諮商費用說明對帳

🎯 這條流程解決什麼

諮商費用表面上是「一次收一筆」，實務上卻是諮商所最瑣碎、最容易出錯的行政工作之一。一間中型諮商所同時服務的個案動輒上百位，每位個案的收費條件都不一樣：有人用單次計費、有人買了十次方案、有人是學生優惠或低收入減免、有人申請了縣市政府心理諮商補助、有人由企業員工協助方案（EAP）轉介由公司付費、還有人需要開立收據報稅或請領保險。光是要記住誰是什麼方案、這個月來了幾次、上次優惠用到第幾次，行政人員就得在試算表、預約紀錄與收費單之間反覆翻找。

如果完全靠人工，月底對帳往往是行政人員最害怕的兩三天。以一間每月約 300 人次諮商的諮商所估算，承辦要逐筆核對出席紀錄、計算應收金額、撰寫費用說明、寄出通知、再追未繳款項，每個月平均要花 12 到 20 個工時，等於兩到三個完整工作天卡在重複計算上。更麻煩的是，只要一筆方案次數算錯、一個優惠漏扣，個案收到金額不對的帳單，輕則來電質疑，重則動搖對諮商關係的信任——畢竟金錢溝通在助人工作裡特別敏感。

這條流程把「計算與整理」這段純機械的工作交給自動化：依諮商次數與方案自動彙整本期應收明細、生成清楚的費用說明與收據草稿供承辦核對、確認後再發送繳費方式，並於到期前溫和提醒，月底自動彙整收款與未收明細產出對帳表。行政人員不再逐筆手算，而是把時間留給真正需要人判斷與溝通的環節。更多收費與對帳自動化的設計思路，可參考 /recipes 與 /automation 的範例。

導入後的改變

導入前：月底對帳是一場硬仗。承辦打開預約系統一筆筆數出席次數，回頭比對每位個案的方案合約，手動套優惠、算補助、寫費用明細，再一封封寄出。算錯了要重發、重道歉；未繳款的人散落在試算表各處，靠記憶或便利貼追款，常常追了東邊忘了西邊。整個對帳週期 12 到 20 個工時，錯誤率約每月 3 到 5 筆，個案抱怨「帳單金額不對」時有所聞。

導入後：出席次數從共用紀錄自動帶入，方案與優惠規則寫成可維護的對照表，系統算出明細、生成說明草稿，承辦只需「核對與微調」。對帳工時可從 12 到 20 小時壓到 3 到 5 小時，省下約六到七成；計算性的錯誤幾乎歸零（剩下的是規則本身需要人判斷的灰色地帶）；未繳款項由系統按到期日自動列出待提醒清單，漏追的情況明顯減少。一間原本每月被對帳吃掉兩三天的諮商所，等於把行政能量釋放回個案服務與危機處理。

效益估算為合理推估，實際數字會因方案複雜度、個案量與既有系統而異，導入初期建議先以一個月做平行驗證（系統算一份、人工算一份對照），確認規則正確後再正式採用。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點，逐步說明：

1. 彙整費用（📋）：以「諮商完成」或「月底對帳排程」為觸發。系統從 Google Sheets 或預約系統讀取本期每位個案的出席紀錄，比對該個案的方案類型（單次／套裝次數）、適用優惠（學生、低收、補助、EAP）與本期實際使用次數，計算出應收金額明細。這一步是把分散的資料聚合成「誰、這個月、應收多少、為什麼」。

2. 產生說明（🧾）：依範本自動生成個案專屬的費用說明與收據草稿，欄位包含日期、次數、單價、優惠扣抵、補助折抵、本期應收與繳費期限。草稿一律進入「待承辦核對」狀態，不會直接寄出。

3. 寄送通知（✉️）：承辦人工核對無誤後，才由系統發送費用說明與繳費方式（轉帳、刷卡連結或臨櫃）。通知語氣刻意保持尊重與彈性，避免在主旨或預覽顯示「諮商」「治療」等可能暴露就診事實的字眼。

4. 收費提醒（🔁）：對未繳款項，系統在繳費期限前以溫和語氣提醒一次，避免造成個案壓力，也避免行政忘了追款。提醒次數與語氣建議由所方先設定上限，不宜頻繁催繳。

5. 月底對帳（📊）：月底自動彙整本期已收與未收明細，產出對帳表（含發票／收據開立狀態），交由會計人工核帳。系統負責把帳「整理乾淨」，最終帳務正確性仍由會計負責確認。

