中醫自費療程諮詢與報名追蹤自動化

🎯 這條流程解決什麼

自費療程是中醫診所重要的營收來源，減重、轉骨、產後調理、埋線等項目客單價高，往往一檔療程動輒上萬元。但這類生意的命脈在「跟進速度」——諮詢留資若沒人在熱度還在時即時回應，病人很快就涼了，或被其他診所先接走。現實是櫃檯與顧問本來就忙，常常忙到忘了回覆某筆諮詢，療程說明資料每次都要重打一遍、貼一堆 LINE 訊息，報名進度到哪個階段也只能憑印象，問三句才想起來「啊這位上週有來問」。

把漏掉的成本算清楚：診所花錢下廣告買來的名單，若有三到五成因為跟進不及而流失，等於行銷預算直接燒掉一半。更隱性的是顧問的時間被「重複打字、翻訊息找進度、想起來該跟誰」這些瑣事吃掉，真正能用在傾聽需求、化解疑慮、促成報名的精華時間反而被壓縮。療程說明品質也不穩——心情好寫得詳細，忙起來隨便兩句帶過，病人感受到的專業度時好時壞。

這條流程把諮詢留資自動依療程類型分流貼標，立即回傳對應的療程說明與費用級距，並把諮詢到報名的每個階段記錄追蹤，逾期未跟進就提醒顧問。櫃檯與顧問不必再記哪筆該跟、資料該寄。想串接前端掛號或療程後的回診提醒，可參考 /workflows 其他中醫診所流程，到 /recipes 找成交追蹤食譜，整體自動化規劃見 /automation。

導入後的改變

導入前，留資靠人工輪流跟、說明靠手打、進度靠記性，漏跟與回覆慢讓名單白白流失，轉換率上不去。導入後，每筆諮詢進來就自動分案、秒回專業說明，每個階段都有紀錄，逾期自動提醒。實際效益估算：諮詢的首次回應時間從原本可能拖數小時甚至隔天，縮短到幾分鐘內自動回覆；因跟進不及而流失的名單可減少約三到五成；顧問花在行政瑣事的時間省下大半，能把精力集中在溝通與成交。名單轉換率穩穩拉高，等於同樣的廣告預算換到更多報名。

流程怎麼運作

第一步「接收諮詢」，病人從廣告落地頁或官網填寫想了解的療程與聯絡方式。第二步「分流貼標」，系統依勾選的療程類型（減重／轉骨／調理等）自動分案給對應顧問，並標記諮詢來源（哪支廣告、哪個管道），方便日後算成效。第三步「寄送說明」，立即透過 LINE 回傳對應療程的內容說明、費用級距與常見問答，讓病人第一時間拿到完整資訊。第四步「追蹤進度」，把每筆諮詢從「待回覆—已說明—已預約評估—已報名」的階段記入表，逾期未推進的自動提醒負責顧問。最後「人工成交確認」，顧問與病人面對面確認療程適切性、費用明細與同意書內容後，由病人本人簽署。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 接表單送出事件。線上表單放在廣告落地頁與官網，欄位含療程類型、聯絡方式、方便聯絡時段。Google Sheets 或 CRM 作為名單與進度主表。AI 文案生成可用來依療程類型組裝個人化說明（但內容須事先由醫師審定的範本為底）。LINE 官方帳號做說明寄送與後續跟進。串接重點：療程說明範本要先請醫師審過、措辭合規，AI 只做組裝不亂發揮；進度階段要定義清楚並設逾期天數；來源標記要從廣告連結就帶 UTM 參數，才能精準算每個管道的成本與轉換。

常見錯誤與注意事項

自費療程涉及費用、健康狀況與同意書，屬敏感個資與消費契約，蒐集與存放都要取得同意並加密保護。最關鍵的合規紅線：療程說明不得誇大或保證療效，例如「保證瘦幾公斤」「一定長高」都可能觸法，價格與內容須符合醫療法規與消保規範。療程是否適合病人，必須由中醫師當面評估——有些體質或病史並不適合某些療程，這不是 AI 或顧問能替代判斷的。同意書與費用務必由病人本人確認與簽署，自動化僅協助行政跟進，不取代專業評估與正式契約程序，本流程的人工成交確認節點請勿略過。

台灣中小企業情境案例

台北一間主打減重與轉骨的中醫診所，每月固定下臉書廣告引流諮詢，但櫃檯人手有限，常常忙到隔天才回，名單冷掉一大半。導入這條流程後，諮詢一進來就自動分流、秒回療程說明與費用級距，顧問打開後台就看到誰該跟、跟到哪。三個月內，廣告名單的報名轉換率明顯提升，顧問也不再被「找進度、重打資料」綁住，能把時間花在面對面把疑慮講清楚。診所等於用同樣的廣告費，多收了好幾組療程。

延伸應用

這條流程可往前接廣告與官網的多管道留資整合，把所有來源匯成一張名單；可往後接報名後的療程進度追蹤與回診提醒，提升完課率與滿意度；也能加上分眾培養，對暫時沒報名的名單定期推送相關衛教，慢慢養熟再促成。配合來源標記做成效分析，還能回頭優化廣告投放，把預算集中在轉換最好的管道。

流程圖

用到的工具

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