太陽能報價簽約自動化流

🎯 這條流程解決什麼

太陽能一張報價單背後是一長串明細：模組要寫品牌、型號、瓦數、片數，逆變器要寫容量與台數，再加上支架、線材、開關箱、防雷接地、施工費、申請規費、稅金……動輒二、三十個項目。業務通常拿上一個案子的 Excel 來改，改著改著就出包——上次的客戶名稱忘了換、模組單價沿用舊報價、容量算錯一個小數、工期欄位空著沒填。客戶收到後一句「這裡好像怪怪的」，又得整張拉回來重算重發。

更耗時的是報價到簽約的往返。客戶在 LINE 上問一句、業務回去翻檔案改一版、寄 PDF 過去、客戶看完又要改付款條件、業務再改一版……一個案子來回三、五趟很常見，每趟都卡半天到一天。等客戶終於點頭要簽約，業務又得手動把報價內容謄進合約範本，設備清單、金額、工期再抄一次，抄錯的風險再來一輪。對一家月接十幾二十個案子的系統商來說，光是「拼報價、改報價、轉合約」這段純文書作業，等於綁住一名業務大半的工時，而且每一次手抄都是一個算錯金額、寫錯條款的法律與金流破口。

導入後的改變

導入前，每張報價從拼到對外平均要一到兩小時，遇到客戶要改再加好幾輪往返；轉合約又要重抄一次、再核對一次，整個報價到簽約週期常拖上一兩週，且漏項、算錯金額時有所聞。

導入後，業務只要確認試算結果與選配，系統幾分鐘內就套出格式統一、明細齊全的正式報價單，客戶點連結線上看、線上回覆；接受後合約草稿自動依範本生成，設備清單與金額一次帶過去、不再手抄。合理估算下，單張報價的文書工時可從一兩小時壓到十幾分鐘，省下約七成；漏項與金額抄錯幾乎歸零；報價到簽約週期因為少了反覆找檔案、重打字而明顯縮短，客戶體驗也更專業俐落。業務省下的時間能拿去多跑幾組客戶或顧好成交，整體成交速度與接案量都有空間往上。

流程怎麼運作

第一步「報價需求」對應觸發節點：當效益試算確認、或客戶在表單／CRM 標記「要報價」時啟動，系統取出該案的容量（kW）、選用模組與逆變器規格、地址與客戶資料。

第二步「套版報價單」對應 AI 套版節點：依案場容量自動帶出對應的設備清單與數量（幾片模組、幾台逆變器、支架與線材用量），從料件單價表抓單價算小計、加總工程費與稅金，套進公司制式報價範本，並填入預估工期與報價有效期，用 PDF 產生器輸出正式報價單。第三步「送出供確認」：把報價以專屬連結寄給客戶（或推到客戶的 LINE），客戶能線上檢視全部明細並按鈕回覆「接受／要調整」，回覆狀態即時回寫 CRM，業務在 Slack 收到通知。

第四步「生成合約草稿」：客戶按下接受後，系統把報價裡的客戶資料、設備清單、總價、付款分期與工期，自動填入施工合約範本，產出合約草稿 PDF——這一步取代了原本最容易抄錯的手動謄寫。第五步「建立簽約待辦」對應通知節點：合約草稿不會自動寄出，而是建立一張待辦並在 Slack 通知業務，提醒「條款需人工複核後再送用印」，把最後的法律關卡留給人。

需要的工具與串接重點

n8n 或 Make 當流程引擎。Google Sheet 或 CRM 同時當資料源與案件狀態追蹤，料件單價表也放這裡、改價只改一處全流程同步。AI 套版節點負責把規格與單價組裝成完整報價文案，重點是讓它「只做組裝與計算、不自行加減項目或讓價」。PDF 產生器把報價與合約輸出成統一格式的正式文件。電子簽核工具負責後段正式簽署。Slack 串通知讓業務不漏掉任何客戶回覆與待辦。串接重點：單價表與設備對應表是這條流程的命脈，務必有專人維護版本、改價留紀錄；報價單與合約都要帶「報價編號／版本號」避免新舊版搞混；客戶線上接受的時間戳記與內容要完整存檔，作為日後爭議的依據。

常見錯誤與注意事項

最重要的一條：自動生成的報價單與合約草稿一律是內部底稿，絕不可直接對外用印。報價金額、付款條件、保固範圍與違約條款攸關金流與法律責任，務必由業務、財務與法務逐項人工複核——特別是付款分期、工程保固年限、天災與不可抗力條款、以及躉購／自用的權責歸屬——確認無誤才送正式簽署。AI 套版不取代專業的契約審閱與財務確認。其次，單價表若沒及時更新，會整批報出過時價格，造成成本倒掛的虧損，務必定期校價。客戶個資、報價內容與合約文件屬機敏資料，須限定權限存取、不外流，簽核連結要設有效期與權限，避免外洩。

台灣中小企業情境案例

桃園一家做住宅與小型工商屋頂的太陽能系統商，原本兩名業務每天大半時間都在「改報價、轉合約」。客戶在 LINE 問完，業務翻三個月前的 Excel 來改，常常忘了換客戶名稱或沿用舊單價，有一次模組單價沒更新、報低了快兩萬，等簽約才發現只能自行吸收。導入這條報價簽約流後，業務只要在 CRM 點選案場、確認模組與逆變器選配，系統就套出明細齊全的報價單給客戶線上看，客戶按接受後合約草稿自動生成、設備與金額一次帶過去。上線後他們的單張報價作業時間從近兩小時降到十幾分鐘，再也沒發生過抄錯金額或漏項，業務把省下的時間拿去多跑現場、多談成幾個案子，月成交量穩定往上，連客戶都反映「你們報價變得又快又清楚」。

延伸應用

這條流程可往前後兩端延伸。往前，承接 太陽能效益試算自動化流 的試算結果，讓「算回本→出報價」一氣呵成，客戶看完效益當下就能收到對應報價、趁熱成交。往後，簽約完成可觸發 太陽能施工排程派工流 自動排工班與叫料，把成交無縫接到施工。在報價本身，可結合 自動化排程 設定「報價後第三天客戶未回覆自動提醒業務跟進」「報價有效期到期前一天自動催單」，提高回收率。也能參考 報價與文件配方 把不同方案（標準版／高效模組版／含儲能版）做成可一鍵切換的多版報價，讓業務當場給客戶比較選擇。

流程圖

用到的工具

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