游泳補課申請管理流

🎯 這條流程解決什麼

補課是游泳教室最容易吵架、最容易出帳的環節。學員生病請假、家裡有事臨時不能來、或是場館因設備維修停課，這些都會產生「補課額度」，而額度怎麼算、能補幾堂、什麼時候到期、補在哪個班，每一條都可能變成糾紛的引爆點。櫃檯小姐手上一本補課登記簿，邊接電話邊翻紀錄，今天答應 A 家長補在週六，明天又忘了那個班其實已經滿了，結果學員到場才發現沒位子，現場臉色就很難看。

純人工管理補課的成本不只在登記。一間有兩三百名學員的游泳教室，每月請假與補課的件數動輒上百筆，櫃檯光是核對「這個學員到底還剩幾堂可以補」就要翻半天紀錄，遇到家長質疑「我明明還有兩堂沒補」更是百口莫辯，因為手寫帳本本來就容易漏記、重複記。粗估這類追補課、查額度、喬時段的瑣事，每天會吃掉櫃檯一到兩小時，旺季更誇張。更嚴重的是名額超收：為了塞補課學員把原班硬塞到超過泳池安全人數，是直接拿學員安全在冒險。

這條流程把補課變透明：學員請假或場館停課時自動記錄事件並更新補課額度，標記有效期限，系統只比對同程度、有空位的班別供學員選擇，引導線上預約後再經教練與櫃檯確認才正式排入。

導入後的改變

導入前，補課額度活在一本手寫登記簿和櫃檯的記憶裡。家長一問就要翻帳、容易漏記重記，喬時段全靠電話來回，常常補課撞到原班或把熱門班塞爆。一旦帳目對不上，輕則道歉送一堂課，重則家長負評退費。

導入後，每位學員的補課堂數、有效期限與使用狀況都清清楚楚記在系統裡，請假當下自動加額度、補課完成自動扣額度，不再有「到底還剩幾堂」的羅生門。系統只開放同程度、有空位的時段，從源頭杜絕超收與撞班。以一間兩百名學員的教室估算，櫃檯每天花在補課相關事務的時間可從一到兩小時壓到二十分鐘以內，等於省下約七成的處理工時；因額度算錯或忘記補而起的客訴，實務上能減少六成以上。家長能自己上線查額度、選時段，體感服務也更專業，連帶提升續約意願。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點，運作如下：

1. 觸發：請假/停課（📥） — 兩種入口。學員端透過請假表單提出請假（填學員、原班、請假日、原因）；場館端在因故停課時手動觸發停課事件，系統自動為該班所有學員建立補課紀錄。每一筆都寫入會員系統或 Google Sheet。

2. 計算補課額度（🎫） — 依教室的補課規則更新額度。例如「請假需提前 24 小時、每月最多補兩堂、額度自核發日起 60 天內有效」。系統自動算出新的可補堂數並標記到期日，過期額度自動失效，避免無限累積。

3. 比對可補時段（📅） — 從 Google Calendar 或班表撈出未來可補的時段，篩選條件是：與原班「同程度」、且該時段「尚有空位」（未達泳池安全人數上限）。只把合格的時段列出來，避免學員選到塞不下或程度不符的班。

4. 引導預約（📨） — 透過 LINE 或 SMS 推播一個帶有可補時段清單的預約連結。學員點選想補的時段並回覆後，系統將該名額標記為「暫定保留」，先卡位避免被別人搶走。

5. 確認入班（🔔） — Slack 通知對應班別的教練與櫃檯，由人工確認該時段確實還能容納、程度也合適後，才把「暫定」轉為「正式入班」，並回扣一堂補課額度、寄出補課確認通知。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make。請假表單是學員端入口，會員系統或 Google Sheet 是額度與紀錄的單一真實來源（建議至少三張表：學員額度、補課規則、班別現況）。Google Calendar 提供各班即時的名額與時段狀態，LINE / SMS 負責推播預約連結與確認，Slack 給內部教練櫃檯做確認流。

串接重點：第一，補課規則務必參數化（提前時數、每月上限、有效天數）寫在設定裡，未來改規則只改一處。第二，名額判斷要即時，建議每次比對時都重新讀一次班別現況，避免用到過期的快取資料造成超收。第三，「暫定保留」要設逾時自動釋放（例如學員未在 24 小時內被確認就放回名額），否則容易卡死可用名額。這條流程很適合與 游泳會員續約提醒流 共用同一份學員資料，相關串接模組可參考 自動化配方。

常見錯誤與注意事項

補課牽涉收費合約、學員權益與現場安全，以下環節必須人工把關：

• 額度規則與例外需人工確認：天災停課、教室因素停課、學員自身請假，這幾種的補課待遇通常不同。規則套用沒問題，但特殊個案（長期住院、跨期延展）務必由櫃檯人工判斷，AI 不取代人工對合約條款的解釋。
• 名額不可由自動化直接排定：最終入班一定要經教練同意，以維護泳池每水道的安全人數上限。系統只能「建議與暫定」，不能「自動確定」。
• 金流與退費分開處理：補課牽涉到的任何退費、加價、方案調整都屬金流，必須走正式核對程序，不要讓自動化直接動帳。
• 個資保護：學員的請假原因、健康狀況、聯絡方式與上課紀錄都屬個人資料，依個資法應限定授權人員存取，通知時只發給當事人，不在群組公開。

台灣中小企業情境案例

新北一間親子游泳教室「小水滴」主打三到六歲幼兒班，學員兩百多位，最常遇到小朋友感冒請假。導入前，補課全靠櫃檯一本登記簿和 LINE 對話紀錄，月底常對不上帳，家長拿出對話截圖說「老師你說過可以補」，櫃檯只能摸摸鼻子認帳，一個月因此送出的「人情補課」就好幾堂，等於白白損失收入；旺季還曾把週六熱門班塞到超過安全人數，被資深教練當場喊停。

導入這條流程後，家長請假直接填表單，補課額度即時更新，要補課時自己在 LINE 點選系統開出的合格時段，櫃檯只負責最後確認。實施三個月後，補課相關客訴從每月七八件降到一兩件，名額超收完全消失，月底對帳從半天縮短到半小時，店長說「最大的改變是家長不再覺得我們在亂算，信任感回來了」。

延伸應用

這條流程可以延伸成完整的出勤權益中心。把補課資料接上儀表板，店長能一眼看出哪些班請假率特別高（可能時段或教練要調整）、哪些學員額度快過期（可主動提醒避免客訴）。加上 AI 分析請假原因後，能預警可能流失的學員，提前介入關懷。若與排班串接，請假與補課造成的人力變動可直接回灌到 游泳教練排班調度流，讓下一輪排班自動把補課需求一起算進去。想把補課額度、扣堂、提醒整合成更大的會員營運系統，可從 自動化 專區挑選可組合的模組往外擴充。

流程圖

用到的工具

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