漁港進貨成本與庫存盤點管理

🎯 這條流程解決什麼

海鮮進貨的帳，是所有零售業裡最難算、也最容易漏的一本。漁港價天天浮動，今天透抽一斤跳三成、明天午仔魚崩盤，店長若只在月底對帳才發現某批進貴了，毛利早就被默默吃掉，定價卻還停在舊成本，賣越多虧越多。更棘手的是庫存與效期：冷凍櫃裡哪些品項快見底、哪些批次接近賞味期限，全靠店長的記憶和翻紙本單據，一忙起來不是當令熱賣品突然斷貨、就是冷門貨放到過期報廢。

這些損失加總起來相當可觀。一家中型海鮮店，光是進貨單據人工登帳、算成本毛利，每天就要耗掉店長或會計一到兩小時；月底盤點對帳更是整天的工程，還常常對不平。效期管理若靠人盯，報廢率動輒佔進貨成本的好幾個百分點，等於每個月有一筆錢直接丟進垃圾桶。而進價異常沒能即時察覺，毛利被侵蝕卻渾然不知，才是最致命的隱形虧損——這部分往往要等財報難看了才驚覺，屆時已無法回頭調整。

導入後的改變

導入前，店長每天收一疊漁港和盤商的進貨單，得逐張手key進Excel、用計算機算成本，常算錯也常拖到隔天才補登；庫存靠開櫃目測、效期靠便利貼，補貨憑感覺，斷貨和報廢輪流上演。

導入後，單據一拍照上傳就OCR自動入帳，成本毛利即時算出、進價異常當下示警。原本每天一到兩小時的登帳工時可省下約八成，月底對帳因為平時就即時更新，從整天縮到一兩小時複核即可。庫存水位即時可見、低於安全量自動提醒補貨，斷貨情況明顯減少；效期追蹤把接近期限的批次主動標出來，報廢率通常可從原本的數個百分點壓低到一半以下，等於把原本丟掉的錢省回來。更重要的是進價異常即時被抓出，店長能當天調整售價或換供應商，把毛利守住。

流程怎麼運作

第一步「進貨擷取」：進貨單一拍照上傳，透過 OCR API 辨識漁港或盤商單據上的品項、重量、單價與進貨日，自動寫進 Google Sheets，省去逐張手打。

第二步「成本毛利」：系統依進貨價與既定售價，自動換算各品項的單位成本與毛利率，並比對歷史進價，若某品項漲跌幅超過設定門檻就立即示警，讓採購當下判斷要不要調整售價或議價。

第三步「庫存更新」：每筆銷售自動扣抵、每筆進貨即時加計，更新各品項的即時庫存水位，讓店長隨時看得到真實存量，不再靠目測。

第四步「補貨提醒」：當某品項低於設定的安全庫存，系統自動透過 LINE Notify 或 Slack 通知採購，並依近期銷量附上建議進貨量，避免斷貨也避免進過頭。

第五步「效期追蹤」：依進貨日與品項保鮮特性，標記接近賞味期限的批次，主動提醒優先出清或轉促銷，把報廢損失壓到最低。

需要的工具與串接重點

平台以 n8n 或 Make 串接。OCR API（如 Google Vision 或專用發票／單據辨識服務）負責把紙本進貨單轉成結構化資料，辨識欄位要先做欄位對應與容錯校驗，海鮮品名常有俗名與台語寫法，建議建一張品名對照表做正規化。Google Sheets 當成本、庫存、效期的核心帳本，分頁規劃「進貨明細」「即時庫存」「成本毛利」「效期清單」。LINE Notify 與 Slack 負責補貨與異常的即時推播，依團隊習慣擇一或並用。Notion 用來存供應商價格歷史與盤點報表。串接重點是「庫存扣抵的資料來源一致」——銷售資料要能自動回流，否則庫存水位會失準，整套效益就打折。

常見錯誤與注意事項

最常見的錯誤是過度信任 OCR 辨識結果，海鮮單據常手寫潦草、重量單位混用（斤／台斤／公斤），務必設人工複核關卡校對金額與重量，避免錯誤資料汙染整本帳。其次，安全庫存值不能設死，當令季節性強，要依淡旺季動態調整。

食安與帳務務必把關：賞味期限、解凍狀態與保存條件一定要由現場人員依實際品項「人工確認」，自動化僅輔助提醒、不取代專業的鮮度與食安判斷，過期或鮮度不佳者一律不得出貨。成本與毛利數字屬營業機密，存取應設權限、不可全員可見。定價與促銷力度由人工拍板，系統只提供參考數據。

台灣中小企業情境案例

高雄一家經營二十年的海鮮專賣店，過去店長每天花近兩小時手登進貨單、月底對帳常對不平，冷凍庫報廢率長期偏高。導入這條流程後，進貨單拍照即入帳、毛利即時可見，店長第一個月就靠進價異常示警抓到兩個品項被盤商悄悄漲價、即時換供應商守住毛利。三個月後，效期追蹤讓報廢率從約百分之六降到百分之二出頭，登帳與對帳工時省下七成以上，店長把多出來的時間拿去經營客戶與選品，整體營運明顯輕鬆許多。

延伸應用

這條流程可往前接漁港到貨資料，自動把可售量同步給前端的預訂配額與當令推播，讓「有多少貨就賣多少、推給對的人」；也可往後接自動化的供應商議價追蹤與週期性採購報表。進階還能結合銷售預測，依歷史銷量自動推算各品項的最適安全庫存。想把庫存接到前端的當令推播或預訂配額，可參考 /workflows 的其他海鮮流程；快到期品項的出清料理提案可到 /recipes 取材帶動銷售；更多進銷存與成本管理的自動化設計可逛 /automation 找對應範本。

流程圖

用到的工具

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