需要的工具與串接重點

• 平台（n8n / Make）：擔任流程引擎，負責觸發、計算與串接各工具。建議在 n8n 用「定時排程節點 + 讀取 Sheets 節點 + 函式節點（套用收費規則）」組合；計費規則寫在獨立的對照表，方便日後調整方案與優惠，不要把規則寫死在程式節點裡。
• Google Sheets：作為出席紀錄與方案／優惠對照的資料來源，也是對帳表輸出位置。建議分頁管理：個案方案表、本期出席表、優惠規則表、對帳輸出表。
• Gmail：寄送費用說明與繳費通知。務必使用中性主旨，並把寄送設為「人工核對後觸發」，不要全自動群發。
• LINE Official Account：作為次要提醒管道，適合溫和的繳費期限提醒；發送前確認個案同意以 LINE 接收費用相關訊息。
• 金流／發票系統：請款連結與發票開立的銜接點。關鍵原則：系統只負責產生草稿與彙整，實際扣款、發票開立、退費一律人工確認後執行，不串接自動扣款。

串接重點：把「計算」與「執行金流」明確切開——前段可自動，後段必須有人。

常見錯誤與注意事項

• 不可自動扣款或自動寄帳單：費用涉及金流與合約權益，系統僅負責計算、產生草稿與彙整對帳。實際請款金額、優惠認定、退費與發票開立務必由行政或會計人工確認後執行。AI 不取代會計與所方對收費規則的專業判斷。
• 優惠與補助的灰色地帶要留給人：補助資格、減免認定、跨月退費這類情境規則複雜，系統只做初步試算並標記「需人工確認」，不可讓系統自行裁定。
• 保護就診隱私：費用通知避免在主旨、預覽或可被他人看見的畫面暴露就診事實，改用中性用語。LINE／Email 發送對象與個資存取要限定承辦。
• 尊重個案經濟狀況：催繳語氣務必保留彈性，提供分期或協商窗口，避免施壓造成個案中斷諮商或受到二次傷害。
• 平行驗證再上線：首月以人工對照系統結果，確認無誤後再正式採用，避免規則設定錯誤造成整批帳單出錯。

台灣中小企業情境案例

台中一間有 6 位特約諮商師的「微光心理諮商所」，過去每到月底，所長與一位兼任行政就得騰出兩天半專心對帳。個案裡有學生方案、企業 EAP 轉介、縣市補助個案三種收費邏輯混在一起，行政常算錯補助折抵，平均每月 4 筆帳單要重發，個案來電質疑金額也讓所長很頭痛。

導入這條流程後，他們把方案與優惠規則整理成 Google Sheets 對照表，出席次數從預約系統自動帶入，系統每月底自動產出費用明細草稿與對帳表。行政只需核對與微調，對帳時間從約 16 小時縮短到 4 小時，每月重發帳單從 4 筆降到幾乎為零，個案因金額疑慮來電的次數大幅下降。省下的行政能量，所方轉而投入個案關懷與初談受理，整體服務量得以提升。

延伸應用

• 接力關懷與排程：對帳資料可與初談預約、排程提醒、個案關懷追蹤串成完整營運鏈，形成從接案到結案的個案旅程，相關設計見 /workflows。
• 方案續購提醒：當個案套裝次數即將用完，系統可在對帳同時標記，提醒承辦適時與個案討論續購或結案。
• 管理儀表板：把月底對帳資料累積成趨勢報表，分析各方案占比、補助比例與收款週期，協助所方做財務規劃與定價檢討。
• 多據點合併對帳：若諮商所有多個據點，可擴充為各據點先各自彙整、再合併產出總對帳表，方便財務統一核帳。更多延伸自動化思路見 /automation。

⚠️ 金流與隱私提醒：費用涉及金流與合約權益，系統僅負責計算、產生草稿與彙整對帳，實際請款金額、優惠認定、退費與發票開立務必由行政或會計人員人工確認後執行，切勿讓系統自動扣款或自動寄出未經核對的帳單。費用通知應避免暴露就診事實，並尊重個案經濟狀況，提醒語氣務必保留彈性。自動化不取代會計與所方對收費規則的專業判斷。

流程圖

用到的工具

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