跆拳道排課與停課通知流

🎯 這條流程解決什麼

道館的班別多、時段雜，學員從幼幼班、兒童班到成人班分散在一週各個時段，光是讓每個人記得自己幾點要上課就是件麻煩事。平常還好，遇到颱風天、空品紅害停課，或教練臨時有事要調課，才是真正的災難——館長或櫃台得在短時間內把消息傳給所有受影響的家長，靠的是一個個打電話、一則則 LINE 私訊。人多、時間趕，總有人沒收到通知，結果家長帶著小孩冒風雨白跑一趟，到了門口發現鐵門拉下來，當場一肚子火，負評就這樣產生了。

純人工通知的成本與風險都很高。一個颱風天，要通知十幾個班、上百位家長，逐一私訊至少要一兩個小時，還要回覆每個人「那什麼時候補課」的追問，櫃台一個下午就耗在這上面。更糟的是漏接：只要漏掉一兩位，就是一兩個白跑的家庭、一兩則差評。日常的課前提醒若也靠人工，更是不可能天天做，於是缺席、遲到、家長忘記接送的狀況層出不窮。這些零碎的通知工作累積起來，吃掉大量人力，又無法保證萬無一失。

這條流程把通知自動化又保留人工決策：系統依班表於課前自動提醒對應班級學員，由 AI 生成清楚的課程訊息，遇停課時由教練一鍵群發停課與補課通知，並收集家長的出席回覆彙整成名單。

導入後的改變

導入前，課前提醒做不做全看櫃台有沒有空，停課通知更是一場與時間賽跑的人工接力，逐一私訊、來回回答補課問題，慢又容易漏。一旦有家長沒收到，輕則白跑，重則退費走人。

導入後，課前提醒由排程自動發送，每個班、每位家長都不漏接，孩子缺席與遲到明顯減少。遇到停課，教練只要在後台按一鍵，幾秒內所有受影響的家長同時收到清楚的停課與補課訊息，原本要花一兩小時的人工通知壓縮到幾分鐘，幾乎不可能再有人沒收到而白跑。AI 自動把班別、時間、場地、補課安排組成一致清楚的文案，省去逐則打字。以一間有十幾個班、兩三百位學員的道館估算，每月光是日常提醒與臨時停課通知就能省下十幾個小時的人力，白跑與漏通知的客訴可大幅減少。家長的出席回覆自動彙整成名單，補課安排也更有依據。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點，運作如下：

1. 觸發：課前提醒（⏰） — 系統讀取 Google Calendar 或班表，於每個班上課前的設定時間（例如提前 3 小時）自動觸發，鎖定該時段對應的班級與學員名單。日常提醒完全自動，不需要人工介入。

2. AI 組訊息（🧠） — AI 文案節點依班別、上課時間、場地、教練等資訊，自動生成一則清楚一致的提醒文案，例如「兒童初級班今晚 7:00 於本館二樓道場上課，記得帶道服與水壺」。語氣與格式統一，省去櫃台逐則打字。

3. 群發通知（📢） — 透過 LINE 官方帳號的分眾功能，把訊息只發給「該班級」的家長標籤群組，不跨班外流。每位家長收到的都是與自己孩子相關的通知，不會被無關訊息打擾。

4. 停課補課（🌧️） — 遇颱風、空品或教練調課需停課時，由教練在後台手動觸發停課事件，選定受影響的班別，系統即時群發停課通知並附上補課安排或補課時段選項。決策權在教練手上，系統只負責快速、精準地把消息送到。

5. 收集回覆（✅） — 家長對出席或補課時段的回覆自動回填到 Google Sheet 彙整成名單，並透過 Slack 提醒櫃台人工確認補課名單與名額，確保補課安排有依據、不超收。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make。Google Calendar 或班表是課程時段與班級的資料來源，AI 文案節點負責組訊息，LINE Official Account 是觸及家長的主管道（善用分眾標籤），Google Sheet 彙整回覆與名單，Slack 做內部提醒與確認。

串接重點：第一，LINE 分眾標籤要先把每位家長正確歸到所屬班別，這是「只發給對的人、不跨班外流」的前提，建檔時就要做好。第二，停課觸發要設計成「人工按鈕」而非條件自動觸發——是否停課牽涉現場判斷，必須由人決定，系統只在按下後負責快速群發。第三，課前提醒的提前時間要依接送習慣調整（太早會忘、太晚來不及），可分日常與週末不同設定。想統一通知語氣，可參考 通知訊息撰寫 配方；想把學員旅程接得更完整，可與 跆拳道體驗報名自動分流流 串接，更多模組見 自動化 專區。

常見錯誤與注意事項

通知牽涉學員安全、場地調度與個資，以下環節必須人工把關：

• 停課與否須由人決定：是否因颱風、空品或其他因素停課，涉及學員安全與場地調度，務必由教練與館長判斷後再觸發群發，AI 僅負責組訊息與分眾，不自行決定是否停課。
• 補課名單需人工確認：補課時段與名額涉及場地容量與教練人力，家長回覆只是意願，最終補課名單與是否成行務必由櫃台與教練人工確認後排定，避免補課班超收。
• 訊息發送前留一眼：AI 生成的文案在涉及停課、補課這類重要通知時，建議由人快速過目再發，確認時間、地點、補課安排正確無誤，避免發錯造成更大混亂。
• 個資保護：家長聯絡資料屬個人資料，分眾發送時僅針對該班級、不跨班外流，依個資法應妥善保管、限定授權人員存取。自動化是輔助通知效率，不取代必要時的人工逐一確認。

台灣中小企業情境案例

台南一間跆拳道館「正心武道館」有幼幼、兒童初中高級與成人共十二個班，學員兩百多位。導入前，每逢颱風或教練臨時調課，館長就得動員全家總動員在 LINE 上一個個傳，常常忙到漏掉幾位家長，曾有一次停課漏通知三戶人家，孩子冒著大雨被送來館門口卻撲空，家長氣到揚言退費，館長親自登門道歉才平息。日常的課前提醒更是做不來，孩子缺席、忘記帶道服是常態。

導入這條流程後，課前提醒由系統依班表自動發送，每個班都不漏；遇到停課，館長在後台選好受影響班別按下群發，全部家長幾秒內同步收到含補課安排的通知。實施一個颱風季後，停課漏通知的事件歸零，再也沒有家庭白跑，課前缺席與忘帶裝備的狀況明顯減少，館長把省下來的時間拿去經營家長關係與招生，「停課通知這件事從最讓我頭痛的惡夢，變成按一個鍵就解決」。

延伸應用

這條流程的骨架可以延伸到道館營運的許多面向。把出席回覆資料接上儀表板，館長能掌握各班出席率，揪出長期缺席、可能流失的學員提前關懷。課前提醒可加上晉級檢定、比賽報名、繳費期限等重要事項的自動提醒，讓家長不漏接任何關鍵資訊。停課通知模組可擴充成完整的補課媒合，自動比對學員可補的同級班時段。這套通知邏輯也完全適用於才藝班、安親班、運動課程等任何「班別多、需即時通知家長」的場景。想把報名、通知、補課、續費串成一條完整的學員旅程，可從 自動化配方 與 工作流藍圖 挑選可組合的模組逐步擴充。

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