茶葉行禮盒訂製接單流

🎯 這條流程解決什麼

禮盒訂製是茶葉行最高單價、也最考驗服務細膩度的生意，但需求往往很碎、很雜：顧客要的不是一盒現成禮盒，而是「兩款高山烏龍配一款蜜香紅茶、四兩裝、霧金色包裝、緞帶要燙金刻上公司名、中秋前三天要送到三個分公司」。這類訂製多半從 LINE 對話、Email 詢問、店內口頭討論一來一往慢慢長出來，茶款、克數、包裝、刻字、數量、交期任何一項抄漏或記錯，就是報錯價、做錯貨，送禮場合一旦出包，得罪的常是會帶來大量團購的企業客戶。

純人工接訂製單，店員得在多輪對話裡反覆確認細項、手動算價、再回報。一張稍複雜的企業團購訂製單，從詢問到報出正確價格往往要往返好幾次、耗上大半天；旺季同時湧入十幾組詢問時，回覆一慢顧客就跑去別家，或因為算錯緞帶刻字與包裝加價而少賺甚至賠本。零散的口頭溝通沒有結構化紀錄，交接給其他同事時又得從頭問一遍，效率與準確度雙輸。

這條流程讓訂製需求自動收單、由 AI 把零散對話拆解成結構化的訂製單與報價草稿，讓店家在尖峰節慶也能又快又準地回覆每一組客製需求。

導入後的改變

導入前，訂製需求靠人工在多輪對話中拼湊，單張複雜訂製單從詢問到報價常要往返大半天；手動算價容易漏算包裝、刻字、運費等客製加價，報錯價造成少賺或客訴；口頭紀錄無法交接，換人服務就斷線。

導入後，顧客填表或來信即自動建檔，AI 把茶款組合、克數、包裝、刻字、數量、交期一次拆解成結構化訂製單，並依品項數量試算出報價草稿。單張訂製單的初步整理與報價從大半天縮到十幾分鐘（剩人工核價），等於把回覆速度提升數倍；客製加價有系統帶入、漏算錯算大幅減少，估計可降低過半的報價誤差；結構化訂製單人人看得懂、可直接交接，服務不再卡在某個人身上。回覆快又準，企業團購的成交率與客單價一起提升。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點，實際運作如下：

1. 觸發：訂製需求 — 顧客送出禮盒訂製表單，或寄訂製詢問信到指定信箱時啟動流程。表單建議引導顧客填茶款、克數、包裝樣式、刻字內容、數量、交期與寄送方式，源頭資訊越完整、後段越順。
2. AI 拆解需求 — AI 整理節點把表單欄位或來信的自然語言拆解成結構化欄位：茶款組合、各款克數、包裝樣式、緞帶與刻字內容、數量、交期。來信詢問可由 AI 讀懂內文自動填欄，省去人工重抄。
3. 生成報價草稿 — 依品項單價、克數、包裝與刻字等客製加價、數量級距折扣，試算出總金額並產出報價單草稿，把各項費用列清楚方便顧客理解。
4. 建立訂製單 — 寫入訂單表並標記交期與所有客製細項，狀態設為「待核價」，作為後續製作與交接的單一正本。
5. 通知人工核對 — 透過 Slack 通知負責人，提醒人工確認報價是否正確、金流是否安排妥當後，再正式回覆顧客，避免錯誤報價直接外發。

茶款搭配與選茶建議可參考 配方庫 的沖泡與品飲內容；節慶大量預購可串接 節慶預購管理，更多零售客製化自動化點子見 工作流藍圖 與 自動化應用。

需要的工具與串接重點

• 平台主腦（n8n / Make）：建好「收單/收信 → AI 拆解 → 生報價 → 建單 → Slack 通知」的主線，表單與 Email 兩個入口都接進同一條流程，統一格式化。
• 禮盒訂製表單：欄位設計是成敗關鍵，建議用引導式選項（茶款下拉、克數選項、包裝樣式縮圖、刻字字數上限）降低顧客填寫門檻與店家解讀成本。
• AI 整理節點：把「茶款標準名稱對照表」「各項客製加價規則」「刻字字數與字體限制」寫進 prompt，讓拆解與試算一致可靠；處理 Email 詢問時要能容忍口語化描述。
• Google Sheet / 訂單表：當訂製單與報價的正本，欄位含客製細項、報價明細、狀態（待核價、已報價、已收款、製作中、已出貨）。
• Gmail：接收與回覆訂製詢問信，正式報價建議由人工確認後再寄出。
• Slack：負責內部通知與待辦提醒，讓負責人不漏接每張待核價的訂製單。
• 串接注意點：報價規則（單價、加價、折扣級距）建議集中維護在一張參數表，調價時改一處即可，避免 AI 報出過期價格。

常見錯誤與注意事項

• 報價與金流務必人工核價：報價金額與收款涉及財務判斷，AI 試算僅供參考、不取代人工核價；正式報價單與收款連結務必經人工確認後再寄給顧客，避免單價、克數或客製加價計算錯誤造成損失或客訴。
• 刻字內容要逐字確認：緞帶燙金、雷射刻字一旦做了無法回頭，刻字文字、字體、排列務必與顧客逐字確認並留下白紙黑字紀錄，錯一個字整批重做，成本與商譽雙損。
• 交期承諾須對齊產能：客製包裝與刻字常需外發加工，交期要對齊實際製作與加工產能，不可由 AI 隨意承諾，超接恐延遲交貨。
• 企業團購的發票與合約：大額團購常涉及統編、合約與付款條件，屬財稅與契約事項，請依規定人工處理。
• 個資保護：顧客與收禮對象的姓名、地址、刻字內容（可能含人名公司名）僅供製作與出貨使用，妥善保管、不外流、不挪用。

台灣中小企業情境案例

台北一家主打企業送禮的茶葉行「合茗茶舍」，過去每到年節，老闆要在 LINE 與 Email 裡跟十幾家公司窗口反覆確認禮盒組合與刻字，一張單往返大半天，旺季常因回覆慢而流失客戶，偶爾還因為漏算包裝加價而賠本出貨。

導入這條流程後，企業窗口一律走訂製表單或來信，AI 自動把需求拆成結構化訂製單、帶入加價規則算出報價草稿，老闆只需在 Slack 收到通知後核對報價與刻字、確認金流再回覆。單張訂製單的回覆時間從大半天縮到十幾分鐘，報價誤差大幅減少，當年年節企業團購成交量明顯成長，客單價也因為清楚的客製選項而提高；訂製單結構化後可直接交接給同事製作，服務不再卡在老闆一人身上。

延伸應用

這條流程可進一步擴充：串接 節慶預購管理，讓客製禮盒從接單、排程到出貨一條龍；接會員資料，對曾下訂的企業客戶在隔年節慶前主動推送訂製提醒，把一次性團購變成每年回購；用歷年訂製數據整理出熱門組合，做成「人氣禮盒範本」加速顧客選擇；加入製作進度回報，讓顧客自助查詢禮盒做到哪一步，減少催單詢問；或把刻字與包裝選項做成線上預覽，顧客送出前先看到成品示意圖，進一步降低做錯貨的風險。

流程圖

用到的工具

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