原料叫貨補貨提醒流

🎯 這條流程解決什麼

手搖飲店的原料管理是門看不見的學問：珍珠、茶葉、糖漿、鮮奶、果糖、紙杯，每一樣都有不同的保存期限、最低訂購量與到貨前置天數。鮮奶兩三天就到期、煮好的珍珠當天要賣完、茶葉開封後風味會掉，而冰塊與杯材又得在尖峰前備足。傳統做法全靠店長下班前憑印象「看一眼缺什麼就叫什麼」，結果兩種災難輪流發生：週末尖峰珍珠或熱銷茶湯賣到斷貨，被迫對著大排長龍的客人說「這款今天沒了」；或是怕缺貨就一次叫滿，鮮奶與糖漿放到過期整批報廢，毛利就這樣一點一滴漏光。

把成本攤開看更有感：一家中型手搖店每月原料採購可能落在新台幣十五到三十萬元，如果因為估不準導致每月有百分之三到五的食材報廢，等於每月直接丟掉數千到上萬元；而尖峰一次缺料停賣熱銷品項，少賣的不只是那幾十杯，還包括因此流失、改去隔壁買的回頭客。店長每天打烊後盤點、抄寫叫貨單、再分別傳給不同供應商，平均也要花掉三十到五十分鐘，月底還得對帳。這些都是可以省下的隱形成本。

這條流程的核心，是把「憑感覺叫貨」換成「依數據叫貨」：每天打烊結帳後自動讀取 POS 銷量，結合天氣與檔期由 AI 預估隔天到未來幾天的用量，比對安全庫存後，自動生成依供應商分類的叫貨單草稿，店長核對數量按一下就能送出。

導入後的改變

導入前：店長憑記憶盤點、手寫叫貨單、分頭傳訊給供應商、缺料停賣與報廢交替發生、新進店長因為不熟銷量更容易抓錯量、總部看不到各店真實的庫存與耗用狀況。

導入後：系統依實際銷量自動估算、自動產草稿、店長只需核對與確認。實務上常見的效益是：食材報廢率從百分之三到五降到百分之一上下、尖峰缺料停賣事件大幅減少、店長每天的盤點與抄單時間從四十分鐘壓到約十分鐘(等於每月省下十幾個小時)。對連鎖品牌而言，各店的耗用數據還能彙整給總部做集中採購議價，整體採購成本有機會再往下談。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點：

1. 觸發：打烊結帳(📥)：每天營業結束自動啟動，或當某品項即時庫存跌破安全水位時臨時觸發盤點，兩種時機互補。

2. AI 估算需求(🧠)：讀取近期 POS 銷量，再把外部變因納進來——天氣熱會拉高冷飲與冰塊用量、週末與檔期促銷會放大特定品項、連假人潮也要預留。AI 據此估出各品項未來的預期用量。

3. 比對安全庫存(📉)：把預估用量、現有庫存、供應商到貨前置天數三者一起算，找出在下次到貨前會見底的品項，避免「明明還有但其實撐不到下次叫貨」的盲點。

4. 生成叫貨單草稿(📝)：把要補的品項依供應商分類彙整，套用各家的最低訂量與包裝單位(例如珍珠以箱為單位、糖漿以桶計)，產出一份待確認的叫貨清單，數量已經幫店長算好。

5. 通知店長確認(🔔)：透過 LINE Notify 把草稿推給店長，店長對照實體庫存核對後再確認送出給供應商。關鍵在於——系統只到「草稿」為止，最後送單一定經過人工。

需要的工具與串接重點

用 n8n 或 Make 當排程與整合中樞。POS 銷售資料是預估的根基，串接時要能拉到品項層級的銷量(而非只有總營業額)，否則無法回推各原料耗用。AI 預估節點負責把銷量、天氣、檔期轉成需求量，初期可先用簡單的移動平均加上安全係數，累積資料後再換成更聰明的模型。庫存資料表(Google Sheet 或庫存系統)記錄現有量與安全水位，是比對的基準。供應商表單或 Email 是送單出口，LINE Notify 則負責把草稿推到店長手機。

串接注意點：POS 的品項要先對應到「原料配方表」(例如一杯珍珠奶茶用掉多少珍珠、多少茶、多少奶)，AI 才能從賣出杯數回推原料消耗；安全水位要依各品項的前置天數分別設定，不能一視同仁；天氣資料可接免費氣象 API，但要做好取不到資料時的預設值。

常見錯誤與注意事項

• 叫貨涉及採購金額與合約，務必人工確認：AI 給的是建議數量，實際下單金額、付款條件、供應商合約折扣與最低訂量條款，一律需由店長或採購人工核定，本流程不取代採購與成本控管的專業判斷。
• 食安不可妥協：保存期限、效期管理與先進先出仍需人工把關，系統可提醒但不能取代實體查驗；任何接近效期或品質有疑慮的原料，一律以人工判斷為準。
• 預估會有誤差：突發天氣、臨時團購、活動爆量都可能讓估算失準，安全庫存要保留合理緩衝，別把水位壓到極限。
• 資料品質決定一切：POS 品項對應錯誤或配方表沒更新，會讓預估整個歪掉，上線後要定期校準。

台灣中小企業情境案例

桃園一家三店連鎖手搖品牌，過去三家店各自憑店長感覺叫貨，月底盤點才發現一家店糖漿過期報廢、另一家卻週末缺珍珠停賣。導入這條流程後，三店的 POS 銷量統一進到預估引擎，每天打烊自動產出叫貨草稿，店長核對後送單。三個月下來，整體食材報廢率從百分之四降到百分之一點二，尖峰缺料停賣幾乎消失，店長每天少花半小時抄單。更意外的收穫是：總部拿到三店彙整的耗用數據後，跟珍珠與糖漿供應商重新議價，整體採購成本又省下約百分之六。

延伸應用

外送與門市的真實銷量可由 外送平台訂單整合 與 線上點餐自動進單 餵入，讓預估更貼近實況。這條流程也能延伸成「自動比價」——同一原料向多家供應商詢價後挑最優；或加上「效期預警」，對接近到期的批號主動提醒優先使用。連鎖品牌還可把各店叫貨彙整成總部集中採購，談更好的量價。更多營運與庫存自動化可逛 工作流藍圖、到 配方庫 找可組合的任務，或從 自動化專區 了解如何把採購、庫存與銷售串成一條完整的後勤鏈。

流程圖

用到的工具

更多「餐飲美食」工作流

瀏覽全部工作流藍圖 → 自動化工作流中心 → AI Skills 食譜庫 →