中醫藥材庫存盤點與低量補貨自動化

🎯 這條流程解決什麼

藥材庫存是中醫診所最難管的後場之一。一間中型診所的常備藥材動輒一百五十到三百味，從常用的當歸、黃耆、白朮，到只在特定處方才用得到的冷門藥引，用量隨季節、流感週期與每日看診量大幅起伏。靠人工點數，最常見的兩種災難是：熱門藥材在看診尖峰臨時斷貨，醫師開了方卻調不出來，只能請病人改天再拿或臨時換藥；冷門藥材一次叫太多，放到受潮、蛀蟲或過了效期，整批報廢。

現在純人工要管好這件事，藥局人員幾乎每天都要花四十分鐘到一小時實地盤點、抄寫數字、回頭核對處方有沒有漏扣，月底還要再做一次大盤點對帳，常常一對就是半天到一整天。出庫扣帳只要一兩天沒更新，帳面庫存與實際數量就開始脫節，採購只能憑印象與經驗叫貨，叫多叫少全憑手感。把這些隱性工時換算成人事成本，一個月光盤點與補貨決策就吃掉約二十到三十個工時；而過期報廢與緊急調貨的損耗，對小診所來說一年累積下來常常是好幾萬元的純損失。

這條流程依當日處方與調劑紀錄自動扣減庫存，與各藥材安全存量比對，標記低量與即將斷藥的品項，再依出庫趨勢推估合理補貨量，彙整成補貨清單並附上效期警示通知採購。藥局人員不必再天天盤點抄數字，只要核對系統算出的清單即可。更多診所後場自動化可參考 /workflows，或到 /recipes 找庫存管理食譜，整體自動化思路見 /automation。

導入後的改變

導入前，盤點靠人工、補貨靠手感、對帳靠記性。藥局人員每天至少花半小時盤點，月底再耗半天大盤，帳實落差常常拖到月底才被發現，斷藥與報廢輪流上演，採購壓力大又不討好。

導入後，庫存隨出庫即時更新，低量品項每天早上自動跳出補貨清單。以一間每日看診六十至八十人次的診所估算：日常盤點工時可省下約七到八成，從每天半小時降到只要五分鐘核對清單；緊急調貨次數因為提早預警而明顯減少；過期報廢因效期主動提醒而大幅下降，常見可把藥材損耗率壓低三到五成。更重要的是,帳實一致讓採購能用數據談量、議價，現金不再壓在用不到的庫存上。

流程怎麼運作

第一步「讀取出庫」，系統撈取當日所有處方與調劑紀錄，把每一張方裡的藥材與克數逐項對應，自動從庫存表扣減。第二步「比對安全量」，將更新後的即時庫存與事先設定的各藥材安全存量門檻比對，低於門檻或預估幾天內會見底的品項立刻被標記。第三步「預估用量」，AI 依近期出庫趨勢、星期分布與季節因素（例如冬季進補方、夏季消暑方）推估合理的補貨數量，避免一次叫太多囤積、或叫太少又馬上斷。第四步「彙整補貨單」，把所有低量品項整理成一張結構清楚的補貨清單，附上目前庫存、建議補貨量與效期警示，透過 Slack 或 LINE Notify 推給採購。最後「人工核可」，採購人員核對品項、數量與供應商報價後，才決定實際下單與安排驗收。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 排程觸發，建議設每日早班開診前自動跑一次，並在出庫紀錄更新時即時觸發。Google Sheets 或既有庫存系統作為庫存主表，欄位至少要有藥材名、批號、效期、目前庫存、安全存量。AI 用量預測節點負責讀歷史出庫做推估。Slack 或 LINE Notify 負責把補貨清單推給對的人。串接重點：藥材名稱在處方系統與庫存表的寫法務必統一（例如「炙甘草」與「甘草」要分清），否則扣帳會錯位；克數單位要一致；效期欄位建議用標準日期格式，方便系統做天數倒數。

常見錯誤與注意事項

最常見的錯是把自動扣帳當成真實庫存，省略實地盤點。系統推估與扣帳會因紀錄誤差、稱量耗損、灑落或退藥而失準，實際庫存、效期與藥材品質務必由藥局人員定期實地核對。藥材屬調劑用藥，補貨來源、批號與驗收須符合藥材來源管理與相關法規，下單與驗收這個人工核可節點絕對不能略過。AI 推估只是輔助參考，不取代專業調劑判斷與人工驗收，遇到效期將近或品質有疑慮的藥材，一律以人工判斷為準。

台灣中小企業情境案例

台中一間主打婦科與調理的中醫診所，藥局原本由一位資深調劑師傅每天盤點，光抄數字就佔掉開診前的寶貴時間，仍三天兩頭遇到熱門藥材臨時調不出來。導入這條流程後，每天早上師傅打開手機就看到當日補貨清單，斷藥情況幾乎消失，過期報廢從一個月好幾包降到偶爾一兩包，月底大盤從半天縮短到一小時。師傅笑說終於可以把精神放回調劑本身，而不是天天跟數字搏鬥。

延伸應用

這條流程可往前接掛號與看診量預測，提前在流感旺季備足相關藥材；可往後接供應商自動詢價與比價，把補貨清單直接轉成詢價單；也能加上批號與效期的先進先出提醒，引導調劑優先使用快到期的批號。多診所連鎖還能彙整各院所庫存做調撥，把某院的滯銷藥材調給缺貨的院所，整體周轉更靈活。

流程圖

用到的工具

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