完工驗收與請款收尾自動化

🎯 這條流程解決什麼

水電工程做到尾聲，最容易卡關的從來不是技術，而是「收尾」這一段。師傅在現場辛苦兩三天把管線換好、把漏水止住，結果客戶一句「我再看看」「等我老婆回來確認」，尾款就一拖再拖。更糟的是事後爭議：客戶說某個工項沒做、某段管沒換，師傅明明做了卻拿不出證據，最後只能自己吞下這筆損失。

實際算一下純人工收尾要耗多少成本。一個案子完工後，師傅通常要再跑一趟或打好幾通電話確認客戶滿不滿意，光是約時間、解釋工項就要花掉 20 到 40 分鐘；回辦公室後，會計要對照工單手動開立請款單，翻料件單價、算稅、編號、存檔，又是 15 到 30 分鐘；尾款沒進來還得每隔幾天打電話催，一個案子催款往返三五次很正常。一家中型水電行一個月若有 30 個案子，光收尾與催款這段就吃掉超過 40 個工時，等於一個人力快一週的產能，全花在「請客戶付已經欠的錢」這種沒有產值的事情上。

這條流程把「完工到收款」串成一個完整閉環，讓收尾不再靠人盯。

導入後的改變

導入前，水電行的收尾是一團模糊帳：誰做了什麼沒有照片佐證、請款單靠記憶手開、尾款收沒收只能翻 LINE 對話往回查。月底對帳時，老闆常常發現有兩三筆款項根本忘了催，金額加起來可能就是當月的淨利。

導入後，每個案子完工的當下就自動啟動驗收流程，客戶在手機上逐項勾選、線上簽名，請款單依實際工項自動產出，尾款逾期系統會主動排催款。合理估算下，收尾與催款的人工時間可以省下六到七成，原本月耗 40 工時的收尾作業壓到 12 至 15 工時；因為每筆款項都進了應收台帳並設了到期提醒，「忘記催款」造成的呆帳幾乎歸零，過去一個月漏催兩三筆、損失數千到上萬元的破口直接補起來。更關鍵的是爭議大幅減少——前後對照照片加上客戶親簽的驗收紀錄，讓「我沒同意做這個」這類事後翻盤幾乎沒有空間。

流程怎麼運作

整條流程由案件狀態被標記為「施工完成」這個動作觸發，對應 frontmatter 裡的五個節點，逐步把收尾自動化。

第一步「完工回報」（📷）：師傅在現場用手機透過 Google Forms 上傳施工前後對照照片，並勾選實際完成的工項。這一步是整個流程的證據基礎，前後照片同時存進 Google Sheets 與雲端相簿，未來任何爭議都有圖為證。

第二步「驗收確認」（🖊️）：系統根據回報的工項，透過 LINE Official Account 推送一張驗收表給客戶，客戶逐項勾選「確認完成」並在手機上線上簽名。沒簽完的案子會停在這一關，不會往下跑去請款，確保「客戶認可」是請款的前提。

第三步「請款產出」（🧾）：驗收通過後，系統依實際勾選的工項，自動套用料件單價與工資公式，透過 PDF API 生成一張含明細的請款單，自動編號並存檔。會計不必再手動重打。

第四步「收款啟動」（💳）：請款單附上轉帳資訊或收款連結一併推送給客戶，同時把這筆款項登錄進 Google Sheets 的應收款台帳，標記金額與到期日。

第五步「尾款追蹤」（🔁）：系統定時檢查應收台帳，逾期未付的案子自動排定一則語氣客氣的催款提醒，分階段往外發，避免呆帳又不傷客戶關係。

想理解完整的自動化串接思路，可以先看 /automation 的整體說明。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 當作流程引擎，負責把各工具的資料串起來並依條件分流。Google Forms 扮演師傅的「現場回報入口」，欄位要設計成手機好填——工項用勾選、照片用多檔上傳。Google Sheets 是整套流程的資料中樞，同時當工單庫、料件單價表與應收款台帳，建議用不同分頁區隔。PDF API 負責把請款資料套進固定版型產出有編號的請款單，版型要先把公司抬頭、統編、付款方式做好。LINE Official Account 是與客戶溝通的主要管道，驗收表、請款單、催款提醒都從這裡推送。

串接重點有三個。一是「狀態欄位」要單一可信：案件只認 Google Sheets 裡的狀態欄，避免多處重複造成流程誤觸發。二是「簽名閘門」不能跳過：請款節點前一定要有條件判斷，確認驗收表已簽名才放行。三是料件單價表要與報價端共用同一份，避免估價與請款兩邊單價不一致引發爭議。

常見錯誤與注意事項

金流務必人工把關：請款金額與工項雖然自動帶入，但實務上常有現場追加、客戶議價、特殊工法加價等情形，自動算出的數字未必反映最終約定。請款單送出前，建議由老闆或會計人工核對一次再發，避免少收或多收都造成困擾。

簽名與個資要妥善留存：客戶的線上簽名與驗收紀錄涉及合約效力，是日後爭議的關鍵證據，必須長期保存且限相關人員存取；客戶姓名、地址、電話、簽名都屬個人資料，台帳與相簿的存取權限要設好，不可外流。

催款語氣與時機要人工設定：自動催款很方便，但水電行做的是回頭客生意，催款訊息的措辭與發送間隔請人工先審過，過於頻繁或語氣生硬反而趕走客戶。AI 不取代與客戶的直接溝通，遇到客戶有疑慮時，仍應由人親自處理。

台灣中小企業情境案例

台中一家三人編制的水電行「阿明水電」，過去尾款回收一直是老闆娘的惡夢。師傅完工後不一定記得回報，請款單靠老闆娘晚上加班手開，月底常發現有客戶根本還沒收款卻忘了催。導入這條流程後，師傅每次完工在現場就用手機上傳前後照片、勾選工項，客戶當場在 LINE 上簽名驗收，請款單自動產出。三個月後，老闆娘的收尾加班幾乎歸零，原本平均拖到 40 天才收齊的尾款縮短到 18 天，更因為每筆都有照片與簽名，原本一季總會碰上一兩次的工項爭議直接消失。老闆說最有感的是「現在睡得著了，沒有哪筆錢是漏掉的」。

延伸應用

這條流程的閉環還能往外擴。驗收通過的同時，可以自動把案件資料寫入保固台帳，串接保固到期回訪流程，讓收完款的客戶在保固期內自然轉成回頭客。也可以在請款單付清後，自動觸發一則滿意度評價邀請，引導客戶到 Google 商家留評，累積線上口碑。若公司有多組工班，還能把驗收通過率、平均收款天數做成儀表板，找出哪些師傅的案子最常卡在驗收，回頭優化現場品質。想把收款後的保固回訪接起來，可參考 /workflows 的保固回訪流程，或到 /recipes 找驗收單與請款單範本。

流程圖

用到的工具

更多「工程裝修」工作流

瀏覽全部工作流藍圖 → 自動化工作流中心 → AI Skills 食譜庫 →