門市排班與調班通知流

🎯 這條流程解決什麼

排班是手搖飲店長每週最耗神、又最沒成就感的雜事。工讀生多半是學生，可上班時段隨學校課表變動，這週能排、下週又要避開期中考；臨時請假、想換班的訊息又全塞在 LINE 群裡，店長得一邊出杯一邊回訊息喬。配得不好，尖峰時段人手不足顧客排到門口、離峰時段卻三個人在滑手機，人力成本與服務品質兩頭落空。

純人工排一張週班表，店長要對照每位工讀生回報的可班時段、避開工時上限與未成年的時段限制、再對齊預估的尖峰離峰，一家店排一週往往要耗掉兩三個小時；遇到有人臨時請假找代班，又是一輪 LINE 群裡「有沒有人可以幫忙頂明天晚班」的接力,常常喊半天沒人回、最後店長自己下去頂。連鎖品牌多店並行，這份隱形工時更是驚人。喬班佔掉的時間，本該花在現場帶人與營運。

這條流程把「收可班時段 → AI 配班 → 找代班 → 確認 → 通知」串成自動化，把喬班的時間還給店長。

導入後的改變

導入前，店長每週手動排班加上臨時找代班，平均每家店每週耗掉約 3 小時；班表配置常與實際來客錯位，尖峰缺人、離峰過剩，臨時缺班靠群組喊話、命中率低，班表改了又常有人沒看到而漏班。

導入後，工讀生透過表單回報可班時段，AI 依預估來客與工時規則自動配出班表草稿，缺口自動向符合資格的人發代班邀請，確認後同步到排班表與日曆並推播到群組。排班作業時間從每週 3 小時降到約 30 分鐘（剩人工微調與審核），等於省下八到九成；班表貼合來客後，尖峰人力到位、離峰不浪費，估算可省下約一成的離峰人力成本；代班從「群組喊話」變成「精準邀請」，缺班補位速度明顯加快，漏班情形大幅減少。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點，實際運作如下：

1. 觸發：每週排班 — 每週固定時間（例如週四晚上排下週班）由排程自動啟動；員工在群組或表單提出調班需求時，也能即時觸發處理缺口。
2. AI 媒合班次 — 讀取「員工可班表單」蒐集的每人可上班時段，結合預估來客（尖峰離峰）、每人工時上限、未成年時段限制與技能（會不會收銀、會不會煮珍珠），由 AI 排班節點配出一張班表草稿，盡量讓尖峰排足、離峰精簡。
3. 處理調班缺口 — 找出尚未補滿或臨時釋出的空班，比對哪些員工該時段可班且未超時，向符合資格者發出代班邀請，先回先得、額滿即止，避免重複頂班。
4. 彙整最終班表 — 店長在草稿上微調確認後，流程把最終班表寫入排班表與 Google 日曆，每位員工都能在自己日曆看到班次。
5. 推播班表異動 — 確定班表與後續任何變動即時推播到門市 LINE 群與個人，確保「改了大家都知道」，不再有人看舊版漏班。

來客量預估可參考 外送平台訂單整合 與 線上點餐自動進單 的尖峰時段數據，讓排班更貼近實際需求。更多人力與營運自動化可逛 工作流藍圖 與 配方庫，跨產業的排班與通知案例可看 自動化應用。

需要的工具與串接重點

• 平台主腦（n8n / Make）：建好「定時觸發 → 讀可班 → AI 配班 → 找代班 → 寫表 → 推播」的主線，每家門市可複用同一流程、用門市參數區分。
• 員工可班表單：用 Google 表單或 LINE 收每人每週可班時段，欄位含日期、時段、最多可排時數、特殊限制，是排班的資料源頭。
• AI 排班節點：把工時上限、未成年時段規則、尖峰人力需求、技能需求寫成約束條件，讓 AI 在規則內配班，而非單純亂湊。
• Google 日曆 / 排班表：當最終班表的正本，員工各自訂閱即可同步到手機日曆。
• LINE 群推播：負責通知班表與異動，建議區分「全店公告」與「個人提醒」。
• 出勤紀錄：回頭比對實際出勤與排班差異，作為下次優化來客預估與配班的依據。
• 串接注意點：可班表單的截止時間要設清楚，逾期未填要有預設處理；代班邀請要設回覆時限與額滿鎖定，避免兩人同時答應造成超排。

常見錯誤與注意事項

• 班表僅為草稿，勞動法遵需人工把關：排班涉及《勞動基準法》的每日與每週工時上限、輪班間隔休息時間、例假與休息日安排，未成年工讀生還有夜間工作時段限制。AI 產出的班表僅為草稿，最終班表與加班、特休、國定假日出勤等安排，務必由店長依法規人工確認，AI 不取代人資與勞動法遵的專業判斷。
• 加班與工時計算不可全自動定案：涉及薪資與加班費的部分屬財務與法遵範圍，需人工核對，避免系統誤排造成違法或爭議。
• 未成年與在學限制要寫進規則：學生工讀生的可工作時段、上限與校方規定務必納入約束條件，排錯時段恐觸法。
• 代班責任要明確：自動代班邀請成立後，須留下誰頂誰的紀錄並由店長知悉，避免「以為有人頂、其實沒人到」。
• 個資保護：員工的課表、可班時段與聯絡方式屬個人資料，僅供排班使用，不外流、不挪作他用。

台灣中小企業情境案例

新北一家有五家分店的手搖飲品牌「日初茶飲」，過去各店店長每週四晚上在 LINE 群裡跟工讀生來回喬班，一家店要喬掉兩三小時，遇期中考週可班時段大亂更是噩夢，臨時請假常找不到代班、店長只能自己頂。

導入這條流程後，工讀生週三前填好可班表單，系統依各店尖峰來客自動配出草稿，店長微調後一鍵確認、同步到日曆與群組。每家店每週排班時間從近三小時降到約半小時，尖峰人力到位後外帶排隊抱怨明顯減少，離峰人力精簡每月省下約一成工讀薪資。臨時缺班改用精準代班邀請，補位成功率大幅提升，店長終於能把週四晚上拿回來巡店帶人。

延伸應用

這條流程可進一步擴充：結合 POS 與外送的歷史單量，讓來客預估更精準、班表更貼合實際；加入員工偏好權重，盡量滿足「想多排」或「只能週末」的需求，提升留任意願；串接打卡出勤資料，自動比對排班與實到、標記異常；對連鎖品牌可做跨店調度，把 A 店多出的人力支援鄰近缺人的 B 店；也能在颱風假、連假等特殊檔期套用不同人力模板，讓特殊日的排班一鍵切換。

流程圖

用到的工具

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