場資料就拖三五天。客戶等得不耐煩，回頭就找別家先報的。

換算成成本：每個案子的勘查協調與資料整理，平均吃掉內勤與師傅合計一到兩小時，加上來回追問的時間落差，把報價時程硬生生拉長好幾天。接案是有時效的，慢一步就是流失一單。

這條流程把勘查前後完整串起來：客戶一填預約表單，系統就比對師傅行事曆排定到場時間並寄出地址導航；師傅到現場用手機表單記錄牆面尺寸、批土狀況、舊漆是否需鏟除，照片即時上傳；回到工班，所有資料已自動歸進該客戶資料夾成為估價底稿，內勤直接接手報價。

導入後的改變

導入前，一個案子的勘查流程是：客戶來電留資料、師傅手抄、人工喬時間、到場勘查、回來追資料、整理底稿、才開始報價。每個環節都靠人傳遞，每傳一手就多一次出錯與延誤的機會，報價平均要等三到五天。

導入後，客戶填完表單，地址與需求直接進系統不會漏記；師傅行事曆有空檔就自動排上、自動寄導航，不用人工喬；現場丈量用手機表單填，照片即時上傳自動歸檔；勘查一結束，內勤馬上收到通知可以開始報價。整條鏈路從「人工接力」變成「資料自動流動」。

合理估算，這條流程能把單案的勘查協調與資料整理工時減少約六成，把原本三到五天的報價時程壓縮到一兩天內。更關鍵的是漏記、追問造成的延誤幾乎消失，案件不再卡在「等師傅傳照片」這種小事上。報價變快，搶單成功率自然提高——對接案量靠週轉的工程行來說，快一天報出價，就多一分成交機會。

流程怎麼運作

對應五個節點，逐步說明：

第一步，預約收件（📝）。 客戶在官網或 LINE 上的 Google Forms 填寫地址、坪數、油漆需求（重新粉刷、局部補漆、外牆）與期望勘查時段。表單送出即時進系統，資料結構化儲存，不會像電話留言那樣漏記或聽錯。

第二步，排定勘查（📅）。 系統讀取師傅們的 Google Calendar，依客戶期望時段比對誰有空檔、誰負責那個區域，自動配位並建立行程，再寄出到場時間與含導航連結的地址給客戶與師傅雙方。

第三步，現場丈量（📐）。 師傅到現場用手機開啟丈量表單，填寫各牆面尺寸、天花板坪數、屋況（壁癌、漏水痕、舊漆狀態、是否需鏟除批土），現場拍的照片即時上傳。所有資料當場進系統，不再留在師傅紙條與相簿裡。

第四步，建立底稿（🗂️）。 系統把丈量資料與照片自動彙整成該案的估價底稿，存進這位客戶專屬的 Google Drive 資料夾，命名規則統一，內勤一找就到。

第五步，進度通知（🔔）。 勘查一完成，系統透過 LINE Notify 通知內勤「某案已勘查完畢，可開始報價」，避免案子勘查完卻卡在沒人接手，造成隱形的延誤。

需要的工具與串接重點

主控用 n8n 或 Make。Google Forms 當客戶預約與師傅現場丈量的雙重入口，免費好上手。Google Calendar 管師傅行事曆，是自動排勘查的判斷依據，前提是師傅要把既有行程都登錄進去。Google Sheets 當案件與底稿的資料庫，串接報價環節時資料隨點隨用。Google Drive 存每位客戶的照片與底稿資料夾。LINE Notify 負責通知客戶、師傅與內勤。

串接重點：一是客戶預約表單與師傅丈量表單要能對應到同一個案件編號，這樣現場資料才會自動歸到正確的客戶底稿；二是行事曆排勘查要把師傅的負責區域納入判斷，別讓北區師傅被排去南區跑空趟；三是丈量表單的欄位要照自家報價邏輯設計，把報價需要的數字一次問齊，避免回來才發現少量了某面牆。完整串接設定見 /automation。

常見錯誤與注意事項

自動排程只是建議，到場時間要人工二次確認。 系統依行事曆排出的勘查時間是參考，實際到場前請由師傅或內勤與客戶人工再確認一次，避免客戶臨時有事卻沒改、師傅白跑一趟。行事曆衝突的代價是空跑的油錢與時間，不能全交給自動化。

屋況的專業判斷系統不取代。 壁癌、漏水、結構裂縫這些屋況，系統的丈量表單只負責記錄，是否需要先做防水、抓漏、批土補強等額外工程，必須由師傅現場專業評估。表單填了「有壁癌」不等於系統會幫你判斷怎麼處理，這部分永遠是師傅的專業，自動化不取代。

客戶個資要妥善保管。 預約表單收的是客戶地址、電話，現場照片又是客戶居家，這些都是敏感資料。Drive 資料夾權限要分級，通知對象要限定相關師傅與內勤，避免外流。

表單門檻別太高。 客戶端的預約表單若問太多反而嚇跑人，把必要的（地址、坪數、需求、時段）問清楚就好，細節留到勘查現場。

台灣中小企業情境案例

桃園一間「廣昇油漆工程」，老闆帶三位師傅接室內粉刷案。導入前，客戶詢問都進老闆的 LINE，他常忙到隔天才回，喬勘查時間又要來回好幾輪訊息，師傅到場有時還跑錯地址。一個案子從詢問到報價平均要拖四五天，老闆估計每個月至少流失三四個等不及的客戶。

導入這條流程後，客戶填表單就自動進系統、自動配師傅排勘查、自動寄導航，師傅現場用手機表單填完丈量，老闆當天就能看到完整底稿開始報價。報價時程從四五天縮到一兩天，老闆說最有感的是「客戶詢問再也不會卡在我手機裡過夜」。流失的等不及客戶明顯變少，師傅跑錯地址的烏龍也因為有導航連結而消失。三個月下來，成交的案量比導入前多了約兩成。

延伸應用

這條流程是整套工程行自動化的最前端，往後可以一路串下去。勘查底稿建好後接報價，報價確認後接 施工排程自動派工 自動排開工日與師傅，開工後接 施工進度自動回報 每日推送進度給客戶，形成從詢問到完工的完整自動鏈。

進階變化：可以在客戶填完表單後自動回一則「已收到，將於 X 時段為您安排勘查」的訊息，提升專業感；丈量表單也能依油漆種類動態調整欄位（外牆案多問高度與鷹架需求）；底稿建好後甚至能自動帶出初步報價區間給內勤參考，再人工精算。更多現場記錄與表單範本可到 /recipes 取得，整套自動化串接邏輯見 /automation。

流程圖

用到的工具

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